Riduzione al minimo dell'interruzione dei dipendenti nel passaggio da filiale a EOR

I cambiamenti organizzativi sono una parte importante della crescita aziendale. Aiutano le aziende ad adattarsi ai nuovi trend di mercato e di settore. Questi cambiamenti potrebbero essere ristrutturazioni interne, fusioni e acquisizioni o cambiamenti di leadership.

Uno di questi grandi cambiamenti è la transizione da una sussidiaria a un modello EOR. Un datore di lavoro di riferimento (EOR) è un fornitore di servizi che funge da datore di lavoro legale per le aziende internazionali. Consente loro di assumere dipendenti in India senza creare le proprie entità. Le aziende spesso effettuano la transizione per ottenere vantaggi finanziari e operativi, nonché un migliore supporto HR da parte degli esperti EOR.

Tuttavia, anche cambiamenti positivi come questi possono mettere a disagio i dipendenti. Potrebbero iniziare a preoccuparsi della sicurezza del loro posto di lavoro, della retribuzione o della crescita professionale. Queste preoccupazioni possono anche portarli a mettere in discussione il loro futuro in azienda. Per alleviare queste paure, è essenziale rassicurare i dipendenti e garantire il minor numero possibile di cambiamenti al loro lavoro quotidiano.

Questo processo di far sentire i dipendenti al sicuro e ridurre i cambiamenti nel loro ambiente di lavoro è chiamato minimizzare l'interruzione dei dipendenti. In questo blog, vi guiderò attraverso le strategie chiave per ridurre questa interruzione. Quindi, senza ulteriori indugi, andiamo subito al dunque.

Come garantire una migrazione EOR senza intoppi?

Comprenderemo questa sezione in due parti.

Primo: il fronte amministrativo. Questo è il processo in cui l'azienda e il partner EOR impostano la transizione. I dipendenti non sono ancora stati coinvolti qui. Tuttavia, è la parte più cruciale della transizione. Pone l'intera base per un'ulteriore migrazione EOR. 

Secondo: la parte della transizione in cui i dipendenti vengono coinvolti. È qui che i dipendenti devono essere istruiti sulla transizione. Affrontare le loro paure, preoccupazioni e dubbi rientra in questa parte. È qui che la disgregazione deve essere ridotta al minimo e ho le giuste strategie per te per riuscirci.

Una solida base amministrativa per una transizione fluida

"Non si può costruire un grande edificio su fondamenta deboli", come diceva il leader americano Gordon B. Hinckley. È necessaria una base solida per effettuare una transizione agevole e duratura da un modello sussidiario a un modello EOR (Engineering-to-Recovery ). In questo processo di transizione EOR, le fondamenta diventano la transizione amministrativa e operativa.

Come azienda che sta attraversando questa transizione, devi assicurarti che non ci siano questioni in sospeso in aree come strategia, conformità, impostazione del libro paga, contratti dei dipendenti e continuità dei benefit. Qualsiasi errore in questa fase potrebbe causare ulteriori complessità e ritardi man mano che si procede. Diamo un'occhiata ai fronti amministrativi su cui dobbiamo concentrarci durante il passaggio EOR.

• Preparazione della migrazione EOR

Nelle parole di Benjamin Franklin, "Se non ti prepari, ti stai preparando al fallimento". Questo non potrebbe essere più appropriato per transizioni importanti come la migrazione da sussidiaria a EOR. La pianificazione qui deve essere fatta alla lettera, tenendo conto di ogni dettaglio.

Prima ancora di iniziare, devi decidere quali stakeholder chiave devono essere coinvolti. Devi accompagnarli nel tuo piano e farli partecipare alla transizione.

Definisci quindi la strategia e gli obiettivi della transizione. Qui, collabori con il tuo partner EOR per mappare l'intero processo e stabilire tempistiche realistiche.

Stabilire punti di controllo e parametri per monitorare i progressi e il successo della migrazione. Quali sono i team dedicati e quale parte della transizione trascureranno? Quando saranno coinvolti i team HR, legali e finanziari? 

