Como contratar seu primeiro funcionário: 10 etapas a seguir

É desafiador decidir quando é hora de parar de fazer várias tarefas ao mesmo tempo e começar a contratar para o seu negócio.

Por um lado, é bastante lucrativo ter alguém para te ajudar e trazer habilidades especializadas nas áreas necessárias. Mas, por outro lado, há várias questões que você precisa abordar primeiro. 

Quem devo contratar? O que exatamente eles devem fazer? Quanto devo pagar? E espere, isso cabe no meu orçamento?

É muita coisa. Mas, ei, se o seu negócio está crescendo, você terá que encarar isso mais cedo ou mais tarde. Não tem como escapar dessa.

Para facilitar, preparamos algo que ajudará você em tempo real. Preparamos um guia passo a passo para ajudar você a contratar seu primeiro funcionário.

Neste blog, vamos cobrir:

• • O momento em que você deve considerar contratar alguém.
  • O que resolver antes de começar a contratar?
  • Os 10 passos para contratar seu primeiro funcionário
  • O que acontece depois da contratação?
  • E, finalmente, como a Remunance pode ajudar você a respirar um pouco melhor em meio a tudo isso

Pronto, vamos lá.

É o momento certo para contratar seus primeiros funcionários?

Antes de descobrir como contratar seu primeiro funcionário, você precisa saber quando contratar funcionários. Você precisa estar ciente de quando sua empresa precisa da primeira contratação. 

Não comece a contratar muito cedo nem espere muito tempo para dar esse passo. Vamos descobrir qual é o momento certo para contratar seus primeiros funcionários.

Você está sobrecarregado por administrar tudo sozinho

O primeiro indicador é se você está trabalhando até tarde, perdendo fins de semana e ainda assim não consegue dar conta do recado. A cafeína não pode te deixar em pânico.

É hora de contratar alguém quando sua lista de tarefas parece a mesma à noite e pela manhã. 

Você é incapaz de assumir novos projetos

Se você está recusando novos clientes ou projetos porque não tem horas suficientes para concluir os projetos existentes, sua empresa ultrapassou o limite de uma pessoa. E isso é bom. 

Isso significa que seu negócio está crescendo. Mas contratar alguém neste momento é crucial. Assim, você pode obter qualidade e oportunidade.

O tempo de espera dos clientes aumentou

Se você tem uma longa fila de clientes esperando por sua resposta e está preocupado com a lentidão nas entregas, é hora de saber que você está esgotado. 

Uma nova contratação pode ajudar você a voltar a dar aos clientes a atenção que os fez permanecer na empresa em primeiro lugar.

Você tem uma renda estável agora

Se você tem uma renda estável e decente e não está pagando contas todo mês, esse é o seu sinal verde. 

Você está em uma boa posição para pagar o salário de alguém sem se preocupar em como pagar o aluguel na semana que vem.

Você precisa de habilidades de nicho e especialistas no assunto agora

Em algum momento, os tutoriais do Google e do YouTube não ajudarão mais você a obter os resultados de qualidade desejados. 

Se você precisa de ajuda adequada em design, marketing, RH, administração ou tecnologia, é hora de contratar alguém que seja especialista na área.

Você está pronto para ter sua própria equipe

Contratar seu primeiro funcionário significa deixar de ser você quem faz todo o trabalho e passar a orientar alguém sobre como fazê-lo. Sim. É uma mudança enorme. Você precisa processar isso com cuidado.  

Não tenha pressa, saiba o que seu negócio exige, qual será o futuro da sua força de trabalho e como você contribuirá para isso. 

Somente após considerar esses fatores, tente descobrir como contratar seu primeiro funcionário. O prazo e o orçamento devem corresponder às suas necessidades de contratação.   

10 etapas para contratar seus primeiros funcionários  

As etapas para contratar seu primeiro funcionário envolvem decidir sobre as exigências de contratação, descrever claramente a função para a qual você está contratando, organizar entrevistas tranquilas, etc.

Cada um desses processos exige precisão e pesquisa cuidadosa. Vamos discutir as etapas para contratar um funcionário, uma por uma, nesta seção.

Identifique as necessidades de contratação da sua empresa

Não comece decidindo o orçamento. Comece pelo problema. Você está perdendo prazos? Está recusando trabalhos? Precisa de uma habilidade que a equipe não tem?

Gradualmente, comece a estimar o custo contínuo. Considere tudo, desde salário, impostos, benefícios e ferramentas. Esta etapa é crucial para você aprender a contratar seu primeiro funcionário de forma eficaz.

