Minimizando a interrupção dos funcionários na mudança de subsidiária para EOR

Mudanças organizacionais são uma parte importante do crescimento da empresa. Elas ajudam as empresas a se adaptarem a novas tendências de mercado e indústria. Essas mudanças podem ser reestruturações internas, fusões e aquisições ou mudanças de liderança.

Uma dessas grandes mudanças é a transição de uma subsidiária para um modelo EOR. Um empregador registrado (EOR) é um provedor de serviços que atua como empregador legal para empresas internacionais. Ele permite que elas contratem funcionários na Índia sem criar suas próprias entidades. As empresas geralmente fazem a transição para benefícios financeiros e operacionais, bem como melhor suporte de RH de especialistas em EOR.

No entanto, mesmo mudanças positivas como essas podem fazer com que os funcionários se sintam desconfortáveis. Eles podem começar a se preocupar com sua segurança no emprego, remuneração ou crescimento na carreira. Essas preocupações também podem levá-los a questionar seu futuro na empresa. Para aliviar esses medos, é essencial tranquilizar os funcionários e garantir o mínimo possível de mudanças em seu trabalho diário.

Esse processo de fazer os funcionários se sentirem seguros e reduzir mudanças em seu ambiente de trabalho é chamado de minimização de interrupções dos funcionários. Neste blog, vou mostrar as principais estratégias para reduzir essa interrupção. Então, sem mais delongas, vamos direto ao assunto.

Como garantir uma migração tranquila do EOR?

Entenderemos esta seção em duas partes.

Primeiro – a frente administrativa. Este é o processo em que a empresa e o parceiro EOR configuram a transição. Os funcionários ainda não foram envolvidos aqui. No entanto, é a parte mais crucial da transição. Ela define toda a base para a migração EOR posterior. 

Segundo – a parte da transição quando os funcionários se envolvem. É quando os funcionários precisam ser educados sobre a transição. Lidar com seus medos, preocupações e dúvidas se enquadra nessa parte. É aqui que a interrupção precisa ser minimizada e eu tenho as estratégias certas para você conseguir isso.

Uma base administrativa sólida para uma transição suave

“Você não pode construir um grande edifício sobre uma fundação fraca.” são as palavras do líder americano – Gordon B. Hinckley. Você precisa de uma fundação sólida para fazer uma construção suave e sustentável. mudar de uma subsidiária para um modelo EOR. Em toda essa mudança de EOR, a fundação se torna a transição administrativa e operacional.

Como uma empresa passando por essa transição, você precisa garantir que não haja pontas soltas em áreas como estratégia, conformidade, configuração de folha de pagamento, contratos de funcionários e continuidade de benefícios. Quaisquer erros nesta etapa podem causar mais complexidades e atrasos à medida que você avança. Vamos dar uma olhada nas frentes administrativas nas quais precisamos nos concentrar durante a troca de EOR.

• Preparação da migração EOR

Nas palavras de Benjamin Franklin, “Ao falhar em se preparar, você está se preparando para falhar.” Isso não poderia ser mais adequado para grandes transições, como migração de subsidiária para EOR. O planejamento aqui precisa ser feito ao pé da letra, com cada detalhe contabilizado.

Antes mesmo de começar, você precisa decidir quais stakeholders-chave precisam ser envolvidos. Você precisa levá-los através do seu plano e colocá-los a bordo com a transição.

Você então define a estratégia e os objetivos da transição. Aqui, você colabora com seu parceiro EOR para mapear todo o processo e definir cronogramas realistas.

Estabeleça pontos de verificação e métricas para rastrear o progresso e o sucesso da migração. Quais são as equipes dedicadas e qual parte da transição elas estarão negligenciando? Quando as equipes de RH, jurídica e financeira se envolvem? 

Cada profissional, cada equipe, cada departamento envolvido deve conhecer claramente suas responsabilidades e cronogramas atribuídos.

Ao final deste processo, você deverá ter uma estrutura de transição sólida pronta com todos os cronogramas e marcos em vigor.

• Manter e melhorar os benefícios do emprego

Um dos aspectos mais importantes de um trabalho para um funcionário é sua remuneração e benefícios. Para não causar grandes preocupações nesta área, os benefícios anteriores precisam ser mantidos ou melhorados. Esta etapa deve envolver encontrar o melhor maneira de oferecer benefícios aos funcionários da sua equipe estando em conformidade com todas as leis exigidas.

