10 passos para contratar seu primeiro funcionário na Índia

É desafiador decidir quando é hora de parar de fazer várias tarefas ao mesmo tempo e começar a contratar para o seu negócio.

Por um lado, é bastante lucrativo ter alguém para te ajudar e trazer habilidades especializadas nas áreas necessárias. Mas, por outro lado, há várias questões que você precisa abordar primeiro. 

Quem devo contratar? O que exatamente eles devem fazer? Quanto devo pagar? E espere, isso cabe no meu orçamento?

É muita coisa. Mas, ei, se o seu negócio está crescendo, você terá que encarar isso mais cedo ou mais tarde. Não tem como escapar dessa.

Para facilitar, preparamos algo que ajudará você em tempo real. Preparamos um guia passo a passo para ajudar você a contratar seu primeiro funcionário.

Neste blog, vamos cobrir:

• • O momento em que você deve considerar contratar alguém.
  • O que resolver antes de começar a contratar?
  • Os 10 passos para contratar seu primeiro funcionário
  • O que acontece depois da contratação?
  • E, finalmente, como a Remunance pode ajudar você a respirar um pouco melhor em meio a tudo isso

Pronto, vamos lá.

É isso O momento certo para contratar Seu primeiro funcionário em Índia?

Antes de descobrir como contratar seu primeiro funcionário, você precisa saber quando contratar funcionários. Você precisa estar ciente de quando sua empresa precisa da primeira contratação. 

Não comece a contratar muito cedo nem espere muito tempo para dar esse passo. Vamos descobrir qual é o momento certo para contratar seus primeiros funcionários.

Você está sobrecarregado(a) tentando administrar tudo sozinho(a)

O primeiro indicador é se você está trabalhando até tarde, perdendo fins de semana e ainda assim não consegue dar conta do recado. A cafeína não pode te deixar em pânico.

É hora de contratar alguém quando sua lista de tarefas parece a mesma à noite e pela manhã. 

 Você não pode mais aceitar novos projetos.

Se você está recusando novos clientes ou projetos porque não tem horas suficientes para concluir os projetos existentes, sua empresa ultrapassou o limite de uma pessoa. E isso é bom. 

Isso significa que seu negócio está crescendo. Mas contratar alguém neste momento é crucial. Assim, você pode obter qualidade e oportunidade.

Os tempos de resposta ao cliente estão aumentando.

Se você tem uma longa fila de clientes esperando por sua resposta e está preocupado com a lentidão nas entregas, é hora de saber que você está esgotado. 

Uma nova contratação pode ajudar você a voltar a dar aos clientes a atenção que os fez permanecer na empresa em primeiro lugar.

Você possui uma base de receita estável.

Se você tem uma renda estável e decente e não está pagando contas todo mês, esse é o seu sinal verde. 

Você está em uma boa posição para pagar o salário de alguém sem se preocupar em como pagar o aluguel na semana que vem.

Você precisa de habilidades específicas que sua empresa não possui.

Em algum momento, os tutoriais do Google e do YouTube não ajudarão mais você a obter os resultados de qualidade desejados. 

Se você precisa de ajuda adequada em design, marketing, RH, administração ou tecnologia, é hora de contratar alguém que seja especialista na área.

Você está pronto para montar uma equipe?

Contratar seu primeiro funcionário significa deixar de ser você quem faz todo o trabalho e passar a orientar alguém sobre como fazê-lo. Sim. É uma mudança enorme. Você precisa processar isso com cuidado.  

Não tenha pressa, entenda as necessidades do seu negócio, como será o futuro da sua força de trabalho e como você contribuirá para isso. 

Somente após considerar esses fatores, tente descobrir como contratar seu primeiro funcionário. O prazo e o orçamento devem, sem dúvida, estar alinhados com suas necessidades de contratação.   

Noções básicas de conformidade na Índia antes de fazer sua primeira contratação

Na Índia, os funcionários recebem apoio extra além do salário-base. As empresas oferecem benefícios como previdência privada, plano de saúde, licença remunerada e até bônus. 