Comece a alinhar as atividades jurídicas e o planejamento orçamentário

Em seguida, é hora de finalizar seu orçamento. Isso incluirá componentes como salário, impostos sobre a folha de pagamento, benefícios e custos de contratação.

Depois de finalizar seu orçamento, obtenha um EIN para impostos. Registre-se no estado para fazer o relatório de novas contratações. Em seguida, adquira um seguro de acidentes de trabalho, se o estado em que você está contratando exigir.

Essas etapas legais não são negociáveis ​​quando você está aprendendo como contratar funcionários para uma pequena empresa.

Escreva uma descrição clara do cargo

Descreva cada detalhe da descrição do cargo, mas seja específico. Inclua:

• • Cargo e resumo de uma linha.
  • Principais tarefas em tópicos.
  • Habilidades essenciais e habilidades desejáveis.
  • Experiência ou educação necessária.
  • Remuneração, vantagens e atividades de desenvolvimento de carreira.

Uma descrição de cargo bem escrita facilita a seleção de currículos e ajuda a encontrar os candidatos adequados.

Anuncie seu processo de contratação nas plataformas certas

• • Publique no LinkedIn e em painéis de empregos especializados.
  • Use o Indeed e sua página de carreiras.
  • Anuncie em vários canais de mídia social.
  • Leve as indicações de funcionários a sério.

Essas etapas são os alicerces para saber como contratar funcionários para uma pequena empresa.

Triagem e seleção de candidatos

Use a descrição da vaga como filtro. Descarte incompatibilidades óbvias. Faça uma entrevista por telefone ou vídeo de 15 a 30 minutos. Verifique a comunicação e a disponibilidade real. 

Use uma planilha de pontuação simples para comparar candidatos de forma justa. Estas são as etapas práticas para contratar um funcionário e reduzir o desperdício de entrevistas.

Plano para Entrevistas Integradas

Estabeleça o mesmo nível de escrutínio para todos os finalistas. Combine habilidades técnicas e comportamentais do estilo STAR nas perguntas da entrevista. Faça anotações. Tenha um processo de comparação justo. Reserve espaço para perguntas e feedback dos candidatos.

Realizar verificação de antecedentes adequada

• • Verifique referências confiáveis.
  • Conecte-se com ex-RHs ou gerentes.
  • Verifique com eles sobre sua conduta ética.
  • Faça perguntas relacionadas ao trabalho.

No entanto, você deve realizar todos esses processos seguindo todas as leis trabalhistas locais e de privacidade obrigatórias.

Elabore uma Carta de Oferta Adequada

Após a confirmação verbal da candidatura, envie uma carta de proposta formalmente redigida aos candidatos selecionados. Mencione:

• • Cargo e data de início.
  • Tabela de salários e pagamentos.
  • Benefícios e termos de liberdade condicional.
  • Um prazo para aceitar ou recusar.

Esteja aberto a negociações se o candidato valer a pena. Por fim, peça que ele envie uma cópia assinada da carta de oferta como sinal de aceitação.

Prepare-se para o primeiro dia

Configure o laptop, as contas e o software. Crie um e-mail e acesso. Reserve um espaço de trabalho ou configuração remota. Compartilhe a agenda do primeiro dia. Informe à equipe a data de início e a função do novo contratado. Torne o primeiro dia tranquilo.

Contrate seu primeiro funcionário com uma estrutura adequada

A integração do seu primeiro contratado deve ser estrutural e emocionalmente correta. Planeje treinamentos e checklists. Compartilhe sua missão, valores e políticas no dia da integração. 

Designe um colega ou mentor. Defina metas claras para a primeira semana. Agende check-ins em 30, 60 e 90 dias. Uma boa integração melhora a retenção e o desempenho.

Então, esses são alguns métodos testados e comprovados para ter uma primeira contratação muito eficaz.

Vamos agora para a próxima seção, onde discutiremos o que você deve fazer após o processo de contratação.

Quais são os principais benefícios legais para funcionários na Índia?

Na Índia, os funcionários recebem apoio extra além do salário-base. As empresas oferecem benefícios como previdência privada, plano de saúde, licença remunerada e até bônus. 

Esses benefícios mantêm os funcionários financeiramente seguros. Vamos analisar cada um deles detalhadamente.

Aposentadoria e Previdência Social

Trata-se de construir uma rede de segurança para o futuro. A ideia é economizar enquanto você trabalha e usar depois.