Agora, essa parte geralmente fica um pouco complicada. Porque, na maioria das vezes, as estruturas salariais e os benefícios mudam para os funcionários em transição. Sob o modelo EOR, os funcionários só podem obter benefícios que se alinhem com as leis trabalhistas, imposto de renda e conformidade estatutária. Se os benefícios da EOR e da subsidiária não corresponderem, a EOR precisa explicar os motivos aos funcionários.

Além disso, seu parceiro EOR também precisa transferir benefícios como contribuições para o fundo de previdência e seguro saúde, etc. para o EOR.

• Criação de novos contratos e políticas de funcionários

Agora é hora de falar sobre questões legais. Nesta etapa, novos contratos de funcionários precisam ser criados refletindo o emprego sob o EOR. Quaisquer mudanças nas estruturas salariais ou benefícios impactariam diretamente os funcionários. Portanto, uma das coisas mais cruciais a fazer aqui é combinar os novos contratos com os anteriores. Junto com os contratos de funcionários, as políticas também mudarão de acordo com os termos do EOR. Isso inclui como o EOR gerencia a folha de pagamento, impostos, benefícios e outros termos de emprego.

Envolvendo funcionários na troca de EOR

Agora entramos na fase em que envolvemos os funcionários na transição. Conforme o cronograma decidido, um anúncio precisa ser feito em torno da transição. Os funcionários precisam ser apresentados ao EOR e toda a transição precisa ser explicada. O que isso significa para a empresa, como isso beneficiará os funcionários e o que exatamente mudará? Também é importante informá-los de que seu trabalho, seu ambiente e suas rotinas não mudarão.

A primeira coisa que os funcionários precisam ouvir durante uma transição é que seus empregos estão seguros. Como empresa, você pode garantir a eles que não haverá lacunas em sua estabilidade ou remuneração. A única mudança é que eles mudariam para a folha de pagamento EOR.

• Integração tranquila dos funcionários

Agora vem a integração dos funcionários ao EOR. Esta etapa é especificamente sobre envolver os funcionários com seu parceiro EOR. Seu parceiro EOR criará um simples empregado de onboarding processo onde eles conhecem a equipe da EOR. Sessões introdutórias serão agendadas para fazer com que os funcionários se sintam confortáveis ​​e à vontade. Quaisquer dúvidas que eles possam ter serão abordadas na integração.

• Adaptação aos novos sistemas de RH

Quando os funcionários são transferidos para a folha de pagamento do EOR, eles precisam se adaptar ao software de RH usado pelo EOR. Essa mudança pode ser uma mudança significativa para os funcionários. Principalmente porque esse será seu novo software para frequência, solicitação de licenças, visualização de seus recibos de salário, etc. Portanto, é importante que os funcionários se familiarizem com isso.

O primeiro passo para isso seria fornecer a eles treinamento adequado para ajudá-los a entender a nova plataforma facilmente. Isso pode ser por meio de guias detalhados, instruções passo a passo ou uma demonstração ao vivo. Os funcionários devem se sentir confiantes e confortáveis ​​com o uso do novo software. Responda prontamente às perguntas deles, resolva suas dúvidas e você estará pronto para começar.

E esses seriam os aspectos administrativos básicos da transição. Cobrir isso criaria uma base bem sólida para os funcionários começarem sua jornada com seu parceiro EOR.

Com a base estabelecida, deixe-me agora explicar as estratégias para fazer com que os funcionários se sintam confortáveis, felizes e proativos durante essa transição.

Principais estratégias para minimizar a interrupção para os funcionários

Estou feliz em apresentar a você as principais estratégias para ajudar a minimizar a interrupção para seus funcionários.

1. Comunicação transparente

Você pode começar sendo cristalino sobre o porquê da transição estar acontecendo. E não apenas o porquê, mas sobre o que é a transição e o que está mudando.

• Seja transparente e explique os motivos por trás da mudança do EOR e como isso os beneficia. 
• Explique como isso beneficiará tanto a empresa quanto os funcionários.

É natural que os funcionários se sintam ansiosos e inseguros sobre isso.

• Como empresa, seja proativo ao lidar com as preocupações dos funcionários. Você pode fazer isso por meio de sessões de perguntas e respostas, reuniões de equipe, town halls, etc.
• Você precisa garantir a eles que o bem-estar e o crescimento deles continuam sendo prioridade para a empresa.

E por que parar por aí? Você pode incluir os funcionários na progressão da transição, dando a eles atualizações regulares. Faça com que eles se sintam parte da transição. Isso pode ser feito por meio de, digamos, e-mails para toda a empresa, onde você mantém comunicação contínua.

