Como funciona o calendário de folha de pagamento na Índia?

Gerenciar a folha de pagamento na Índia é muito mais do que um evento de um dia; é um ciclo contínuo de coleta de dados, validação de entradas, garantia de desembolsos e cumprimento de prazos de conformidade. Se você está expandindo sua equipe na Índia, manter-se atualizado com o calendário de conformidade de RH no país, especialmente o calendário de conformidade de RH de 2025, é absolutamente obrigatório. E para isso, você precisa de mais do que apenas datas de vencimento. Você precisa de contexto, precisão e clareza de processo.

Então, neste blog, vamos detalhar tudo, data por data, com explicações completas para cada elemento da folha de pagamento. Mostraremos como o seu calendário de conformidade de recursos humanos se torna uma ferramenta confiável em vez de apenas uma lista de verificação.

Processo de Pré-Salário no Calendário de Folha de Pagamento 

Esse processo ocorre do dia 1º ao dia 23 de cada mês. Portanto, antes do processamento dos salários, geralmente após o dia 25 , há uma série de tarefas que as equipes de RH, finanças e compliance precisam concluir. Vamos analisar cada uma delas em detalhes e mostrar onde você pode marcá-las no seu calendário de recursos humanos.

Mudanças no ciclo de vida do funcionário

Novos associados

Nesse processo, os novos funcionários integrados devem ser adicionados ao banco de dados da folha de pagamento. Os dados necessários dos funcionários para esse processo são PAN, Aadhaar, dados bancários, e-mail, carta de oferta e data de admissão (DOJ). 

Dados ausentes geralmente significam crédito salarial e impostos atrasados. Não há uma data específica para registrar todos os novos ingressantes do mês. No entanto, o processo pode ficar muito mais tranquilo se você definir uma data de tarefa recorrente para cada mês.

Saídas / Liquidação Total e Final (FnF)

Funcionários que pedem demissão ou são demitidos devem passar por um acordo. Portanto, esse processo inclui aviso prévio, ressarcimento de licença, bônus, gratificações e valores recuperáveis. A maioria das empresas tem um cronograma de FNF, que normalmente é processado em 45 dias.

No entanto, a entrada começa antes do congelamento da folha de pagamento. Novamente, é importante ter uma data específica para cada mês para confirmar as demissões e iniciar o planejamento de F&F. Isso pode evitar que qualquer detalhe seja perdido de última hora.

Entradas baseadas em desempenho

Isso abrange vários elementos. Vamos falar sobre eles um por um. 

Bônus (anual, trimestral, retenção)

Bônus são aplicáveis a ciclos de desempenho ou como parte de acordos de retenção. Os funcionários geralmente são recompensados trimestralmente, ou seja, no 1º trimestre (abril), 2º trimestre (julho), 3º trimestre (outubro) e 4º trimestre (janeiro). Os pagamentos de bônus são decididos após as listas de entrada serem compartilhadas pelos chefes de departamento e validadas pelo RH. Você pode adicionar lembretes em torno de uma data específica dos meses de bônus para coordenar com os gerentes.  

Comissões (Metas de Vendas, Placas de Desempenho)

Os ganhos baseados em vendas são calculados com base em cotas mensais ou trimestrais. Os fatores que definem as comissões são: variáveis e entradas. Os elementos calculados em variáveis são metas alcançadas, ganhos baseados em patamares e recuperações. Agora, os elementos calculados em entradas são integração com CRM ou confirmação manual dos gerentes de vendas. Adicione uma data a cada mês para validar os relatórios de comissão.  

Incentivos (Incentivos de Desempenho, Prêmios Especiais)

Isso significa recompensas pontuais ou baseadas em marcos para trabalhos excepcionais. Diferentes tipos de incentivos incluem um bônus por conclusão de projeto, um prêmio de melhor desempenho, etc. As contribuições geralmente são enviadas por meio do RHBP ou por indicação direta do gerente. É melhor manter um registro contínuo das recompensas pontuais para finalizar antes do congelamento da folha de pagamento.

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Reembolsos e subsídios

Viagens e transporte local

Isso inclui os pedidos de reembolso de despesas de viagem a trabalho, táxi ou combustível, apresentados pelos funcionários. Os pedidos são validados pela central de viagens, por meio de recibos ou com a aprovação do supervisor. Alguns pedidos podem até ser isentos de impostos, se a documentação estiver correta. O ideal é que os pedidos sejam finalizados antes do dia 25 de cada mês.