• • Fundo de Previdência (EPF): Tanto empregados quanto empregadores contribuem com dinheiro todo mês. Esse dinheiro se transforma em um fundo de aposentadoria.
  • Pensão (EPS): Uma parte dessa contribuição vai para um plano de previdência privada, que ajuda após a aposentadoria ou em caso de invalidez.
  • Gratuidade: É um sinal de agradecimento do seu empregador pelos seus anos de serviço.

Saúde e deficiência

Problemas de saúde ou acidentes podem ocorrer a qualquer momento. É por isso que os benefícios estatutários são importantes.

• Esquema ESI: Abrange assistência médica para funcionários e suas famílias.
• Suporte financeiro: Fornece assistência a funcionários em licença-maternidade, licença médica ou que estejam lidando com alguma deficiência.
• Acidentes de Trabalho: Se os funcionários se machucarem no trabalho, a lei garante que eles ou suas famílias recebam uma indenização justa.

Compensação e Licença

Os funcionários também têm um tempo para respirar e uma remuneração justa entre a rotina diária e a rotina do trabalho. São os seguintes:

• Licença maternidade: Novas mães ganham até 26 semanas de folga remunerada.
• Cuidado infantil: Empresas maiores precisam fornecer creches.
• Licença remunerada: Férias anuais, licença médica e licença casual são todas cobertas por lei.
• Salário Mínimo: Os empregadores não podem pagar abaixo da taxa legal fixa.
• Bônus: Muitas empresas pagam mais durante festivais como parte de benefícios ou vantagens para os funcionários.

A lista acima resume os benefícios legais disponíveis aos funcionários na Índia. Vamos agora falar sobre os benefícios complementares aos funcionários na Índia.  

O que fazer depois de contratar seus primeiros funcionários?  

Depois de ter certeza de como contratar seu primeiro funcionário, é hora de aprender quais etapas você deve seguir depois de contratá-lo. 

Inclui a configuração do processo de folha de pagamento e um cronograma de treinamento adequado para eles. Vamos discutir as dicas em detalhes.

• • Finalize toda a papelada primeiro. Os documentos obrigatórios, como carta de oferta, NDA e formulários fiscais (W-4 e I-9), devem ser providenciados assim que você fizer sua primeira contratação.
  • Em seguida, configure seu processo de folha de pagamento. Crie um sistema que pague seus funcionários em dia e com precisão. Automatize depósitos e deduções fiscais para não precisar fazer contas todo mês.
  • Obtenha seu EIN. Se esta for sua primeira contratação, você precisará de um Número de Identificação de Empregador (Employer Identification Number) da Receita Federal (IRS). É gratuito e leva cinco minutos.
  • Verifique com sua seguradora e seus benefícios. Isso é crucial para manter a motivação e a produtividade dos funcionários. Indenização trabalhista, seguro saúde, plano de aposentadoria; tudo deve ser considerado desde o primeiro dia. Você deve ser cuidadoso com como oferecer os melhores benefícios para sua equipe remota.
  • Prepare um manual do funcionário. Ele deve ser conciso, mas incluir todos os detalhes essenciais, como frequência, licenças, comportamento, política de folgas, etc.
  • Mantenha-se organizado. Crie uma pasta para cada funcionário. Pode ser digital ou física. Mas não armazene todos os documentos dos funcionários em uma única pasta comum.
  • Logo no primeiro dia de integração, receba-os adequadamente. Não termine as formalidades e desapareça. Tente construir uma conexão pessoal com eles. Isso ajudará muito no trabalho conjunto no futuro.
  • Reveja a função deles. O que farão, o que você espera, o que é urgente e qual será o fluxo de trabalho.
  • Tente distribuir alguns mimos atraentes como kit de boas-vindas. Uma caneca de café, um caderno e fones de ouvido, com um simples bilhete de "Bem-vindo a bordo!", fazem toda a diferença. Parece pequeno, mas as pessoas se lembram.
  • Planeje alguma atividade divertida para eles, onde possam se apresentar adequadamente. Isso ajuda a quebrar o gelo facilmente.
  • Estabeleça metas de curto prazo. Planeje para 30, 60, 90 dias. O que eles devem alcançar? Qual deve ser o progresso do trabalho deles, tudo.
  • Fale longamente sobre a cultura da sua empresa. Não do tipo declaração de missão elaborada. Fale sobre a cultura real, como a forma como sua equipe trabalha, o que é aceitável e o que não é.
  • Treine-os sobre as ferramentas, processos, sistemas, tudo. Não presuma que eles vão descobrir tudo observando os outros.
  • Converse com eles com frequência nos primeiros dias. Pratique pequenas atualizações diárias durante a primeira semana. Isso serve apenas para garantir que eles não fiquem perdidos ou sobrecarregados.
  • Tenha conversas individuais e bate-papos semanais. Pergunte o que está funcionando e o que não está. As pessoas se abrem mais quando o relacionamento é casual.
  • Tome a iniciativa de fortalecer a união da equipe. Não precisa ser nada extravagante. Simples pausas para café, pequenos passeios e piadas internas também contam.
  • Por fim, vem a avaliação de 90 dias. Agora que estão familiarizados com a função e a empresa, sentem-se, conversem sobre o progresso e esclareçam as metas futuras.

