¿Cómo gestionar las preocupaciones del equipo durante la transición de la subcontratación a la EOR?

Cambiar de un modelo de externalización a un servicio de Empleador de Registro (EOR) puede generar incertidumbre entre los empleados. La preocupación por la seguridad laboral, los cambios en los flujos de trabajo y los cambios organizacionales es común. De hecho, un estudio de Gartner mostró que el apoyo de los empleados al cambio empresarial se redujo al 43 % en 2022, frente al 74 % de 2016, lo que refleja un grave déficit de transformación y una creciente fatiga ante el cambio.

La transición a la externalización de servicios de EOR no es solo una decisión empresarial, sino una transformación cultural. Si se realiza correctamente, la transición a los servicios de EOR puede ofrecer estabilidad a largo plazo, un cumplimiento normativo optimizado y un mejor apoyo a los empleados.

Este blog es su guía para gestionar la disrupción de los empleados durante la transición de la externalización a la EOR. Encontrará pasos prácticos para reducir la ansiedad, generar confianza y aprovechar las fortalezas de su socio de EOR para facilitar el proceso. Cubriremos todo lo necesario para apoyar a su equipo durante este cambio crucial. Hagamos que su transición a la EOR sea fluida y exitosa.

Identificación de las preocupaciones del equipo durante la transición de EOR

Cada cambio en la dinámica del lugar de trabajo trae consigo su cuota de preguntas e inquietudes. La incertidumbre surge cuando el cambio altera las operaciones diarias. Reconocer estos desafíos principales en la gestión de equipos al comienzo de la transición le ayudará a abordarlos de manera eficaz.

Seguridad laboral y roles

Los empleados pueden tener miedo de perder su trabajo o de ver reducidos sus puestos de trabajo durante el turno. Tranquilícelos con una comunicación clara. Resalte que el modelo EOR no se trata de reducir el personal, sino de empoderar a los equipos para que funcionen de manera más fluida. Por ejemplo, aclare que los contratos estarán protegidos y que los puestos de trabajo seguirán siendo los mismos o incluso mejorarán.

Entendiendo la nueva estructura del EOR

La función empleador de registro El modelo puede introducir nuevos puntos de contacto, terminologías, procesos o sistemas. Para los empleados, esto puede parecer como aprender un nuevo idioma. Es posible que se pregunten a quién acudir para cuestiones relacionadas con RR.HH. o cómo funcionarán los ajustes de nómina. Simplifique su confusión con guías y explicaciones visuales. Por ejemplo, proporcione un gráfico que muestre el flujo de responsabilidades en el modelo EOR. 

Flujo de trabajo del modelo EOR

1. Empresa (Cliente)

• Operaciones comerciales principales: centrarse únicamente en el crecimiento, la estrategia y la innovación.
• Supervisión de equipo: gestionar las tareas diarias y el rendimiento del equipo.
• Asignaciones de trabajo: Asignar proyectos y definir objetivos para los empleados.
• Cultura corporativa: Fomenta los valores de tu marca y tu ambiente de trabajo.

2. Empleador de registro (EOR)

• Cumplimiento y marco legal: garantizar que se cumplan las leyes laborales locales, las regulaciones fiscales y las normas estatutarias.
• Contratos de trabajo: Redactar y gestionar contratos legalmente conformes para los empleados.
• Nómina e impuestos: Manejar el desembolso de salarios, beneficios, deducciones y declaraciones de impuestos.
• Administración de beneficios: Proporcionar seguro médico, políticas de licencia y contribuciones legales.
• Incorporación y salida: gestione procedimientos fluidos de contratación y salida para empleados.
• Gestión de responsabilidad: mitigar riesgos asumiendo la responsabilidad legal por las obligaciones laborales.

3. Empleado (talento contratado)

• Entrega de trabajo: Ejecutar tareas según lo asignado por la empresa (cliente).
• Cumplimiento de políticas: Seguir las pautas y expectativas establecidas por el EOR y la empresa.
• Bucle de retroalimentación: comunicarse periódicamente con la empresa (cliente) para obtener actualizaciones y evaluaciones de desempeño.