Subsídio de Internet, Celular e Academia

Isso é útil principalmente para funcionários remotos. As políticas de trabalho remoto geralmente incluem reembolsos fixos ou baseados em reivindicações. A frequência desse tipo de subsídio é mensal ou trimestral. Esses subsídios são isentos de impostos até certos limites e exigem documentação adequada. 

Subsídios para turno noturno e plantão

Esses tipos de subsídios são pagos por trabalho fora do horário comercial normal. O cálculo é feito com base em registros das equipes de TI/operações ou dados de varredura. A frequência depende da escala de turnos, mas geralmente é um processo de pagamento mensal. Coletar os dados regularmente não acumula informações no final. 

Ajustes de licença e frequência

LOP (Perda de Salário)

Esses valores são deduções referentes a excesso de férias ou licenças não autorizadas. Os dados são obtidos de sistemas de gestão de férias ou registros manuais. O cálculo é feito proporcionalmente com base no custo total da empresa (CTC) por dia. No entanto, se a solicitação for feita após o dia 25 , o valor será adicionado à folha de pagamento do mês seguinte.

Ajustes de licença e saques

Essas informações são aplicadas quando os funcionários optam pelo desconto de licenças ou por ajustes entre os tipos de licença. O desconto geralmente é feito no final do ano ou durante a saída, enquanto os ajustes são as licenças remuneradas trocadas por licenças não remuneradas ou por doença. 

Mudanças na estrutura salarial

Promoções e Revisões Salariais

Isso se aplica quando um funcionário recebe uma promoção de nível ou faixa. As atualizações necessárias são o CTC revisado, novos subsídios e remuneração baseada em função. Além disso, essas atualizações devem refletir o início do mês, se declaradas. Confirme as aprovações do RH e atualize o software de folha de pagamento para garantir a entrada em tempo hábil. 

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Prêmios de seguro de saúde

Deduções do seguro saúde dos funcionários

Isso simboliza a dedução mensal das contribuições dos funcionários para o seguro coletivo. Os empregadores frequentemente contribuem com a contribuição, e a parcela do funcionário é deduzida do salário. Os planos cobertos por este prêmio incluem cobertura médica, de vida, acidentes e dependentes. Você precisa confirmar a lista de prêmios com a seguradora com antecedência para que os envios sejam feitos em tempo hábil. 

Um ponto importante a ser observado é que todos os dados da folha de pagamento devem ser bloqueados e validados até o dia 23 para que o processamento comece no dia 25 de cada mês. Sugiro que você adicione um lembrete do prazo da folha de pagamento ao seu calendário de conformidade de RH de 2025. Isso porque, como mencionado anteriormente, os dados inseridos após essa data podem não ser incluídos na folha de pagamento do mês vigente.

Desembolso de Salários no Calendário de Folha de Pagamento

Após o congelamento das entradas, o processamento salarial é iniciado. Cada dia nessa janela desempenha um papel. 

Criação de holerite

No dia 25 de cada mês, inicia-se a execução da folha de pagamento, onde a equipe de folha de pagamento executa o sistema com as entradas finalizadas. Além disso, elaboram-se holerites e geram-se relatórios resumidos.

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Geração de arquivo bancário

No dia 26 , inicia-se o processo de validação salarial, no qual os departamentos de RH, finanças e gestão verificam os relatórios. Eles comparam os salários com os orçamentos, as normas de conformidade e as expectativas dos funcionários.

No dia 27 , a folha de pagamento é finalizada e a aprovação é concedida. Em seguida, os arquivos bancários são preparados para envio.

Confirmação de pagamento do funcionário

Em seguida, do dia 28 ao dia 31 , inicia-se o processo de pagamento dos salários. Nesse processo, os fundos são transferidos em lote via NEFT/RTGS para as contas dos funcionários. Além disso, os contracheques são disponibilizados no portal do funcionário ou por e-mail.

Assim é um calendário típico de recursos humanos na Índia. No entanto, o processo não termina aqui. Uma longa lista de eventos aguarda a equipe de folha de pagamento após o pagamento dos salários, e é isso que discutiremos no próximo bloco. Leia como um EOR gerencia os serviços de folha de pagamento na Índia .