No fim das contas, aprender a contratar funcionários para uma pequena empresa não se resume à contratação. Vai muito além disso. 

Chega ao ponto em que você e seu primeiro contratado se sentem confortáveis ​​um com o outro e têm um bom ritmo de trabalho.    

Pronto para contratar? Veja como a Remunace pode ajudar você 

Pronto para contratar seu primeiro funcionário? Ou ainda está se perguntando por onde começar? É muito comum ter dúvidas sobre a sua primeira contratação.

Nós entendemos. É uma responsabilidade enorme. Encontrar os talentos certos e retê-los ao mesmo tempo não é uma tarefa fácil. Mas quem disse que você precisa administrar tudo sozinho?

Encontre o parceiro certo que irá orientá-lo e auxiliá-lo durante todo o processo.

Na Remunance, vivenciamos a mesma montanha-russa de recrutamento e gestão de equipes que você. Por quê? Porque nossa equipe está presente em todos os 360 graus com você.

Veja como caminharemos com você em sua jornada:

• • Ajudar você a descobrir como contratar seu primeiro funcionário sem suposições.
  • Gerencie todas as coisas obrigatórias, como processo de entrevista, documentação, integração, folha de pagamento, etc.
  • Ajudar você a se conectar e criar vínculos com sua equipe diariamente.
  • Apoie você com especialistas locais que sabem exatamente como a Índia funciona, em termos de negócios e pessoas.
  • Traga experiência de 16 países e mais de 100 clientes que já estiveram lá e fizeram isso.

Então, você se concentra na produtividade, nós cuidamos da contratação e da parte administrativa. Parece justo?  

Como gerenciar benefícios de funcionários na Índia? 

Para gerenciar os benefícios dos funcionários na Índia, você precisa seguir alguns passos importantes. Primeiro, cuide dos benefícios estatutários para os funcionários e, em seguida, pense em quais benefícios e vantagens extras atrairão e reterão os melhores talentos.

Cubra os benefícios estatutários primeiro

• • O cumprimento das leis trabalhistas indianas é obrigatório.
  • Registre-se com EPFO e ESIC.
  • Pague as contribuições em dia. Essa é a base dos benefícios legais.

Feedback dos funcionários

• • Não tente adivinhar. Pergunte aos seus funcionários.
  • Faça uma pesquisa rápida ou simplesmente converse com eles.
  • Diferentes faixas etárias se preocupam com coisas diferentes. Um jovem de 25 anos pode querer benefícios educacionais; um pai pode se importar com o cuidado dos filhos.

Adicionar vantagens no topo

• • Depois de resolver a conformidade, adicione mais.
  • Cobertura de saúde, horários de trabalho flexíveis, programas de bem-estar: tudo isso faz toda a diferença.
  • Boas vantagens fazem as pessoas se sentirem valorizadas, não apenas empregadas.

Use ferramentas ou terceirize

• • Os benefícios podem ser difíceis se você fizer isso manualmente.
  • O software de RH ajuda na inscrição e no rastreamento.
  • Empresas menores costumam terceirizar para especialistas. É mais barato do que montar uma equipe inteira internamente. Algumas também fazem parceria com uma empregador de registro para cuidar dos benefícios dos funcionários na Índia.

Pregue-os corretamente

• • Se os funcionários não entenderem seus benefícios, eles não se importarão com eles.
  • Use integração, manuais, workshops rápidos e até mesmo correspondências curtas.
  • Sempre mostre o panorama geral, onde os benefícios dos funcionários são mais lucrativos do que a remuneração real.

Continue atualizando suas vantagens

• • As leis trabalhistas mudam. Consequentemente, os benefícios dos seus funcionários também precisam mudar.
  • Continue verificando se seu pacote ainda supera seus concorrentes.
  • Compare com o que outros no seu setor estão oferecendo. Mantenha-se competitivo.

Portanto, para gerenciar benefícios, você sempre precisa se manter atualizado sobre os diferentes tipos de benefícios para funcionários na Índia e como eles estão evoluindo.