In breve
In India, per retribuire i dipendenti è necessario scegliere il modello di assunzione più adatto, come un'entità locale, un datore di lavoro ufficiale (EOR) o un lavoratore autonomo. Allo stesso tempo, è necessario gestire le buste paga, le imposte (TDS, PF, ESI) e la conformità. La guida illustra la configurazione delle buste paga, le detrazioni e gli adempimenti obbligatori per un'erogazione legale ed efficiente degli stipendi.
Come pagare i dipendenti in India è una questione spinosa per le aziende che desiderano espandersi in India.
In India esistono regole uniche per il pagamento degli stipendi in relazione all'occupazione, alle rimesse in entrata e alle tasse.
Ma ogni problema ha una soluzione.
Se desideri assumere un team da remoto in India o pagare dei freelance che lavorano lì, questo blog ti sarà d'aiuto.
Ti mostreremo metodi legali, efficienti ed efficaci per pagare i dipendenti in India.
Opzioni per assumere e retribuire i dipendenti in India
1. Creare un'entità locale
In India, un metodo comune per assumere e retribuire i dipendenti consiste nella costituzione di un'entità locale.
Questo metodo ti aiuta a gestire le operazioni e a mantenere il controllo legale sulla tua organizzazione.
Per le aziende, questo può rappresentare un grosso punto debole. Comporta numerosi adempimenti legali: è necessario occuparsi della registrazione, della gestione delle imposte e della creazione di sistemi di elaborazione delle buste paga.
Orientarsi tra le leggi di un paese straniero non è semplice se il problema principale è come pagare i dipendenti stranieri!
Questo metodo è fortemente scoraggiato da numerose aziende perché comporta costi e oneri di conformità relativamente elevati.
Consigliato per: aziende automobilistiche che desiderano vendere in India, imprese che intendono usufruire di sovvenzioni e agevolazioni concesse dal governo indiano.
2. Utilizzare un datore di lavoro registrato (EOR)
La forma societaria meno conosciuta, chiamata Employer of Record , è di gran lunga il metodo più rapido e sicuro per assumere e retribuire i dipendenti in India.
EOR è un equilibrio che consente di usufruire di tutte le funzionalità senza l'onere della conformità legale e della gestione di una filiale in India.
In questo modello, l'EOR è il datore di lavoro legale del dipendente.
Ciò significa che l'organizzazione madre non ha più alcuna responsabilità legale. L'EOR gestisce anche stipendi, rimborsi e tasse.
Consigliato per : startup, PMI e grandi aziende che stanno testando il mercato indiano.
3. Assumere come appaltatori indipendenti
Se non siete pronti per un impegno importante e non vi preoccupano i rischi relativi alla proprietà intellettuale o alla privacy dei dati, prendete in considerazione l'idea di assumere un collaboratore esterno.
Questa opzione consente un onboarding rapido. Inoltre, gli adempimenti fiscali sono minimi o nulli, poiché l'appaltatore si fa carico dell'onere fiscale. È possibile pagare facilmente tramite PayPal o servizi simili.
È un'ottima scelta per le aziende con un team snello o focalizzato sulle operazioni. Richiede poca o nessuna documentazione cartacea.
Il rischio di PE , o rischio di errata classificazione, incide ancora in alcuni casi sull'organizzazione capogruppo.
Quali sono le detrazioni e i contributi obbligatori nel sistema retributivo indiano?
Ora che abbiamo capito come assumere e pagare i dipendenti in India, diamo un'occhiata al loro rispetto degli stipendi.
Imposta sul reddito (TDS)
In India, una delle imposte dirette , l'imposta sul reddito, viene trattenuta alla fonte e, secondo la legislazione indiana sul lavoro, il datore di lavoro è tenuto a trattenere tale imposta. La mancata osservanza degli obblighi relativi alla ritenuta alla fonte può comportare sanzioni sostanziali.
Collaborare con un esperto in materia di paghe è fondamentale. Le aliquote fiscali dipendono dallo stipendio e dai benefit. Possono variare spesso in base alla sede e ai servizi forniti.
Fondo di previdenza (PF)
Il Fondo di Previdenza è l'equivalente del piano 401(k) offerto in India, il cui scopo è tutelare i dipendenti in caso di difficoltà economiche o al momento del pensionamento.
Poiché è progettato per salvaguardare i dipendenti, è obbligatorio per i dipendenti che guadagnano meno di ₹15,000/mese
Una delle caratteristiche più rilevanti in termini di conformità al PF è che sia il datore di lavoro che il dipendente contribuiscono ciascuno per circa il 12%.