Ogni professionista, ogni team, ogni reparto coinvolto dovrebbe conoscere chiaramente le responsabilità assegnate e le tempistiche.

Al termine di questo processo, dovresti avere pronto un solido quadro di transizione, con tutte le tempistiche e le tappe fondamentali definite.

• Mantenere e migliorare i benefit aziendali

Uno degli aspetti più importanti di un lavoro per un dipendente è la retribuzione e i benefit. Per evitare problemi in questo ambito, è necessario mantenere o migliorare i benefit precedentemente offerti. Questo passaggio prevede di individuare la soluzione migliore per offrire benefit ai dipendenti del team, nel rispetto di tutte le leggi vigenti.

Ora, questa parte di solito diventa un po' complicata. Perché il più delle volte, le strutture salariali e i benefit cambiano per i dipendenti in transizione. Con il modello EOR, i dipendenti possono ottenere solo benefit in linea con le leggi sul lavoro, l'imposta sul reddito e la conformità statutaria. Se i benefit dell'EOR e della sussidiaria non corrispondono, l'EOR deve spiegarne i motivi ai dipendenti.

Inoltre, il tuo partner EOR deve trasferire anche i benefici come i contributi al fondo previdenziale e l'assicurazione sanitaria, ecc. all'EOR.

• Creazione di nuovi contratti e politiche per i dipendenti

Ora è il momento di parlare di questioni legali. In questa fase, devono essere creati nuovi contratti per i dipendenti che riflettano l'impiego ai sensi dell'EOR. Qualsiasi modifica alle strutture salariali o ai benefit avrebbe un impatto diretto sui dipendenti. Pertanto, una delle cose più importanti da fare qui è abbinare i nuovi contratti a quelli precedenti. Insieme ai contratti per i dipendenti, anche le policy cambieranno in base ai termini dell'EOR. Ciò include il modo in cui l'EOR gestisce buste paga, tasse, benefit e altri termini di impiego.

Coinvolgimento dei dipendenti nel passaggio EOR

Ora entriamo nella fase in cui coinvolgiamo i dipendenti nella transizione. In base alla tempistica decisa, è necessario fare un annuncio sulla transizione. I dipendenti devono essere introdotti all'EOR e l'intera transizione deve essere spiegata. Cosa significa per l'azienda, in che modo avvantaggerà i dipendenti e cosa cambierà esattamente? È anche importante far loro sapere che il loro lavoro, il loro ambiente e le loro routine non cambieranno.

La prima cosa che i dipendenti devono sentire durante una transizione è che il loro posto di lavoro è sicuro. Come azienda, puoi assicurare loro che non ci saranno lacune nella loro permanenza o retribuzione. L'unica modifica è che passerebbero alla busta paga EOR.

• Inserimento agevole dei dipendenti

Ora si passa all'inserimento dei dipendenti in EOR. Questa fase è specificamente incentrata sul coinvolgimento dei dipendenti con il vostro partner EOR. Il vostro partner EOR creerà un semplice processo di onboarding che permetterà ai dipendenti di conoscere il team EOR. Verranno programmate sessioni introduttive per far sentire i dipendenti a proprio agio. Eventuali dubbi che potrebbero avere verranno chiariti durante l'onboarding.

• Adattamento ai nuovi sistemi HR

Quando i dipendenti vengono trasferiti al libro paga EOR, devono adattarsi al software HR utilizzato dall'EOR. Questo passaggio può rappresentare un cambiamento significativo per i dipendenti. Principalmente perché questo sarà il loro nuovo software per la presenza, la richiesta di ferie, la visualizzazione delle buste paga, ecc. Pertanto, è importante che i dipendenti ne siano a conoscenza.

Il primo passo sarebbe fornire loro una formazione adeguata per aiutarli a comprendere facilmente la nuova piattaforma. Ciò potrebbe avvenire tramite guide dettagliate, istruzioni passo dopo passo o una demo dal vivo. I dipendenti dovrebbero sentirsi sicuri e a proprio agio nell'utilizzare il nuovo software. Rispondi prontamente alle loro domande, risolvi i loro dubbi e dovresti essere pronto a partire.

