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Was ist eine Hintergrundüberprüfung in Indien?
Mehr dazu im Abschnitt Verträge, Dokumente und Ausstiege
- Die Einwilligung nach dem DPDP muss frei, spezifisch, informiert, bedingungslos und unmissverständlich sein (Abs. 6(1)).
- Die Verarbeitung im Rahmen der Beschäftigung ist eine zulässige Verwendung (Abs. 7(i)), während die Überprüfung vor der Einstellung weniger eindeutig ist.
- Eine BGV-Agentur, die Daten für Sie verarbeitet, ist wahrscheinlich ein Datenverarbeiter und benötigt daher einen gültigen Vertrag (Abs. 8(2)).
- Das EPFO-Mitgliederportal zeigt die mit der UAN verknüpfte Beschäftigungshistorie eines Kandidaten mit Eintritts- und Austrittsdatum an.
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Was umfasst eine Hintergrundüberprüfung in Indien?
Fünf Überprüfungen sind für die meisten Positionen ausreichend, wobei strafrechtliche Überprüfungen nur für Positionen erfolgen, die diese erfordern. Das ist die praktische Bedeutung von Hintergrundüberprüfungen für ein indisches Einstellungsteam.
| Einblick in das | Was wird überprüft? | Typische Beweise |
|---|---|---|
| Identitätsschutz | Name, Geburtsdatum, PAN | PAN-Karte und amtlicher Ausweis |
| Adresse | Aktuelle und ständige Adresse | Vor-Ort- oder Digitalbesuch |
| Fachwissen | Abschluss, Hochschule, Jahr | Bestätigung der Universität |
| Beschäftigung | Arbeitgeber, Position, Daten | ArbeitszeugnisEntlassungsschreiben, Bestätigung der Personalabteilung |
| Vorstrafenregister | Gerichts- und Polizeiakten | Nur dann, wenn die Rolle es rechtfertigt |
Die Überprüfung der Beschäftigungssituation beinhaltet nun eine starke Querverweisfunktion.
Kandidaten können ihre UAN-Dienstzeithistorie vom EPFO-Portal herunterladen. Dort sind frühere Arbeitgeber mit Eintritts- und Austrittsdatum aufgelistet. Bitten Sie den Kandidaten, diese Historie mit Ihnen zu teilen. Sie deckt nicht deklarierte Beschäftigungen und Lücken im Lebenslauf auf, was relevant ist, wenn Sie Bedenken wegen Doppelbeschäftigung haben.
Ist in Indien eine Einwilligung zur Hintergrundüberprüfung erforderlich?
Ja, in der Praxis, und lassen Sie sich das schriftlich bestätigen. Sammeln Sie die Bestätigung ein, sobald das Angebotsschreiben versandt wurde, und geben Sie klar an, was Sie überprüfen werden und warum.
Die Rechtslage ist weniger eindeutig, als es den Anschein hat. Das DPDP-Gesetz 2023 betrachtet die Überprüfung von Bewerbern zu Beschäftigungszwecken als legitimen Verwendungszweck, doch die DPDP-Analyse von King Stubb & Kasiva warnt davor, anzunehmen, dass Abschnitt 7(i) jede Überprüfung vor der Einstellung abdeckt. Die Einwilligung schließt diese Lücke.
Drei Regeln sorgen für Ihre Sicherheit:
- Sammeln Sie nur das, was für die Rolle erforderlich ist.
- Löschen Sie vollständige Berichte für abgelehnte Kandidaten.
- Schließen Sie mit Ihrem BGV-Anbieter einen schriftlichen Datenverarbeitungsvertrag ab.
Die Strafen nach dem Gesetz betragen bis zu 250 Crore ₹. Schadensminimierung ist günstiger.
Was passiert, wenn eine Überprüfung fehlschlägt?
Bitten Sie den Kandidaten um eine Erklärung, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Eine Datumsabweichung kann auf eine harmlose Überschneidung der Kündigungsfristen zurückzuführen sein; nur eine wesentliche, unerklärte Diskrepanz sollte zum Rücktritt führen.
Angenommen, eine Überprüfung ergibt, dass die letzte Anstellung eines Kandidaten im März und nicht wie angegeben im Juni endete. Im UAN-Datensatz könnte vermerkt sein, dass die Freistellung bis einschließlich Juni bezahlt wurde. Oder auch nicht. Fragen Sie daher vorher nach.
Wie führt Remunance die Hintergrundüberprüfung für Ihre Mitarbeiter in Indien durch?
Remunance integriert die Hintergrundprüfung in seinen EOR-Service. Die Prüfungen erfolgen daher parallel zum Onboarding neuer Mitarbeiter auf Grundlage einer von uns ausgestellten Einwilligungserklärung. Wir sind nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert, was die Speicherung und Archivierung von Berichten regelt. Unser Leitfaden zur Hintergrundprüfung in Indien beschreibt jeden Schritt. Um Ihren nächsten Mitarbeiter gründlich zu prüfen, sprechen Sie mit unserem Recruiting-Team über die Hintergrundprüfung.
Welche anderen Fragen stellen die Leute zur Hintergrundüberprüfung?
Wie lange dauert eine Hintergrundüberprüfung in Indien?
Üblicherweise ein bis drei Wochen. Bildungsnachweise von älteren Universitäten und Beschäftigungsnachweise von geschlossenen Unternehmen dauern am längsten.
Kann eine Hintergrundprüfung auch nach dem Eintritt ins Unternehmen durchgeführt werden?
Ja. Viele indische Arbeitgeber machen die Einstellung von einer zufriedenstellenden Überprüfung in den ersten Wochen abhängig, wobei diese Bedingung schriftlich festgehalten wird.
Ist eine Überprüfung des Strafregisters in Indien legal?
Ja, mit Einwilligung und aus rollenbasierter Begründung. Stellen Sie gezielte Fragen und beurteilen Sie jeden Eintrag nach seiner Relevanz, nicht als automatisches Ausschlusskriterium.