Ajustes en los flujos de trabajo y procesos

Los ajustes en el flujo de trabajo son inevitables. Tal vez cambien los parámetros de los beneficios para los empleados o las solicitudes de licencia requieran un proceso de aprobación diferente. En lugar de presentarlos como interrupciones, preséntelos como actualizaciones diseñadas para facilitarles la vida a todos. Asegúreles que están diseñados para lograr eficiencia operativa y mejorar la productividad del equipo, no para agregar complejidad. Ofrezca capacitación práctica para generar confianza.

No te limites a repetir las palabras eternas de John F. Kennedy: hazlas realidad mediante acciones.

“El cambio es la ley de la vida. Quienes sólo miran al pasado o al presente, con seguridad se perderán el futuro.” 

¿Qué medidas puede adoptar para generar confianza en su equipo y lograr que también adopte esta visión? Analizaremos este tema en la siguiente sección.

 

¿Cómo generar confianza durante la transición a los servicios EOR?

Como hemos mencionado anteriormente en este blog, la confianza y la transparencia son la columna vertebral de cualquier cambio organizacional exitoso. Abordar las preocupaciones de los empleados de manera reflexiva es fundamental para preservar la confianza de los empleados en la organización. Analicemos los factores clave de "cómo hacerlo".

La transparencia es clave

Explique por qué es importante esta transición. Diga: “Nos asociamos con un modelo de EOR para ofrecer mejores beneficios para los empleados, estructura de nómina y oportunidades profesionales”. Un por qué claro elimina las dudas y genera confianza. Después de todo, su equipo necesita ver cómo este cambio se alinea con su crecimiento y los objetivos de la empresa.

La comunicación temprana marca el tono

Los empleados se sienten sorprendidos cuando se les informa sobre las transiciones demasiado tarde. Comparta los planes con anticipación, incluso antes de ultimar los detalles. Por ejemplo, organice una reunión de lanzamiento para delinear lo que se viene. Comparta los cronogramas, los hitos clave y quién se encargará de las responsabilidades específicas para eliminar la ambigüedad.

Destacando los beneficios de EOR

Desde un flujo de trabajo mejorado hasta mayores beneficios, la asociación con los servicios de EOR a menudo genera ventajas tangibles para los empleados. Enmarque la transición como una actualización que abre nuevas puertas para el crecimiento profesional, la estabilidad financiera y el desarrollo profesional. Hacer hincapié en las ventajas centradas en los empleados hace que el cambio sea más comprensible.

Las sesiones de preguntas y respuestas generan claridad

Realice reuniones frecuentes con sus empleados para que puedan hacer preguntas. Cree espacios seguros para que su equipo exprese sus inquietudes abiertamente. Organice sesiones interactivas de preguntas y respuestas en las que usted, como empleador, y su socio de EOR puedan abordar las preguntas directamente. Por ejemplo, podría explicar cómo se manejarán ahora las deducciones fiscales bajo el modelo de EOR. Este enfoque proactivo genera confianza y muestra a los empleados que sus inquietudes se toman en serio.

Involucrar a los miembros del equipo en el proceso

Incorpore los comentarios de los empleados al finalizar los flujos de trabajo o los beneficios vinculados al modelo EOR. Permita que los empleados contribuyan a las decisiones siempre que sea posible. Diga: "Queremos sus comentarios sobre qué software de nóminas les parece más fácil de usar". Cuando los empleados ven que sus comentarios dan forma a la transición, se sienten más comprometidos con su éxito. Un estudio de Gallup Se descubrió que las empresas con un alto nivel de compromiso de los empleados lograron un 21 % más de rentabilidad. La participación genera aceptación, lo que nuevamente afecta directamente los niveles de productividad de cada empleado.