Processo Pós-Salário no Calendário de Compliance de RH

Normalmente, esse processo continua do dia 1 ao dia 20 do mês seguinte. Após o crédito dos salários, as empresas entram na fase mais delicada do ciclo de folha de pagamento: o cumprimento das obrigações legais.

Perder um único prazo para essas obrigações legais pode levar a penalidades financeiras, cobrança de juros, processos criminais ou até mesmo à suspensão de suas operações comerciais na Índia.

É por isso que um calendário de conformidade de RH é essencial. Vamos agora explorar cada atividade de conformidade pós-salário em detalhes.

Deduções Estatutárias

PF (Fundo de Previdência)

O PF é um plano de poupança para a aposentadoria. Tanto o empregador quanto o empregado contribuem mensalmente com 12% do Seguro-Desemprego Básico + DA (Auxílio-Desemprego).

O prazo para este processo é o dia 15 do mês seguinte. É obrigatório pela EPFO (Organização do Fundo de Previdência dos Funcionários) e se aplica a todos os funcionários com salário-base inferior a ₹ 15,000/mês (embora muitas empresas cubram todos os funcionários).

O processo mensal para esta dedução é o seguinte:

• • Calcule 12% de Básico + DA para cada funcionário.
  • Deduzir a parte do funcionário do salário.
  • Combine isso com a parte do empregador.
  • Gere e carregue o arquivo ECR (Electronic Challan cum Return) através do portal EPFO.
  • Pague usando o link de pagamento gerado.

De acordo com o calendário de recursos humanos, você deve:

• • Defina o dia 12 de cada mês como dia de validação do ECR.
  • Bloco 14 para aprovação de pagamento.
  • O 15º lugar é o corte final.

Penalidades por atraso:

• • 12% de juros anuais (simples)
  • 5–25% de danos em contribuições atrasadas
  • Responsabilidade legal nos termos da Seção 14B da Lei EPF

Utilize sempre um sistema estruturado de calendário de conformidade de recursos humanos com notificações em vez de lembretes manuais.

ESI (Seguro Estadual dos Empregados)

O ESI é um regime de previdência social que cobre benefícios médicos, de invalidez e de maternidade. Nele, o empregado contribui com 0.75% e o empregador com 3.25%.

O prazo para este processo é o dia 15 do mês seguinte e é obrigatório pela ESIC (Corporação Estatal de Seguro dos Funcionários). Aplica-se a qualquer funcionário que ganhe ₹ 21,000 ou menos por mês.

O processo mensal para isso é:

• • Identifique funcionários elegíveis para o ESI com base em limites salariais.
  • Calcule ambas as ações.
  • Carregue os detalhes do pagamento no portal ESIC.
  • Gerar e pagar challan.

De acordo com o Calendário de Conformidade de RH, você deve:

• • Gerar resumo de contribuição no dia 13
  • Carregar no portal ESIC no dia 14
  • Efetue o pagamento no dia 15th

Penalidades por atraso:

• • 12% de juros anuais
  • Danos adicionais até 25% do valor devido
  • Suspensão de benefícios aos empregados

Outro ponto importante a ser observado é que os pagamentos do ESI são auditáveis pelo estado. Portanto, mantenha cópias digitais e impressas dos recibos e registros de pagamento.

TDS (Imposto Retido na Fonte)

O TDS é a dedução mensal do imposto de renda feita sobre os salários dos funcionários com base na projeção de renda tributável anual. O empregador atua como arrecadador de impostos em nome do governo.

O prazo para isso é o 7º dia do mês seguinte. É obrigatório pelo Departamento de Imposto de Renda do Governo da Índia e se aplica a todos os funcionários cuja renda anual exceda o limite do imposto.

O processo mensal para isso ocorre da seguinte forma:

• • Calcular a renda tributável projetada (salário + bônus + pré-requisitos – deduções).
  • Aplique a faixa de imposto apropriada.
  • Deduza o TDS do salário do funcionário durante a folha de pagamento.
  • Deposite o valor deduzido no Departamento de Imposto de Renda.
  • Envie o e-challan e confirme o pagamento.

De acordo com o Calendário de Conformidade de RH, você deve:

• • Adicione tarefas recorrentes no dia 5 para preparar o challan.
  • O depósito final deve ser feito até o dia 7, sem falta.