E questi sarebbero gli aspetti amministrativi di base della transizione. Coprire questo creerebbe una base piuttosto solida per i dipendenti per iniziare il loro percorso con il tuo partner EOR.

Ora che ho gettato le basi, vorrei illustrarvi le strategie per far sì che i dipendenti si sentano a loro agio, felici e proattivi durante questa transizione.

Strategie chiave per ridurre al minimo le interruzioni per i dipendenti

Sono lieto di presentarvi le strategie chiave per aiutarvi a ridurre al minimo i disagi per i vostri dipendenti.

1. Comunicazione trasparente

Potresti iniziare innanzitutto a essere cristallino sul perché la transizione sta avvenendo. E non solo sul perché, ma su cosa riguarda la transizione e cosa sta cambiando.

• Siate trasparenti e spiegate le ragioni alla base del passaggio a EOR e i vantaggi che ne derivano. 
• Spiega in che modo ciò porterà benefici sia all'azienda che ai dipendenti.

È naturale che i dipendenti si sentano ansiosi e incerti al riguardo.

• Come azienda, sii proattivo nell'affrontare le preoccupazioni dei dipendenti. Puoi farlo tramite sessioni di Q&A, riunioni di team, town hall, ecc.
• È necessario rassicurarli sul fatto che il loro benessere e la loro crescita continuano a essere una priorità per l'azienda.

E perché fermarsi qui? Potresti includere i dipendenti nella progressione della transizione fornendo loro aggiornamenti regolari. Farli sentire parte della transizione. Questo può essere fatto tramite, ad esempio, e-mail aziendali in cui mantieni una comunicazione continua.

2. Mantenere il riconoscimento della titolarità

I dipendenti che ora vengono trasferiti a EOR hanno dedicato il loro tempo e le loro risorse all'azienda. È necessario che non si sentano disconnessi dall'azienda e che la loro dedizione all'azienda sia apprezzata. 

Quando passano a un modello EOR, puoi riconoscere il tempo trascorso con l'azienda e riconoscerlo. Non dovrebbero avere la sensazione di ricominciare da capo la loro carriera. Dal momento che i dipendenti spaziano da tutte le fasce d'età, questo è un passaggio cruciale per ridurre al minimo qualsiasi stress, interruzione e resistenza da parte loro.

3. Preservare la cultura aziendale

È ovvio che i dipendenti si sentano ancorati all'azienda attraverso la sua cultura. E quindi, è importante che la cultura aziendale venga preservata e incoraggiata dopo la transizione. Potrebbero essere i valori condivisi, le tradizioni lavorative e le norme di lavoro. Durante la transizione a EOR, puoi mantenere intatti questi elementi familiari. Preservando elementi come la celebrazione di traguardi o rituali di squadra, i dipendenti si sentiranno meno interrotti nel loro lavoro quotidiano.

Questo è uno dei motivi principali per cui le aziende scelgono gli EOR rispetto ai freelance o all'outsourcing. I dipendenti riescono a rimanere meglio in contatto con le aziende. Riescono a sperimentare e a far parte della cultura aziendale, il che aumenta il loro impegno nei confronti dell'azienda. Anche le aziende sperimentano un maggiore controllo sui propri dipendenti.

Durante la transizione a EOR, è importante preservare il più possibile la cultura aziendale. Il vostro partner EOR allinea aspetti quali periodi di preavviso, festività, politiche sui congedi, struttura di reporting, orario di lavoro, ecc., con quelli della vostra azienda. Ciò mantiene la familiarità con l'azienda, riducendo al minimo i disagi.

4. Coinvolgimento e feedback dei dipendenti

Ecco il mio preferito. L'ho lasciato per ultimo perché penso che potrebbe migliorare significativamente l'intero processo di minimizzazione delle interruzioni durante la transizione. La strategia è semplicemente quella di far sì che i dipendenti contribuiscano con la loro parte alla transizione. Quale modo migliore per minimizzare le interruzioni se non rendendoli parte attiva della transizione stessa?

