Come gestire le preoccupazioni del team durante la transizione dall'outsourcing all'EOR?

Passare da un modello di outsourcing a un servizio Employer of Record (EOR) può creare incertezza tra i dipendenti. Le preoccupazioni relative alla sicurezza del posto di lavoro, ai flussi di lavoro in evoluzione e ai cambiamenti organizzativi sono comuni. Infatti, uno studio di Gartner ha mostrato che il supporto dei dipendenti al cambiamento aziendale è sceso al 43% nel 2022, rispetto al 74% del 2016, riflettendo un grave deficit di trasformazione e una crescente stanchezza da cambiamento.

Il passaggio all'outsourcing EOR non è solo una decisione aziendale, ma una trasformazione culturale. E se gestita correttamente, la transizione ai servizi EOR può offrire stabilità a lungo termine, conformità semplificata e un migliore supporto ai dipendenti.

Questo blog è la tua guida per gestire i disagi dei dipendenti durante il passaggio dall'outsourcing all'EOR. Troverai misure concrete per ridurre l'ansia, costruire fiducia e sfruttare i punti di forza del tuo partner EOR per semplificare il processo. Ti forniremo tutto ciò di cui hai bisogno per supportare il tuo team durante questo cambiamento critico. Rendiamo la tua transizione all'EOR fluida e di successo.

Identificazione delle preoccupazioni del team durante la transizione EOR

Ogni cambiamento nelle dinamiche del posto di lavoro porta con sé la sua quota di domande e preoccupazioni. L'incertezza sorge quando il cambiamento interrompe le operazioni quotidiane. Riconoscere queste sfide primarie nella gestione dei team all'inizio della transizione ti aiuta ad affrontarle in modo efficace con il tuo team.

Sicurezza del lavoro e ruoli

I dipendenti potrebbero temere di perdere il lavoro o di vedere i ruoli ridotti durante il turno. Rassicurali con una comunicazione chiara. Evidenzia come il modello EOR non riguardi il ridimensionamento, ma l'empowerment dei team con operazioni più fluide. Ad esempio, chiarisci che i contratti saranno protetti e i ruoli rimarranno gli stessi, o addirittura miglioreranno.

Comprendere la nuova struttura EOR

Migliori datore di lavoro registrato modello potrebbe introdurre nuovi punti di contatto, terminologie, processi o sistemi. Per i dipendenti, questo potrebbe sembrare come imparare una nuova lingua. Potrebbero chiedersi a chi rivolgersi per problemi relativi alle risorse umane o come funzioneranno gli adeguamenti delle buste paga. Semplifica la loro confusione con guide e spiegazioni visive. Ad esempio, fornisci un grafico che mostra il flusso di responsabilità nel modello EOR. 

Flusso di lavoro del modello EOR

1. Azienda (Cliente)

• Operazioni aziendali principali: concentrarsi esclusivamente su crescita, strategia e innovazione.
• Supervisione del team: gestire le attività quotidiane e le prestazioni del team.
• Assegnazioni di lavoro: assegnare progetti e definire obiettivi per i dipendenti.
• Cultura aziendale: promuovi i valori del tuo marchio e l'ambiente di lavoro.

2. Datore di lavoro registrato (EOR)

• Conformità e quadro giuridico: garantire il rispetto delle leggi locali sul lavoro, delle normative fiscali e delle norme statutarie.
• Contratti di lavoro: redigere e gestire contratti conformi alla legge per i dipendenti.
• Paghe e imposte: gestisci l'erogazione degli stipendi, i benefit, le detrazioni e le dichiarazioni dei redditi.
• Amministrazione dei benefit: fornire assicurazione sanitaria, politiche di congedo e contributi obbligatori.
• Onboarding e Offboarding: gestisci le procedure di assunzione e di uscita senza intoppi per i dipendenti.
• Gestione della responsabilità: attenuare i rischi assumendosi la responsabilità legale degli obblighi lavorativi.