Esses benefícios mantêm os funcionários financeiramente seguros. Vamos analisar cada um deles detalhadamente.

Aposentadoria e Seguridade Social (EPF, EPS, Gratificação)

Trata-se de construir uma rede de segurança para o futuro. A ideia é economizar enquanto você trabalha e usar depois.

• • Fundo de Previdência (EPF): Tanto empregados quanto empregadores contribuem com dinheiro todo mês. Esse dinheiro se transforma em um fundo de aposentadoria.
  • Pensão (EPS): Uma parte dessa contribuição vai para um plano de previdência privada, que ajuda após a aposentadoria ou em caso de invalidez.
  • Gratuidade: É um sinal de agradecimento do seu empregador pelos seus anos de serviço.

Saúde e Deficiência (ESIC, Maternidade, Acidentes de Trabalho)

Problemas de saúde ou acidentes podem ocorrer a qualquer momento. É por isso que os benefícios estatutários são importantes.

• Esquema ESI: Abrange assistência médica para funcionários e suas famílias.
• Suporte financeiro: Fornece assistência a funcionários em licença-maternidade, licença médica ou que estejam lidando com alguma deficiência.
• Acidentes de Trabalho: Se os funcionários se machucarem no trabalho, a lei garante que eles ou suas famílias recebam uma indenização justa.

Direitos a férias e salário mínimo

Os funcionários também têm um tempo para respirar e uma remuneração justa entre a rotina diária e a rotina do trabalho. São os seguintes:

• Licença maternidade: Novas mães ganham até 26 semanas de folga remunerada.
• Cuidado infantil: Empresas maiores precisam fornecer creches.
• Licença remunerada: Férias anuais, licença médica e licença casual são todas cobertas por lei.
• Salário Mínimo: Os empregadores não podem pagar abaixo da taxa legal fixa.
• Bônus: Muitas empresas pagam mais durante festivais como parte de benefícios ou vantagens para os funcionários.

A lista acima resume os benefícios legais disponíveis aos funcionários na Índia. Vamos agora falar sobre os benefícios complementares aos funcionários na Índia.  

10 passos para contratar seu primeiro funcionário na Índia

As etapas para contratar seu primeiro funcionário envolvem decidir sobre as exigências de contratação, descrever claramente a função para a qual você está contratando, organizar entrevistas tranquilas, etc.

Cada um desses processos exige precisão e pesquisa cuidadosa. Vamos discutir as etapas para contratar um funcionário, uma por uma, nesta seção.

Etapa 1: Identifique suas necessidades de contratação

Não comece decidindo o orçamento. Comece pelo problema. Você está perdendo prazos? Está recusando trabalhos? Precisa de uma habilidade que a equipe não tem?

Gradualmente, comece a estimar o custo contínuo. Considere tudo, desde salário, impostos, benefícios e ferramentas. Esta etapa é crucial para você aprender a contratar seu primeiro funcionário de forma eficaz.

Etapa 2: Planeje seu orçamento e suas necessidades legais na Índia.

Em seguida, é hora de finalizar seu orçamento. Isso incluirá componentes como salário, impostos sobre a folha de pagamento, benefícios e custos de contratação.

Após finalizar seu orçamento, obtenha um EIN (Número de Identificação do Empregador) para fins tributários . Cadastre-se junto ao estado para fins de notificação de novas contratações. Em seguida, contrate um seguro de acidentes de trabalho, caso o estado onde você está contratando exija.

Essas etapas legais não são negociáveis ​​quando você está aprendendo como contratar funcionários para uma pequena empresa.

Etapa 3: Elabore uma descrição de cargo clara

Descreva cada detalhe da descrição do cargo, mas seja específico. Inclua:

• • Cargo e resumo de uma linha.
  • Principais tarefas em tópicos.
  • Habilidades essenciais e habilidades desejáveis.
  • Experiência ou educação necessária.
  • Remuneração, vantagens e atividades de desenvolvimento de carreira.