2. Manter o reconhecimento da posse

Os funcionários que agora estão sendo transferidos para a EOR dedicaram seu tempo e recursos à empresa. É necessário que eles não sintam uma desconexão da empresa e que sua dedicação à empresa seja apreciada. 

À medida que eles mudam para um modelo EOR, você pode reconhecer o tempo que eles passaram na empresa e reconhecê-lo. Eles não devem sentir que estão começando de novo em suas carreiras. Como os funcionários variam de todas as faixas etárias, esta é uma etapa crucial para minimizar qualquer estresse, interrupção e resistência da parte deles.

3. Preservar a cultura da empresa

É óbvio que os funcionários se sintam ancorados à empresa por meio de sua cultura. E, portanto, é importante que a cultura da empresa seja preservada e incentivada após a transição. Isso pode ser os valores compartilhados, tradições de trabalho e normas de trabalho. Ao fazer a transição para EOR, você pode manter esses elementos familiares intactos. Ao preservar elementos como celebrar marcos ou rituais de equipe, os funcionários se sentirão menos interrompidos em seu trabalho diário.

Esta é uma das principais razões pelas quais as empresas escolhem EORs em vez de freelancers ou terceirização. Os funcionários conseguem ficar mais conectados às empresas. Eles conseguem vivenciar e fazer parte da cultura da empresa, o que aumenta seu comprometimento com a empresa. As empresas também experimentam melhor controle sobre seus funcionários.

Durante a transição para EOR, é importante manter a cultura da empresa o mais intacta possível. Seu EOR parceiro alinha aspectos como períodos de aviso prévio, feriados, políticas de licença, estrutura de relatórios, horas de trabalho, etc., com sua empresa. Isso sustenta a familiaridade com a empresa, minimizando a interrupção.

4. Envolvimento e feedback dos funcionários

Aqui vem meu favorito pessoal. Guardei isso para o final porque sinto que isso poderia melhorar significativamente todo o processo de minimizar interrupções durante a transição. A estratégia é simplesmente fazer os funcionários contribuírem com sua parte na transição. Qual melhor maneira de minimizar a interrupção do que torná-los uma parte ativa da própria transição?

Estou falando de pesquisas, feedback e sugestões. E não só por fazer. Realmente ouça-os e implemente algumas das sugestões que você acha que podem melhorar a transição. Eles se tornarão proativos em ajudar você a tornar essa transição suave e fácil. E como eles são participantes da transição, não terão nenhuma surpresa chegando. Eles já estariam por dentro.

Durante minha pesquisa, me deparei com este estudo conduzido por Gartner – Mudando a Gestão de Mudanças. Neste estudo, os funcionários foram convidados a participar ativamente das principais mudanças organizacionais e os resultados foram surpreendentes.

O estudo teve uma abordagem de código aberto, o que significa que os funcionários estavam ativamente envolvidos na transição. Eles receberam funções e responsabilidades específicas. O estudo continua dizendo que cerca de 64% dos funcionários têm as habilidades para ajudar na transição e mais de 74% deles estão dispostos a se apresentar e ajudar. Esses são números muito bons.

O estudo foi conduzido com mais de 6,500 funcionários e mais de 100 líderes seniores de RH. O que eles mudaram?

1. Os funcionários foram envolvidos para cocriar decisões estratégicas.
2. A responsabilidade de planejar como implementar essa mudança foi atribuída aos funcionários
3. Uma conversa transparente e aberta sobre a mudança foi incentivada e apoiada.

O que essa mudança de abordagem pode fazer? Essa mudança dinâmica na abordagem tem o potencial de:

1. Uma abordagem como esta pode aumentar o sucesso da mudança de  34% a% 58
2. O tempo necessário para implementar essas mudanças pode diminuir em 33%
3. Um favorito pessoal novamente – o envolvimento dos funcionários pode aumentar de forma impressionante 38%. O que?
4. A intenção dos funcionários de permanecer na empresa pode aumentar de forma surpreendente 46%

Implementar estratégias como essa pode definitivamente ajudar os funcionários a serem mais positivos sobre a migração EOR. Quanto melhor eles se sentirem sobre isso, menos interrupções serão causadas à medida que eles se tornam parte da mudança.

Até agora, este blog era todo sobre gerenciar funcionários e suas emoções durante o turno. Vamos agora pular para solidificar uma perspectiva positiva sobre os serviços EOR.