3. Dipendente (talento assunto)

• Consegna del lavoro: eseguire le attività assegnate dall'azienda (cliente).
• Conformità alle policy: seguire le linee guida e le aspettative stabilite dall'EOR e dall'azienda.
• Ciclo di feedback: comunicare regolarmente con l'azienda (cliente) per aggiornamenti e valutazioni delle prestazioni.

Adeguamenti nei flussi di lavoro e nei processi

Le modifiche al flusso di lavoro sono inevitabili. Forse i parametri per i benefit dei dipendenti cambiano, o le domande di congedo richiedono un processo di approvazione diverso. Invece di inquadrarli come interruzioni, presentali come aggiornamenti progettati per rendere la vita di tutti più facile. Rassicura che sono progettati per l'efficienza operativa e migliorano la produttività del team, non per aggiungere complessità. Offri una formazione pratica per creare sicurezza.

Non limitarti a ripetere le parole senza tempo di John F. Kennedy: rendile realtà attraverso i fatti.

"Il cambiamento è la legge della vita. Chi guarda solo al passato o al presente è destinato a perdersi il futuro." 

Quali misure puoi adottare per creare fiducia nel tuo team affinché abbraccino anche loro questa visione? Ne parleremo nella prossima sezione.

 

Come creare fiducia durante la transizione ai servizi EOR?

Come abbiamo già detto in precedenza in questo blog, la fiducia e la trasparenza sono la spina dorsale di qualsiasi cambiamento organizzativo di successo. Affrontare le preoccupazioni dei dipendenti in modo ponderato è fondamentale per preservare la fiducia dei dipendenti nell'organizzazione. Discutiamo i fattori chiave di "come farlo".

La trasparenza è la chiave

Spiega "perché" questa transizione è importante. Dì: "Stiamo collaborando con un modello EOR per offrire migliori benefit ai dipendenti, una struttura di retribuzione e opportunità di carriera". Un chiaro perché rimuove i dubbi e crea fiducia. Dopotutto, il tuo team ha bisogno di vedere come questo cambiamento si allinea con la loro crescita e gli obiettivi dell'azienda.

La comunicazione precoce stabilisce il tono

I dipendenti si sentono presi alla sprovvista quando vengono informati delle transizioni troppo tardi. Condividete i piani in anticipo, anche prima di finalizzare i dettagli. Ad esempio, organizzate una riunione di avvio per delineare cosa accadrà. Condividete le tempistiche, le tappe fondamentali e chi gestirà responsabilità specifiche per eliminare l'ambiguità.

Evidenziare i vantaggi dell'EOR

Dal flusso di lavoro migliorato ai benefit potenziati, la partnership con i servizi EOR spesso si traduce in vantaggi tangibili per i dipendenti. Inquadra la transizione come un upgrade che apre nuove porte alla crescita professionale, alla stabilità finanziaria e allo sviluppo professionale. L'enfasi sui vantaggi incentrati sui dipendenti rende il cambiamento comprensibile.

Le sessioni di domande e risposte creano chiarezza

Organizza frequenti riunioni "chiedimi qualsiasi cosa" con i tuoi dipendenti. Crea spazi sicuri in cui il tuo team possa esprimere apertamente le proprie preoccupazioni. Organizza sessioni interattive di domande e risposte in cui tu, in qualità di datore di lavoro, e il tuo partner EOR potete rispondere direttamente alle domande. Ad esempio, potresti spiegare come saranno gestite le detrazioni fiscali in base al modello EOR. Questo approccio proattivo crea fiducia e mostra ai dipendenti che le loro preoccupazioni vengono prese sul serio.