Uma descrição de cargo bem escrita facilita a seleção de currículos e ajuda a encontrar os candidatos adequados.

Passo 4: Anuncie nas plataformas de emprego certas

• • Publique no LinkedIn e em painéis de empregos especializados.
  • Use o Indeed e sua página de carreiras.
  • Anuncie em vários canais de mídia social.
  • Leve as indicações de funcionários a sério.

Essas etapas são os alicerces para saber como contratar funcionários para uma pequena empresa.

Etapa 5: Selecionar e pré-selecionar candidatos

Use a descrição da vaga como filtro. Descarte incompatibilidades óbvias. Faça uma entrevista por telefone ou vídeo de 15 a 30 minutos. Verifique a comunicação e a disponibilidade real. 

Use uma planilha de pontuação simples para comparar candidatos de forma justa. Estas são as etapas práticas para contratar um funcionário e reduzir o desperdício de entrevistas.

Etapa 6: Realizar entrevistas estruturadas

Estabeleça o mesmo nível de escrutínio para todos os finalistas. Combine habilidades técnicas e comportamentais do estilo STAR nas perguntas da entrevista. Faça anotações. Tenha um processo de comparação justo. Reserve espaço para perguntas e feedback dos candidatos.

Etapa 7: Concluir a verificação de antecedentes

• • Verifique referências confiáveis.
  • Conecte-se com ex-RHs ou gerentes.
  • Verifique com eles sobre sua conduta ética.
  • Faça perguntas relacionadas ao trabalho.

No entanto, você deve realizar todos esses processos seguindo todas as leis trabalhistas locais e de privacidade obrigatórias.

Etapa 8: Redija e envie a carta de oferta.

Após a confirmação verbal da candidatura, envie uma carta de proposta formalmente redigida aos candidatos selecionados. Mencione:

• • Cargo e data de início.
  • Tabela de salários e pagamentos.
  • Benefícios e termos de liberdade condicional.
  • Um prazo para aceitar ou recusar.

Esteja aberto a negociações se o candidato valer a pena. Por fim, peça que ele envie uma cópia assinada da carta de oferta como sinal de aceitação.

Passo 9: Prepare-se para o primeiro dia.

Configure o laptop, as contas e o software. Crie um e-mail e acesso. Reserve um espaço de trabalho ou configuração remota. Compartilhe a agenda do primeiro dia. Informe à equipe a data de início e a função do novo contratado. Torne o primeiro dia tranquilo.

Etapa 10: Integre seu primeiro funcionário corretamente

A integração do seu primeiro contratado deve ser estrutural e emocionalmente correta. Planeje treinamentos e checklists. Compartilhe sua missão, valores e políticas no dia da integração. 

Designe um colega ou mentor. Defina metas claras para a primeira semana. Agende check-ins em 30, 60 e 90 dias. Uma boa integração melhora a retenção e o desempenho.

Então, esses são alguns métodos testados e comprovados para ter uma primeira contratação muito eficaz.

Vamos agora para a próxima seção, onde discutiremos o que você deve fazer após o processo de contratação.

O que fazer depois de contratar seu primeiro funcionário na Índia

Depois de ter certeza de como contratar seu primeiro funcionário, é hora de aprender quais etapas você deve seguir depois de contratá-lo. 

Isso inclui configurar o processo de folha de pagamento e ter um cronograma de treinamento adequado para eles.

Vamos discutir as dicas em detalhes.

