Mehr zum Thema Personalwesen und Mitarbeiterlebenszyklus
- Die zentralen Lohnvorschriften ermöglichen die elektronische Führung von Lohn- und Anwesenheitslisten.
- Diese Register müssen fünf Jahre nach dem letzten Eintrag aufbewahrt werden.
- Die DPDP-Regeln wurden am 13. November 2025 veröffentlicht.
- Die Sicherheitsbestimmungen, die Meldepflichten bei Datenschutzverletzungen und die Datenschutzrechte der Mitarbeiter gelten ab dem 13. Mai 2027.
Auf dieser Seite
Welchen Nutzen hat ein HRIS für einen indischen Arbeitgeber?
Ein typisches Personalinformationssystem umfasst:
- Mitarbeiterstammdaten: PAN, UAN, Bankkonto, Adresse, Notfallkontakt
- Verträge, Ernennungsschreiben und Bestätigungen von Richtlinien
- Anwesenheits- und Urlaubsverwaltungeinschließlich der staatlichen Urlaubsregelungen
- Lohnabrechnungseingaben und die monatliche Gehaltsabrechnung
- an Mitarbeiter-Self-Service-Portal für Erklärungen und Anfragen
Der indische Bonus basiert auf der Einhaltung der Vorschriften. Gemäß den Lohn- und Gehaltsrichtlinien (Zentral) von 2026 können das Mitarbeiterregister, das Lohn- und Gehaltsabrechnungsregister sowie die Anwesenheitsliste elektronisch in vorgeschriebenen Formaten geführt werden. Papier ist optional.
Was bedeutet das DPDP-Gesetz für die Daten in Ihrem HRIS?
Sie sind für jeden Datensatz verantwortlich, auch für diejenigen, die Ihr Softwareanbieter für Sie verarbeitet.
Abschnitt 7(i) des DPDP-Gesetzes (Datenschutz- und Datenschutzgesetz) auf der Website des Ministeriums für Elektronik und Informationstechnologie (MeitY) erlaubt es Arbeitgebern, Daten „zum Zwecke der Beschäftigung“ ohne erneute Einwilligung für jede Nutzung zu verarbeiten. Dies umfasst die meisten Datensätze im Personalinformationssystem (HRIS). Die übrigen Pflichten bleiben davon unberührt.
| Pflicht gemäß der DPDP-Gesetz, 2023 | Was das für Ihr HRIS bedeutet |
|---|---|
| Abschnitt 8(2): Auftragsverarbeiter nur im Rahmen eines gültigen Vertrags | Eine Datenverarbeitungsklausel mit dem Softwareanbieter |
| Abschnitt 8(5): angemessene Sicherheitsvorkehrungen | Rollenbasierter Zugriff, Verschlüsselung, Zugriffsprotokolle |
| Abschnitt 8(6): Mitteilung über einen Verstoß | Benachrichtigen Sie den Vorstand und jeden betroffenen Mitarbeiter und senden Sie innerhalb von 72 Stunden einen detaillierten Bericht. |
| Abschnitt 8(7): Löschung nach Wegfall des Zwecks | Datensätze löschen, die nach einem anderen Gesetz nicht benötigt werden |
| Abschnitte 11 bis 13: Zugang, Berichtigung, Beschwerde | Ein Verfahren zur Anforderung von einwilligungsbasierten Daten sowie eine Beschwerdestelle |
Die Mitarbeiterbindung ist der Bereich, in dem die meisten Personalabteilungen Schwächen zeigen. Gesetzlich vorgeschriebene Register bleiben fünf Jahre nach dem letzten Eintrag bestehen. Der Lebenslauf eines abgelehnten Bewerbers hingegen unterliegt keiner solchen Aufbewahrungspflicht.
Wer kontrolliert das HRIS im Rahmen eines EOR?
Der EOR, weil er der rechtliche Arbeitgeber ist und die gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen führt.
Die Daten Ihres Teams sehen Sie üblicherweise in Berichten oder in der Kundenansicht. Gut. Legen Sie aber im Servicevertrag genau fest, wer Gehalts- und Identifikationsdaten einsehen darf, wo diese gespeichert werden und wie schnell Sie über einen Datenschutzverstoß informiert werden. Halten Sie das schriftlich fest.
Wie schützt Remunance die HR-Daten Ihres Teams in Indien?
Remunance verwaltet Mitarbeiterdatensätze für die indischen Teams seiner Kunden gemäß den nach ISO/IEC 27001:2022 zertifizierten Kontrollmechanismen. Die entsprechenden Informationen finden Sie auf unserer Seite zu ISO-Zertifizierungen . Kundenanfragen, auch zu Datenschutzfragen, werden innerhalb von zwei Werktagen beantwortet. Unser Artikel zum Thema Human Capital Management zeigt, wie sich das HRIS einfügt. Um zu sehen, wie unsere Kontrollmechanismen dem DPDP entsprechen, fordern Sie eine Datenschutz-Überprüfung an.
Welche anderen Fragen stellen die Leute zu HRIS?
Worin besteht der Unterschied zwischen HRIS, HRMS und HCM?
Die Begriffe überschneiden sich. HRIS bezeichnet üblicherweise die zentrale Mitarbeiterdatenbank. HRMS ergänzt diese um Gehaltsabrechnung und Arbeitsabläufe, und HCM umfasst Talentmanagement, Weiterbildung und Personalplanung.
Ist ein HRIS in Indien Pflicht?
Nein. Register und Aufzeichnungen sind obligatorisch, können aber in Papierform oder elektronisch geführt werden.
Können Mitarbeiter Einsicht in ihre HRIS-Daten verlangen?
Teilweise. Ab dem 13. Mai 2027 gewährt Abschnitt 11 ein Recht auf eine Zusammenfassung der mit Einwilligung verarbeiteten Daten, einschließlich der Daten, die ein Mitarbeiter freiwillig für einen bestimmten Zweck angegeben hat. Das Beschwerderecht nach Abschnitt 13 gilt für alle seine Daten.