Crie confiança no parceiro EOR

Se os funcionários forem transferidos para o EOR, é justo ajudar seus funcionários a confiar em seu parceiro EOR. Seus funcionários devem conhecer a equipe EOR que estará se envolvendo com eles. Seu parceiro EOR pode configurar sessões onde os funcionários podem aprender sobre suas políticas, processos e valores. Isso criará transparência e ajudará os funcionários a se sentirem mais confortáveis ​​com essa transição.

Para resolver quaisquer perguntas e dúvidas, seu parceiro EOR deve designar uma equipe de suporte dedicada. Uma equipe que estará disponível para resolver quaisquer dúvidas rapidamente. Isso ajudará ainda mais os funcionários a se sentirem confortáveis ​​com o EOR.

A Remunance, por exemplo, é uma parceira EOR que detém um histórico de 100% de conformidade com as leis trabalhistas. Oferecemos uma gama de benefícios aos nossos funcionários EOR que correspondem aos padrões da indústria. Você pode garantir aos seus funcionários que o seguinte é o que eles ganham com uma parceira EOR.

• Oferecemos melhor seguro saúde e assistência a reivindicações
• Cumprimos integralmente todas as regulamentações relacionadas aos funcionários, como PF, ESIC, gratificação e muito mais.
• Apoiamos nossos funcionários da EOR com empréstimos bancários e serviços adicionais
• Oferecemos orientação sobre planejamento tributário para funcionários
• Nós fornecemos a eles todo o equipamento de TI e suporte necessários
• Realizamos uma variedade de atividades divertidas de engajamento

Ler: O que é um Employer of Record (EOR)? Um guia para empresas globais

Liderança da empresa alinhada com EOR

As empresas se alinham com a EOR porque podem acessar seus funcionários, ter controle direto e comunicações

Em todo esse processo de transição, a gerência da empresa pode ajudar a tornar a transição mais fácil para os funcionários – começando pelos gerentes de equipe. Os gerentes precisam ser solidários e estar disponíveis para responder às dúvidas dos membros de sua equipe.

Eles poderiam conduzir reuniões de equipe para explicar a transição e abordar as preocupações dos funcionários. Os gerentes devem ser proativos e entender tudo o que acontece ao redor deles para melhor orientar sua equipe.

Em seguida, vem a alta gerência ou os líderes seniores da empresa. Os líderes seniores devem endossar ativamente a migração da EOR e demonstrar seu comprometimento com a mudança. Eles devem destacar para os funcionários que tanto a empresa quanto o parceiro da EOR têm seus melhores interesses em mente.

Isso pode ser feito organizando reuniões públicas, enviando mensagens personalizadas ou reunindo-se com equipes para discutir a transição. 

Ao se envolver diretamente com os funcionários, os líderes têm a chance de mostrar que estão totalmente envolvidos e confiantes no sucesso da transição. 

Comemore a transição do EOR

Por último, mas um dos pontos mais importantes, a empresa deve praticar o enquadramento positivo da transição EOR. É importante mostrar aos funcionários que a mudança para um EOR é uma evolução; não é uma redução de pessoal ou um desligamento, mas uma atualização melhor. A empresa deve destacar como essa mudança é um passo à frente e oferece novas oportunidades de crescimento. Quando os funcionários veem a transição como uma mudança positiva, as chances de eles serem cooperativos e abraçarem aumentam.

'United we rise' é uma abordagem atemporal. Isso pode ser alavancado na transição organizando eventos ou sessões que reúnam a empresa e as equipes de EOR para construir rapport e motivar uns aos outros. Atividades como essa ajudam a criar um senso de camaradagem e apoio. Isso faz com que a transição pareça uma jornada compartilhada em vez de um processo disruptivo.

Como a Remunance ajudou seus clientes na transição do EOR

Até agora, a Remunance ajudou vários clientes a fazer a transição de uma subsidiária para a EOR. Esses clientes vieram de setores como Desenvolvimento de Software, Impacto Social, Consultoria de Gestão e FinTech. Cada cliente tinha diferentes razões para as transições, mas descobrimos que uma coisa era comum – todas as equipes eram funcionais, eficazes e tinham bom desempenho. O cliente não queria deixar esses funcionários irem, então eles recorreram à EOR para ajudá-los.

As razões incluíam principalmente

• Melhor gerenciamento de custos
• Subsidiárias sendo centros de custos
• Conformidade complexa e muita papelada
• Às vezes eram decisões da gerência
• Também tivemos uma empresa que, no meio do caminho, percebeu a quantidade de papelada, a monotonia envolvida e fez a transição para a EOR antes de criar totalmente a subsidiária.