Parlo di sondaggi, feedback e suggerimenti. E non solo per il gusto di farlo. Ascoltateli davvero e implementate alcuni dei suggerimenti che pensate possano migliorare la transizione. Diventeranno proattivi nell'aiutarvi a rendere questa transizione fluida e facile. E poiché sono partecipanti alla transizione, non avranno sorprese in arrivo. Saranno già al corrente.

Durante le mie ricerche, mi sono imbattuto in questo studio condotto da Gartner: "Changing Change Management" . In questo studio, ai dipendenti è stato chiesto di partecipare attivamente ai principali cambiamenti organizzativi e i risultati sono stati sorprendenti.

Lo studio ha avuto un approccio open source, il che significa che i dipendenti sono stati attivamente coinvolti nella transizione. Sono stati assegnati loro ruoli e responsabilità specifici. Lo studio prosegue affermando che circa il 64% dei dipendenti ha le competenze per aiutare nella transizione e oltre il 74% di loro è disposto a farsi avanti e aiutare. Sono numeri davvero buoni.

Lo studio è stato condotto su oltre 6,500 dipendenti e oltre 100 dirigenti senior delle risorse umane. Cosa hanno cambiato?

1. I dipendenti sono stati coinvolti nella creazione congiunta di decisioni strategiche.
2. La responsabilità di pianificare come implementare questo cambiamento è stata assegnata ai dipendenti
3. È stato incoraggiato e sostenuto un dialogo trasparente e aperto sul cambiamento.

Cosa può fare questo cambio di approccio? Questo cambiamento dinamico di approccio ha il potenziale per:

1. Un approccio come questo può aumentare il successo del cambiamento da  34% a% 58
2. Il tempo necessario per implementare queste modifiche può diminuire 33%
3. Di nuovo un mio preferito: il coinvolgimento dei dipendenti può aumentare in modo impressionante 38%. Che cosa?
4. L'intenzione dei dipendenti di rimanere in azienda può aumentare in modo sorprendente 46%

L'implementazione di strategie come questa può sicuramente aiutare i dipendenti a essere più positivi sulla migrazione EOR. Più si sentono a riguardo, meno interruzioni vengono causate quando diventano parte del cambiamento.

Finora, questo blog ha trattato solo della gestione dei dipendenti e delle loro emozioni durante il turno. Passiamo ora a consolidare una prospettiva positiva sui servizi EOR.

Costruisci fiducia nel partner EOR

Se i dipendenti saranno trasferiti all'EOR, è giusto aiutare i dipendenti a fidarsi del partner EOR. I dipendenti dovrebbero conoscere il team EOR che si occuperà di loro. Il partner EOR può organizzare sessioni in cui i dipendenti possono apprendere le loro policy, procedure e valori. Ciò creerà trasparenza e aiuterà i dipendenti a sentirsi più a loro agio con questa transizione.

Per risolvere qualsiasi domanda e dubbio, il tuo partner EOR dovrebbe assegnare un team di supporto dedicato. Un team che sarà disponibile a risolvere rapidamente qualsiasi domanda. Ciò aiuterà ulteriormente i dipendenti a sentirsi a proprio agio con l'EOR.

Remunance, ad esempio, è un partner EOR che detiene un record di conformità al 100% con le leggi sul lavoro. Offriamo una gamma di benefit ai nostri dipendenti EOR che corrispondono agli standard del settore. Puoi assicurare ai tuoi dipendenti che quanto segue è ciò che ottengono con un partner EOR.

• Forniamo una migliore assicurazione sanitaria e assistenza per i reclami
• Rispettiamo pienamente tutte le normative relative ai dipendenti, come PF, ESIC, gratifiche e altro ancora.
• Supportiamo i nostri dipendenti EOR con prestiti bancari e servizi aggiuntivi
• Offriamo consulenza sulla pianificazione fiscale per i dipendenti
• Forniamo loro tutta l'attrezzatura IT e il supporto necessari
• Organizziamo una varietà di divertenti attività di coinvolgimento

Leggi: Che cos'è un Employer of Record (EOR)? Una guida per le aziende globali

La leadership aziendale si allinea con EOR

Le aziende si allineano con EOR perché possono accedere ai propri dipendenti, avere controllo diretto e comunicazioni

In tutto questo processo di transizione, la direzione dell'azienda può aiutare a rendere la transizione più semplice per i dipendenti, a partire dai team manager. I manager devono essere di supporto e disponibili a rispondere alle domande dei membri del team.