Assicurazione statale per i dipendenti (ESI)
Un altro beneficio previdenziale applicabile è l'assicurazione statale per i dipendenti, se lo stipendio è inferiore a ₹21,000/mese.
Questi benefici includono l'assicurazione sanitaria e le prestazioni sociali. Proprio come l'imposta sul reddito, queste spese devono essere detratte dal datore di lavoro.
Tassa professionale
Un'imposta nominale, che varia a seconda dello stato (ad esempio, Maharashtra, Karnataka), viene detratta dal datore di lavoro e versata al governo dello stato.
Anche questa è un'imposta diretta; tuttavia, la Costituzione stabilisce chiaramente che l'imposta professionale è limitata a ₹2,500 all'anno, come previsto dall'articolo 276.
gratifica
In India, la gratifica è un pagamento una tantum effettuato dal datore di lavoro al dipendente.
Questo avviene quando un dipendente lascia l'azienda dopo cinque o più anni di servizio. È un premio per la lunga anzianità di servizio e il supporto offerto anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro.
Ciò vale per dimissioni, pensionamenti o licenziamenti non dovuti a cattiva condotta.
Il Payment of Gratuity Act del 1972 prevede la copertura di questo beneficio. Garantisce che i dipendenti aventi diritto ricevano una retribuzione equa in base al loro stipendio più recente e agli anni di servizio.
Come funziona il calcolo della mancia e quali tasse sono associate alla mancia?
La gratifica viene calcolata utilizzando la formula: (15 × ultimo stipendio base percepito × anni di servizio) ÷ 26. Ai sensi della Sezione 10(10) della Legge sull'imposta sul reddito, la gratifica ricevuta da un dipendente è esente da imposte fino a ₹20 lakh.
Questa esenzione si applica sia ai dipendenti pubblici che a quelli privati ai sensi del Payment of Gratuity Act.
Per i dipendenti privati non coperti dalla legge, l'esenzione è la più bassa tra:
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- ₹ 20 lakh
- Mancia effettivamente ricevuta
- Metà stipendio mensile × anni di servizio
Qual è la procedura dettagliata per la gestione delle buste paga in India?
In India, la gestione delle buste paga comprende l'intero processo di calcolo, pagamento e rendicontazione degli stipendi dei dipendenti. Include anche la garanzia della conformità alle leggi vigenti.
Comporta il calcolo della retribuzione lorda, l'applicazione di detrazioni quali PF, ESI e TDS e il pagamento dello stipendio netto.
Ciò deve inoltre rispettare tutte le leggi sul lavoro e le normative fiscali.
Come pagare lo stipendio ai dipendenti in India
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- Impostare la politica retributiva
Per pagare i dipendenti in India, il primo passo da compiere è definire le componenti dello stipendio, stabilire la frequenza di pagamento (che in India è solitamente mensile) e stabilire le regole e le dichiarazioni di conformità fiscale. - Raccogli i dettagli dei dipendenti
Il secondo passaggio importante è raccogliere tutti i documenti giustificativi dei dipendenti, tra cui il PAN (numero di conto permanente), l'Aadhaar, le informazioni bancarie (nome della banca, numero di conto e codice IFSC), l'assegno annullato, il modulo 12BB e altri documenti obbligatori. - Tieni traccia delle presenze e delle assenze
Per pagare lo stipendio corretto, è essenziale monitorare con precisione le ore lavorate. Questo può essere ottenuto utilizzando un sistema di gestione delle risorse umane, sistemi di rilevazione presenze digitali o strumenti biometrici per registrare le ore di lavoro, i permessi retribuiti/non retribuiti e gli straordinari (se applicabili). - Calcola lo stipendio lordo
Quando finalmente si arriva alla fase dei calcoli numerici, si inizia calcolando lo stipendio lordo, che si ottiene sommando tutti i componenti dello stipendio, come la retribuzione base, l'HRA, le indennità speciali, gli incentivi legati alle prestazioni e i bonus.
Puoi passare attraverso il file calcolatore completo dello stipendio in India qui per avere una visione approfondita di tutte le terminologie. - Applicare le detrazioni
Dopo aver calcolato lo stipendio lordo, è il momento di applicare tutte le detrazioni standard, come il Fondo di previdenza (PF), l'assicurazione statale per i dipendenti (ESI), la TDS, l'imposta professionale e qualsiasi beneficio volontario. - Determinare lo stipendio netto
Ora che hai a portata di mano lo stipendio lordo e le detrazioni, devi semplicemente sottrarre tutte le detrazioni dallo stipendio lordo per ottenere lo stipendio netto. - Erogazione dello stipendio e generazione delle buste paga
Lo stipendio netto calcolato viene poi trasferito sul conto bancario fornito dal dipendente tramite la banca del datore di lavoro, che genera la prova di pagamento e le buste paga ufficiali. - Deposito legale e depositi fiscali
Presentare le dichiarazioni PF, ESI e TDS e depositare gli importi detratti presso gli enti governativi competenti.