La retroalimentación continua mantiene el pulso

No dé por sentado que todo está bien. Y, sinceramente, la transición no termina en el papel. Realice reuniones periódicas con los empleados para evaluar cómo se sienten después de la transición. Las encuestas anónimas, la comunicación individual y las políticas de puertas abiertas ayudan a identificar y abordar problemas persistentes. Por ejemplo, puede descubrir que es necesario mejorar la capacitación sobre el nuevo sistema.

Deje que las palabras de Ken Blanchard se conviertan en su mantra durante el período de transición: “El feedback es el desayuno de los campeones”  

¿Cómo aprovechar la experiencia local en servicios EOR?

Un EOR no es solo un socio de cumplimiento normativo. Es su guía privilegiada para las operaciones locales. Aprovechar esta experiencia hace que las transiciones sean mucho menos preocupantes de lo que deberían ser.

Cómo cerrar las brechas entre clientes y miembros del equipo

Los servicios de EOR actúan como un puente de comunicación entre su equipo directivo y el equipo remoto. Su profundo conocimiento de los mercados locales evita las diferencias geográficas entre las dos partes. Por ejemplo, garantizan que las demandas regionales de RR.HH. de los empleados se alineen con los objetivos de su empresa. Esto evita aún más los malentendidos durante la transición.

Los conocimientos locales facilitan la incorporación

Para cualquier nueva contratación que se realice bajo el modelo de empleador registrado durante el cambio, este es un asunto extremadamente delicado. La incorporación es como marcar el tono de una sinfonía. Cada mercado tiene sus matices corporativos únicos. Un EOR aporta esta experiencia. Ayuda a los empleados a sentirse bienvenidos y parte de su familia empresarial desde el primer día. Por ejemplo, pueden organizar kits de bienvenida culturalmente relevantes para generar un sentido de pertenencia.

Explore nuestro blog para obtener más información Cómo Remunance gestiona eficazmente la incorporación de empleados

¿Cómo mantener a los empleados motivados durante la transición a los servicios EOR?

La moral de los empleados es un pilar de la productividad, especialmente durante una transición. Los empleados motivados pueden convertir una transición difícil en una oportunidad próspera. A continuación, se explica cómo mantener alta su moral.

Planes de comunicación personalizados

En las transiciones, rara vez funciona un enfoque único. No utilice correos electrónicos genéricos para todos los departamentos. Personalice los mensajes para abordar las inquietudes específicas de cada puesto. Por ejemplo, informe a los ingenieros sobre sus procesos de trabajo, pero sí sobre la mejora del soporte de TI y de la infraestructura. La personalización demuestra empatía y ayuda a garantizar que todos los empleados se sientan escuchados.

Cómo abordar las inquietudes sobre el crecimiento profesional

Las transiciones suelen generar preguntas sobre las trayectorias profesionales. Los empleados quieren saber: "¿Qué gano yo con esto?". Muéstreles cómo el modelo EOR abre puertas a nuevas oportunidades de aprendizaje, programas de capacitación y certificaciones. Comuníqueles claramente que ahora trabajarán directamente con usted, sin interferencias de terceros, e incluso podrán explorar roles multifuncionales dentro de sus departamentos. Muestre una hoja de ruta para el desarrollo personal para aliviar las ansiedades relacionadas con la carrera profesional.

Fomentar sesiones de formación intercultural

Para los equipos remotos, la comprensión intercultural es clave para una mejor colaboración. Los servicios de EOR pueden organizar talleres que enseñen a los empleados sobre los estilos y las tradiciones de trabajo de sus colegas. Esto genera respeto y allana el camino para un entorno de trabajo mucho más atractivo.

Las estructuras salariales mejoradas aumentan la moral

¿Una verdad sencilla? Un mejor salario hace que todos estén más contentos. El cambio a un modelo EOR suele conllevar revisiones salariales que se ajustan mejor a los parámetros locales. Además, los empleados EOR disfrutan de una estructura de pago mucho mejor que los empleados subcontratados. Explique cómo la transición a los servicios EOR garantiza salarios alineados con el mercado, pagos puntuales y una distribución transparente de los salarios, lo que mejora la seguridad financiera.