Potrebbero condurre riunioni di team per spiegare la transizione e affrontare le preoccupazioni dei dipendenti. I manager dovrebbero essere proattivi e comprendere tutto ciò che accade intorno a loro per guidare meglio il loro team.

Poi, arriva il management superiore o i dirigenti senior dell'azienda. I dirigenti senior dovrebbero sostenere attivamente la migrazione EOR e dimostrare il loro impegno per il cambiamento. Dovrebbero sottolineare ai dipendenti che sia l'azienda che il partner EOR hanno a cuore i loro interessi.

Ciò può essere fatto organizzando assemblee cittadine, inviando messaggi personalizzati o incontrando i team per discutere della transizione. 

Interagendo direttamente con i dipendenti, i leader hanno la possibilità di dimostrare loro che sono pienamente coinvolti e hanno fiducia nel successo della transizione. 

Festeggia la transizione EOR

Ultimo, ma uno dei punti più importanti, l'azienda dovrebbe praticare un framing positivo della transizione EOR. È importante mostrare ai dipendenti che il passaggio a un EOR è un'evoluzione; non è un ridimensionamento o una chiusura, ma un aggiornamento migliore. L'azienda dovrebbe evidenziare come questo cambiamento sia un passo avanti e offra nuove opportunità di crescita. Quando i dipendenti vedono la transizione come un cambiamento positivo, aumentano le possibilità che siano collaborativi e accolgano.

"Uniti ci alziamo" è un approccio senza tempo. Questo può essere sfruttato nella transizione organizzando eventi o sessioni che riuniscano l'azienda e i team EOR per creare un rapporto e motivarsi a vicenda. Attività come queste aiutano a creare un senso di cameratismo e supporto. Ciò fa sì che la transizione sembri un viaggio condiviso piuttosto che un processo dirompente.

Come Remunance ha aiutato i suoi clienti nella transizione EOR

Finora, Remunance ha aiutato diversi clienti a passare da una sussidiaria a EOR. Questi clienti provenivano da settori tra cui sviluppo software, impatto sociale, consulenza gestionale e FinTech. Ogni cliente aveva motivi diversi per le transizioni, ma abbiamo scoperto una cosa in comune: tutti i team erano funzionali, efficaci e avevano buone prestazioni. Il cliente non voleva lasciare andare questi dipendenti, quindi si è rivolto a EOR per farsi aiutare.

Le ragioni includevano principalmente

• Migliore gestione dei costi
• Le società sussidiarie sono centri di costo
• Conformità complessa e un sacco di scartoffie
• A volte erano decisioni del management
• Avevamo anche un'azienda che a metà strada si è resa conto della quantità di scartoffie, della noia coinvolta ed è passata all'EOR prima di costituire completamente la filiale.

Perché si sono rivolti all'EOR?

Bene, il motivo principale era che volevano una soluzione in cui potessero causare il minor numero possibile di disagi ai dipendenti. I team erano già impostati. Stavano lavorando bene. Sapevano, si erano sistemati e si sentivano a loro agio con la cultura aziendale. Il cliente non voleva cambiare questo.

Alternative come il freelance o l'outsourcing non offrivano questo, perché avrebbero perso sia la cultura aziendale che il contatto diretto con i dipendenti. Volevano una soluzione che causasse il minor intralcio possibile. Ed ecco che entra in gioco Remunance.

Cosa ha fatto Remunance?

Prima di includere i dipendenti, abbiamo condotto riunioni eccessive e dettagliate con i team di gestione per comprendere i processi e gli aspetti attuali dell'occupazione. Ciò includeva la comprensione di tutto, dall'assicurazione dei dipendenti ai benefit.