Penalidades por atraso no calendário de conformidade de RH 2025:

• • ₹200/dia até a declaração ser apresentada
  • Juros mensais de 1.5% sobre o imposto devido
  • Acusação nos termos da Seção 276B por incumprimento repetido

PT (Imposto Profissional)

O Imposto Profissional é um tributo estadual específico que incide sobre indivíduos assalariados. A alíquota e a estrutura variam de acordo com a faixa de renda do empregado e o estado em que trabalha.

O prazo para essa dedução é entre os dias 10 e 20 do mês seguinte (também varia de acordo com o estado). É obrigatório pelos governos estaduais.

O processo mensal é o seguinte:

• • Verifique o limite aplicável para cada funcionário (por exemplo, ₹ 200/mês em Maharashtra para salários acima de ₹ 10,000).
  • Deduza o valor da folha de pagamento.
  • Envie os requerimentos nos respectivos portais do Governo Estadual.
  • Carregue dados de funcionários quando aplicável.

Penalidades por atraso no calendário de conformidade de recursos humanos:

• • Taxas de atraso (₹ 300–₹ 1000/mês)
  • Juros variando de 1% a 1.5% ao mês
  • Possível desqualificação de contratos governamentais estaduais

Muitas empresas se esquecem de atualizar o PT quando os funcionários se transferem de estado. Sempre reflita isso no seu calendário de conformidade de RH de 2025, sem exceção.

Preparação para o Formulário 16, 24Q 

O Formulário 16 é um certificado salarial anual emitido para cada funcionário, que resume fatores como o salário total pago, impostos retidos e recolhidos, declarações feitas e consideradas, número de identificação fiscal (TAN) do empregador e sua verificação, etc. O prazo para este documento, conforme o calendário de recursos humanos, era 15 de junho para o ano fiscal de 2024-25.

O Formulário 24Q é uma declaração trimestral de TDS e inclui todas as deduções de TDS feitas por PAN, repartição salarial, declarações de renda, ajustes de impostos, descontos e sobretaxas.

Os prazos são os seguintes:

• • 1º trimestre (abril–junho): 31 de julho
  • 2º trimestre (julho a setembro): 15th Outubro
  • 3º trimestre (outubro-dezembro): 15th janeiro
  • 4º trimestre (janeiro a março): 15 de maio

Na próxima seção, recapitularemos todos os riscos de conformidade.

Penalidades por Não Conformidade no Calendário de Folha de Pagamento

 

Por que usar o EOR para manter um calendário de folha de pagamento adequado na Índia?

Gerenciar a folha de pagamento internamente consome muito tempo e é uma tarefa incessante. As equipes de RH e finanças passam o mês inteiro acompanhando prazos, lidando com deduções fiscais e buscando conformidade. Sem falar que, quando se trata de um calendário internacional de conformidade de RH, o caos se multiplica. No entanto, existe uma solução para essa dor de cabeça e que minimiza custos ao mesmo tempo. Como? Firmando uma parceria com uma empresa de registro de empregadores (EOR) . Sim, é simples assim!

O EOR assume o seu calendário de conformidade de recursos humanos e o mantém atualizado. Ele cuida do processamento de salários, holerites e descontos legais em seu nome. Ele também envia TDS, EPF, ESI e outras declarações de imposto de renda dentro do prazo. Um EOR mantém você alinhado com o calendário de conformidade de RH de 2025, enquanto gerencia a conformidade de funcionários em tempo integral, meio período e contratados.  

Conheça as melhores empresas de terceirização de folha de pagamento na Índia.

Qual é a sua contribuição no processo?

• • Compartilhe informações básicas dos funcionários
  • Revisar resumo da folha de pagamento (opcional)
  • Efetue um único pagamento de fatura

É isso aí.

Conclusão

Para concluir, uma mensagem breve e simples: o calendário de conformidade de RH para 2025, ou o calendário de conformidade de RH em geral, é uma responsabilidade enorme na Índia. Se você é uma empresa estrangeira em expansão na Índia , seu dia pode ficar preso no ciclo de processamento da folha de pagamento em qualquer dia do mês.

E quando você tem uma nova equipe internacional para focar, não pode se dar ao luxo de perder tempo refazendo trabalho administrativo. Portanto, facilite seu trabalho simplesmente colaborando com um EOR e deixando o resto do processo para ele. 

Verificar datas, fazer cálculos precisos, preparar os documentos corretos e todas as outras coisas complexas sobre as quais falamos no blog são a especialidade deles. Então, deixe que eles cuidem disso e você cuide daquilo em que é especialista: construir um negócio em um país estrangeiro.