Resaltar oportunidades de crecimiento a largo plazo

Reformule la transición como un paso hacia el crecimiento a largo plazo. Diga: “Este cambio está diseñado para ofrecer más estabilidad laboral y mejores beneficios”. Cuando los empleados vean el panorama general, su escepticismo se convertirá en entusiasmo.

Una saga creada por Remunance

Remunance ha gestionado con éxito una cantidad ingente de clientes y sus equipos remotos a lo largo de los años, siempre con su enfoque más transparente y meticuloso. Sin embargo, este caso en particular resultó ser especialmente complicado. No solo porque implicaba una “transición” de un modelo a otro, sino también por la resistencia interna a la que se enfrentó el equipo de Remunance durante el proceso. 

Remunance como equipo se esfuerza por analizar en profundidad las causas fundamentales de la resistencia, abordarlas y permitir una transición eficiente para su cliente. Aquí, hemos delineado un diagrama de flujo cronológico que captura todo el proceso, desde los desafíos iniciales hasta el momento en que el equipo celebró su éxito y satisfacción con el nuevo proceso. ¿Por qué tantos detalles? ¡Porque vale la pena!    

La Resistencia

Livesource, una empresa de desarrollo de productos de software, quería alejarse de las complejidades de la subcontratación y adoptar un modelo operativo más eficiente. Al principio, la empresa se enfrentó a una resistencia significativa por parte de sus empleados, que dudaban de la transición y no estaban seguros de los cambios que traería consigo. En consecuencia, la dirección tuvo dificultades para comunicar de forma eficaz los beneficios del nuevo modelo a sus más de 20 empleados. Además, abordar los aspectos legales del cambio supuso un desafío adicional.

La Solución

Remunance adoptó un enfoque práctico para apoyar a Livesource durante la transición. Rajendra Vaidya, el director ejecutivo de Remunance, se tomó el tiempo de hablar personalmente con los empleados y abordar sus inquietudes. Escuchó atentamente una amplia gama de cuestiones, incluida la seguridad laboral, los cambios de funciones, los beneficios para los empleados, las políticas y más. Con paciencia y claridad, brindó respuestas directas a cada pregunta, asegurándose de que todos pudieran comprenderlas fácilmente. Remunance también trabajó en estrecha colaboración con el liderazgo para garantizar que el equipo se sintiera seguro y respaldado durante todo el cambio.

El Resultado

Como resultado de esta transición, la satisfacción de los empleados mejoró significativamente. El equipo, que antes se mostraba indeciso, seis meses después de la transición se convirtió en un firme defensor del nuevo modelo. Lo adoptaron con un enfoque más eficiente y organizado. Con una comunicación más clara y procesos simplificados, Livesource experimentó una transición en cascada y una fuerza laboral más fuerte y comprometida.

Conclusión

La transición de la subcontratación a un modelo de EOR no se trata solo de cumplir con los requisitos operativos. Es un proceso centrado en el ser humano. Las preocupaciones de su equipo no son obstáculos, sino oportunidades para demostrar liderazgo y empatía.

Si se gestiona con transparencia, confianza y un enfoque en el bienestar de los empleados, este cambio se convertirá en una historia de éxito. Ahora bien, eso solo se puede lograr abordando los temores en torno a la seguridad laboral, proporcionando una comunicación clara y apoyándose en la experiencia local de su EOR.

En Remunance, no nos centramos únicamente en el cumplimiento normativo, sino en la creación de lugares de trabajo en los que los equipos prosperen. Nos especializamos en guiar a las organizaciones a través de estas transiciones, manteniendo la fluidez del proceso tanto para los empleadores como para los empleados. Con nuestras estrategias comprobadas y nuestro enfoque personalizado, hemos ayudado a las empresas a aumentar la productividad y la moral de los empleados durante la fase de transición.

Entonces, ¿estás listo para que sea un triunfo para todos los involucrados?