Abbiamo quindi condotto la nostra ricerca interna per analizzare quanto bene avremmo potuto abbinare questi aspetti. E abbiamo cercato di abbinare il nostro nuovo contratto ai loro sistemi esistenti il ​​più possibile. Dopo che questi dettagli sono stati completamente gestiti fino all'ultimo dettaglio, mettendo i puntini sulle i e le croci sulle t, abbiamo incluso i dipendenti.

È stata condotta una chiamata introduttiva dettagliata in cui abbiamo spiegato i dettagli della transizione e abbiamo assicurato loro che per loro non era cambiato nulla. Sono stati creati nuovi contratti per i dipendenti e i dipendenti sono stati introdotti ai nostri sistemi. Abbiamo condotto delle sessioni di formazione adeguate per farli sentire a loro agio e abituati a questi nuovi sistemi.

Perché hanno scelto Remunance?

Perché eravamo impegnati a fare il possibile. Uno dei nostri clienti aveva un fornitore di assicurazioni con cui aveva negoziato delle polizze. Volevano continuare con lo stesso fornitore di assicurazioni. Remunance ha stretto una partnership con il fornitore per assicurarsi che il nostro cliente non dovesse cambiare fornitore.

Con un altro cliente che aveva già allestito uno spazio ufficio e non voleva trasferirsi. Remunance si è assicurata di aiutare e ha raggiunto un accordo con il suo locatore invece di cercare nuovi spazi ufficio. Non c'era alcun ostacolo al lavoro o interruzione per i dipendenti.

Un altro dei nostri clienti era solito dare bonus mensili ai propri dipendenti. Remunance ha fatto un upgrade e ha creato un sistema in cui avremmo ricevuto questi bonus puntualmente. Abbiamo fatto in modo che questi bonus venissero aggiunti puntualmente alla busta paga dei dipendenti.

Una volta coinvolti i dipendenti, siamo con loro in ogni fase del percorso. Dopo le chiamate introduttive, Remunance organizza una sessione di domande e risposte individuale con ogni dipendente. Sappiamo che alcuni dipendenti potrebbero non conoscere abbastanza l'EOR e potrebbero avere altre domande sul loro stipendio, assicurazione, benefit, ecc. Durante questo processo, coinvolgiamo attivamente anche la dirigenza aziendale in modo che i dipendenti non si sentano alienati.

Abbiamo un solido sistema di ticketing in atto. Questo ha creato uno spazio abbastanza accessibile per i dipendenti che vogliono semplicemente sollevare un ticket e risolvere le loro preoccupazioni o dubbi. E ci piace vedere questa casella dei ticket vuota. Quindi siamo in allerta per assicurarci che i dipendenti non debbano aspettare giorni per ottenere una risposta da noi.

Dopo un onboarding riuscito, effettuiamo una chiamata di rivalutazione con il nostro cliente per capire come stanno funzionando le cose. Se i dipendenti hanno ancora problemi, se si sono adattati bene ai nostri sistemi e se c'è qualcosa che deve essere cambiato o migliorato.

Questo e molto altro è ciò che puoi ottenere con Remunance.

Per riassumere

I dipendenti sono parte integrante dell'organizzazione. Farli sentire al sicuro e far sì che si fidino dell'azienda è uno degli elementi più importanti durante la transizione. Per una migrazione EOR sicura, la strategia di gestione della forza lavoro deve essere solida e in atto. I dipendenti devono sentirsi autorizzati a non essere sottovalutati in nessun momento durante la transizione.

I dipendenti non devono sentirsi come se fossero disconnessi dall'azienda. L'obiettivo principale è far sentire ai dipendenti che, passando a EOR, ci si prende cura di loro. Siate onesti e aperti sulla transizione e siate pazienti e comprensivi riguardo alle loro reazioni e preoccupazioni.

Se davvero consideri il mio suggerimento, dico semplicemente di renderli parte attiva della tua transizione. Hai i numeri. Rendi la transizione EOR immersiva, non qualcosa che accade a loro, ma con loro.