Configurar a folha de pagamento e Documentação

• • Finalize toda a papelada primeiro. Os documentos obrigatórios, como carta de oferta, NDA e formulários fiscais (W-4 e I-9), devem ser providenciados assim que você fizer sua primeira contratação.
  • Em seguida, configure seu processo de folha de pagamento. Crie um sistema que pague seus funcionários em dia e com precisão. Automatize depósitos e deduções fiscais para não precisar fazer contas todo mês.
  • Obtenha seu EIN. Se esta for sua primeira contratação, você precisará de um Número de Identificação de Empregador (Employer Identification Number) da Receita Federal (IRS). É gratuito e leva cinco minutos.
  • Verifique com sua seguradora e seus benefícios. Isso é crucial para manter a motivação e a produtividade dos funcionários. Indenização trabalhista, seguro saúde, plano de aposentadoria; tudo deve ser considerado desde o primeiro dia. Você deve ser cuidadoso com como oferecer os melhores benefícios para sua equipe remota.
  • Prepare um manual do funcionário. Ele deve ser conciso, mas incluir todos os detalhes essenciais, como frequência, licenças, comportamento, política de folgas, etc.
  • Mantenha-se organizado. Crie uma pasta para cada funcionário. Pode ser digital ou física. Mas não armazene todos os documentos dos funcionários em uma única pasta comum.

Planeje a primeira semana de integração.

• • Logo no primeiro dia de integração, receba-os adequadamente. Não termine as formalidades e desapareça. Tente construir uma conexão pessoal com eles. Isso ajudará muito no trabalho conjunto no futuro.
  • Reveja a função deles. O que farão, o que você espera, o que é urgente e qual será o fluxo de trabalho.
  • Tente distribuir alguns mimos atraentes como kit de boas-vindas. Uma caneca de café, um caderno e fones de ouvido, com um simples bilhete de "Bem-vindo a bordo!", fazem toda a diferença. Parece pequeno, mas as pessoas se lembram.
  • Planeje alguma atividade divertida para eles, onde possam se apresentar adequadamente. Isso ajuda a quebrar o gelo facilmente.
  • Fale longamente sobre a cultura da sua empresa. Não do tipo declaração de missão elaborada. Fale sobre a cultura real, como a forma como sua equipe trabalha, o que é aceitável e o que não é.
  • Treine-os sobre as ferramentas, processos, sistemas, tudo. Não presuma que eles vão descobrir tudo observando os outros.
  • Converse com eles com frequência nos primeiros dias. Pratique pequenas atualizações diárias durante a primeira semana. Isso serve apenas para garantir que eles não fiquem perdidos ou sobrecarregados.

Crie impulso com verificações de 30, 60 e 90 dias.

• • Estabeleça metas de curto prazo. Planeje para 30, 60, 90 dias. O que eles devem alcançar? Qual deve ser o progresso do trabalho deles, tudo.
  • Tenha conversas individuais e bate-papos semanais. Pergunte o que está funcionando e o que não está. As pessoas se abrem mais quando o relacionamento é casual.
  • Por fim, vem a avaliação de 90 dias. Agora que estão familiarizados com a função e a empresa, sentem-se, conversem sobre o progresso e esclareçam as metas futuras.

No fim das contas, aprender a contratar funcionários para uma pequena empresa não se resume à contratação. Vai muito além disso. 

Chega um ponto em que você e seu primeiro funcionário se sentem confortáveis ​​um com o outro e têm um bom ritmo de trabalho.    

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Pronto para contratar seu primeiro funcionário? Ou ainda está se perguntando por onde começar? É muito comum ter dúvidas sobre a sua primeira contratação.

Nós entendemos. É uma responsabilidade enorme. Encontrar os talentos certos e retê-los ao mesmo tempo não é uma tarefa fácil. Mas quem disse que você precisa administrar tudo sozinho?

Encontre o parceiro certo que irá orientá-lo e auxiliá-lo durante todo o processo.

Na Remunance, vivenciamos a mesma montanha-russa de recrutamento e gestão de equipes que você. Por quê? Porque nossa equipe está presente em todos os 360 graus com você.

Veja como caminharemos com você em sua jornada:

• • Ajudar você a descobrir como contratar seu primeiro funcionário sem suposições.
  • Gerencie todas as coisas obrigatórias, como processo de entrevista, documentação, integração, folha de pagamento, etc.
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