Coinvolgimento dei membri del team nel processo

Incorpora il feedback dei dipendenti quando finalizzi flussi di lavoro o benefit legati al modello EOR. Lascia che i dipendenti contribuiscano alle decisioni, ove possibile. Dì: "Vogliamo il tuo feedback su quale software di gestione paghe è più facile da usare". Quando i dipendenti vedono che il loro contributo plasma la transizione, si sentono più coinvolti nel suo successo. Uno studio Gallup ha scoperto che le aziende con un elevato coinvolgimento dei dipendenti hanno ottenuto una redditività superiore del 21%. Il coinvolgimento genera accettazione che, a sua volta, ha un impatto diretto sui livelli di produttività di ciascun dipendente.

Il feedback continuo mantiene il polso

Non dare per scontato che vada tutto bene. E onestamente, la transizione non finisce sulla carta. Fai dei check-in regolari con i dipendenti per valutare come si sentono dopo la transizione. Sondaggi anonimi, comunicazioni individuali e politiche di porte aperte aiutano a identificare e affrontare i problemi persistenti. Ad esempio, potresti scoprire che la formazione sul nuovo sistema ha bisogno di miglioramenti.

Lascia che le parole di Ken Blanchard diventino il tuo mantra durante il periodo di transizione: “Il feedback è la colazione dei campioni”  

Come sfruttare le competenze locali nei servizi EOR?

Un EOR non è solo un partner di conformità. È la tua guida interna alle operazioni locali. Sfruttare questa competenza rende le transizioni molto meno preoccupanti di quanto dovrebbero essere.

Colmare le lacune tra clienti e membri del team

I servizi EOR fungono da ponte di comunicazione tra la tua leadership e il team remoto. La loro profonda conoscenza dei mercati locali evita le differenze geografiche tra le due parti. Ad esempio, assicurano che le richieste HR regionali dei dipendenti siano in linea con gli obiettivi della tua azienda. Ciò impedisce ulteriormente incomprensioni durante la transizione.

Le informazioni locali semplificano l'onboarding

Per qualsiasi nuova assunzione che avviene sotto il modello del datore di lavoro di riferimento durante il passaggio, questa è una questione estremamente delicata. L'onboarding è come dare il tono a una sinfonia. Ogni mercato ha le sue sfumature aziendali uniche. Un EOR porta questa competenza sul tavolo. Aiuta i dipendenti a sentirsi benvenuti e parte della tua famiglia aziendale fin dal primo giorno. Ad esempio, possono organizzare kit di benvenuto culturalmente rilevanti per creare un senso di appartenenza.

Sfoglia il nostro blog per saperne di più come Remunance gestisce efficacemente l'inserimento dei dipendenti

Come mantenere motivati ​​i dipendenti durante la transizione ai servizi EOR?

Il morale dei dipendenti è un pilastro della produttività, specialmente durante una transizione. I dipendenti motivati ​​possono trasformare una transizione difficile in un'opportunità di successo. Ecco come mantenere alto il loro morale.

Piani di comunicazione personalizzati

Un approccio one-size-fits-all raramente funziona nelle transizioni. Non usare email generiche per ogni reparto. Personalizza i messaggi per affrontare le preoccupazioni specifiche dei ruoli. Ad esempio, fai sapere agli ingegneri che i loro processi di lavoro non cambieranno, ma il supporto IT e infrastrutturale migliorerà. La personalizzazione dimostra empatia e aiuta a garantire che ogni dipendente si senta ascoltato.

Affrontare i problemi di crescita professionale

Le transizioni spesso sollevano domande sui percorsi di carriera. I dipendenti vogliono sapere: "Cosa ci guadagno?" Mostra loro come il modello EOR apre le porte a nuove opportunità di apprendimento, programmi di formazione e certificazioni. Comunica chiaramente che ora lavoreranno direttamente con te, senza interferenze di terze parti, e possono persino esplorare ruoli interfunzionali all'interno dei loro dipartimenti. Mostra una tabella di marcia per lo sviluppo personale per alleviare le ansie legate alla carriera.

Incoraggiare sessioni di formazione interculturale

Per i team remoti, la comprensione interculturale è fondamentale per una migliore collaborazione. I servizi EOR possono organizzare workshop che insegnano ai dipendenti gli stili di lavoro e le tradizioni delle loro controparti. Ciò crea rispetto e apre la strada a un ambiente di lavoro molto più coinvolgente.