Por que eles recorreram à EOR?

Bem, o principal motivo era querer uma solução onde pudessem causar o mínimo de interrupção possível aos funcionários. As equipes já estavam montadas. Elas estavam trabalhando bem. Elas sabiam, tinham se estabelecido e estavam confortáveis ​​com a cultura da empresa. O cliente não queria mudar isso.

Alternativas como freelancer ou terceirização não ofereciam isso, pois perderiam tanto a cultura da empresa quanto a conexão direta com os funcionários. Eles queriam uma solução que causasse o mínimo de impedimento possível. E entra a Remunance.

O que Remunance fez?

Antes de incluir os funcionários, conduzimos reuniões excessivas e detalhadas com as equipes de gestão para entender os processos e aspectos atuais do emprego. Isso incluiu entender tudo, desde o seguro do funcionário até os benefícios.

Então, conduzimos nossa própria pesquisa interna para analisar o quão bem poderíamos combinar esses aspectos. E tentamos combinar nosso novo contrato com seus sistemas existentes o mais próximo possível. Depois que esses detalhes foram completamente gerenciados até o último detalhe, colocando os pontos em todos os i's e cruzando todos os t's, então incluímos os funcionários.

Uma chamada introdutória detalhada foi conduzida, onde explicamos os detalhes da transição e garantimos que nada havia mudado para eles. Novos contratos de funcionários foram criados e os funcionários foram apresentados aos nossos sistemas. Conduzimos sessões de treinamento adequadas para deixá-los confortáveis ​​e acostumados a esses novos sistemas.

Por que eles escolheram Remunance?

Porque estávamos comprometidos em ir além. Um dos nossos clientes tinha um fornecedor de seguros com quem eles tinham políticas negociadas. Eles queriam continuar com o mesmo provedor de seguros. A Remunance fez uma parceria com o fornecedor para garantir que nosso cliente não tivesse que mudar de fornecedor.

Com outro cliente que já tinha um espaço de escritório montado e não queria se mudar. A Remunance fez questão de ajudar e entrou em um acordo com o locador em vez de encontrar novos espaços de escritório. Nenhum obstáculo no trabalho ou interrupção para os funcionários foi garantido.

Outro de nossos clientes costumava dar bônus mensais aos seus funcionários. A Remunance atualizou e configurou um sistema onde receberíamos esses bônus em dia. Garantimos que esses bônus fossem adicionados à folha de pagamento dos funcionários em dia.

Uma vez que os funcionários estejam envolvidos, estamos com eles em cada passo do caminho. Após as chamadas introdutórias, a Remunance organiza uma sessão de perguntas e respostas individual com cada funcionário. Entendemos que alguns dos funcionários podem não saber o suficiente sobre o EOR e podem ter mais perguntas sobre seu salário, seguro, benefícios, etc. Durante esse processo, também envolvemos ativamente a gerência da empresa para que os funcionários não se sintam alienados.

Temos um sistema de tickets sólido em vigor. Isso criou um espaço bastante acessível para os funcionários simplesmente abrirem um ticket e resolverem suas preocupações ou dúvidas. E gostamos de ver essa caixa de tickets vazia. Então, estamos atentos para garantir que os funcionários não tenham que esperar dias para obter uma resposta nossa.

Após a integração bem-sucedida, conduzimos uma chamada de reavaliação com nosso cliente para entender como as coisas estão funcionando. Se os funcionários ainda têm problemas, se eles se adaptaram bem aos nossos sistemas e se algo precisa ser alterado ou melhorado.

Isso e muito mais é o que você obtém com Remunance.

Para resumir

Os funcionários são parte integrante da organização. Fazê-los se sentir seguros e fazê-los confiar na empresa é um dos elementos mais importantes durante a transição. Para uma migração EOR segura, sua estratégia de gerenciamento de força de trabalho precisa ser sólida e estar em vigor. Os funcionários devem se sentir capacitados para não serem desvalorizados em nenhum momento durante a transição.

Os funcionários não devem sentir que estão sendo desconectados da empresa. O objetivo principal é fazer com que os funcionários sintam que, ao fazer a transição para EOR, eles estão sendo cuidados. Seja honesto e aberto sobre a transição e seja paciente e compreensivo sobre suas reações e preocupações.

Se você realmente considera minha sugestão – eu digo apenas faça deles uma parte ativa da sua transição. Você tem os números. Faça a transição EOR imersiva, não algo que aconteça com eles, mas com eles.