- Impostare la politica retributiva
Regole sul pagamento degli stipendi in India
Secondo la legge indiana, gli stipendi devono essere pagati:
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- Entro 7 giorni dopo la fine del ciclo di paga (mensile/bisettimanale).
- In rupie indiane, salvo diversa approvazione.
I pagamenti in contanti sono soggetti a restrizioni, non sono accettati tramite bonifico bancario , assegno o pagamento elettronico.
Tipi di sistemi di pagamento
Bonifici bancari diretti: questo metodo è ideale per i lavoratori autonomi o i freelance. I pagamenti vengono effettuati a fronte di fatture o per i servizi resi; si tratta di uno dei sistemi di pagamento più comuni e facili da utilizzare a livello globale.
I conti correnti presso le banche locali sono il sistema di pagamento più comune utilizzato dalle aziende in India per retribuire i propri dipendenti. È il metodo preferito in quanto crea una traccia e una documentazione, elementi essenziali per supportare le richieste di prestito dei dipendenti.
Utilizzate servizi di EOR (External Origination Reduction) o di gestione paghe con supporto bancario locale: se la vostra azienda non è registrata in India, questa è l'opzione migliore. Vi aiuta a evitare problemi di conformità e garantisce che i vostri dipendenti dispongano della documentazione necessaria per ottenere prestiti.
Cicli di pagamento – In India, la forza lavoro segue generalmente un ciclo di pagamento mensile. Gli stipendi vengono elaborati l'ultimo giorno lavorativo del mese o il primo giorno del mese successivo.
Per retribuire correttamente i dipendenti in India, non basta un sistema di gestione delle paghe. Servono anche conoscenze locali e supporto per garantire la conformità normativa. Assicuratevi che il vostro team venga retribuito in modo accurato e legale, tramite un'entità locale o un servizio di Employer of Record.
Perché scegliere Remunance per le tue operazioni di gestione paghe in India?
Remunance ti consente di pagare i dipendenti indiani senza dover creare un'attività formale.
Che tu stia assumendo dipendenti a contratto o a tempo pieno, ti garantiamo un inserimento senza intoppi, una struttura retributiva impeccabile e il rispetto della legislazione indiana.
Competenza nelle norme di pagamento degli stipendi in India
In India vigono rigide norme in materia di pagamento degli stipendi, ai sensi dell'articolo 260 del Codice del lavoro indiano.
Ci teniamo costantemente aggiornati sulle normative in continua evoluzione, garantendo che la tua attività non rimanga mai indietro. Dalla previdenza sociale e l'assicurazione sanitaria (ESI) alla ritenuta d'acconto e all'imposta professionale , gestiamo tutto con precisione e puntualità.
Supporto per i datori di lavoro stranieri
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Indipendentemente da dove si trovi il tuo personale, Remunance fornisce soluzioni di gestione delle paghe personalizzate, garantite dalla conformità legale e fiscale.
Diversi tipi di sistemi di pagamento
Supportiamo tutti i tipi di schemi di pagamento: mensili, bimestrali, basati su traguardi o su progetti.
Adattiamo gli esborsi degli stipendi alle vostre esigenze operative per bonifici bancari, depositi diretti, portafogli digitali o altri metodi di pagamento.
Elaborazione delle paghe end-to-end
Dal monitoraggio delle presenze al calcolo della retribuzione lorda, dalle detrazioni alla creazione delle buste paga, il nostro sistema di elaborazione paghe gestisce l'intero ciclo. Il nostro personale si occupa anche della gestione degli archivi e dei depositi obbligatori, così sarete sempre pronti per la verifica.
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Informazioni su Remunance
Remunance è un fornitore di servizi Employer of Record (EOR) in India, che aiuta le aziende globali ad assumere, gestire e supportare dipendenti a tempo pieno senza dover costituire un'entità locale. Ci occupiamo di risorse umane, paghe, conformità e benefit, così le aziende possono concentrarsi sulla crescita e al contempo sviluppare i propri team in India con fiducia.
Remunance consente alle aziende di Regno Unito, Australia, Canada, Francia, Stati Uniti e Medio Oriente di reclutare, assumere e gestire personale e benefit in India.
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