Le strutture salariali migliorate aumentano il morale

Una semplice verità? Una retribuzione migliore rende tutti più felici. Passare a un modello EOR spesso comporta revisioni salariali più in linea con i benchmark locali. Inoltre, i dipendenti EOR godono di una struttura di pagamento di gran lunga migliore rispetto ai dipendenti esternalizzati. Spiega come il passaggio ai servizi EOR garantisca stipendi allineati al mercato, pagamenti puntuali e una ripartizione trasparente degli stipendi, migliorando la sicurezza finanziaria.

Evidenziare le opportunità di crescita a lungo termine

Riformula la transizione come un trampolino di lancio per una crescita a lungo termine. Dì: "Questo cambiamento è progettato per offrire maggiore stabilità lavorativa e benefit migliorati". Quando i dipendenti vedono il quadro generale, il loro scetticismo si trasformerà in entusiasmo.

Una saga creata da Remunance

Remunance ha gestito con successo un numero “n” di clienti e i loro team remoti nel corso degli anni, sempre con il suo approccio estremamente trasparente e meticoloso. Tuttavia, questo caso particolare si è rivelato particolarmente ostico. Non solo perché ha comportato una “transizione” da un modello all’altro, ma anche a causa della resistenza interna che il team di Remunance ha incontrato durante il processo. 

Remunance come team mette i piedi per terra per analizzare a fondo le cause profonde della resistenza, affrontarle e consentire una transizione efficiente per il suo cliente. Qui, abbiamo delineato un diagramma di flusso cronologico che cattura l'intero processo, dalle sfide iniziali al momento in cui il team ha celebrato il suo successo e la sua soddisfazione con il nuovo processo. Perché così tanti dettagli? Perché ne vale la pena!    

La Resistenza

Livesource, un'azienda di sviluppo di prodotti software, voleva allontanarsi dalle complessità dell'outsourcing. Voleva passare a un modello operativo più efficiente. Inizialmente, l'azienda ha incontrato una notevole resistenza da parte dei suoi dipendenti. Erano esitanti sulla transizione, incerti sui cambiamenti che avrebbe portato. Di conseguenza, la dirigenza ha fatto fatica a comunicare in modo efficace i vantaggi del nuovo modello ai suoi oltre 20 dipendenti. Inoltre, affrontare gli aspetti legali del cambiamento ha aggiunto difficoltà.

La Soluzione

Remunance ha adottato un approccio pratico per supportare Livesource durante la transizione. Rajendra Vaidya, CEO di Remunance, si è preso personalmente il tempo di parlare con i dipendenti e affrontare le loro preoccupazioni. Ha ascoltato attentamente un'ampia gamma di questioni, tra cui la sicurezza del posto di lavoro, i cambiamenti di ruolo, i benefit per i dipendenti, le policy e altro ancora. Con pazienza e chiarezza, ha fornito risposte dirette a ogni domanda, assicurandosi che tutti potessero capirle facilmente. Remunance ha anche lavorato a stretto contatto con la dirigenza per garantire che il team si sentisse sicuro e supportato durante il cambiamento.

Il Risultato

Come risultato di questa transizione, la soddisfazione dei dipendenti è migliorata in modo significativo. Il team, un tempo esitante, dopo 6 mesi di transizione è diventato un convinto sostenitore del nuovo modello. Ha adottato il modello con un approccio più efficiente e organizzato. Con una comunicazione più chiara e processi semplificati, Livesource ha sperimentato una transizione a cascata e una forza lavoro più forte e coinvolta.

Conclusione

Passare dall'outsourcing a un modello EOR non significa solo spuntare caselle operative. È un processo incentrato sull'uomo. Le preoccupazioni del tuo team non sono ostacoli; sono opportunità per mostrare leadership ed empatia.

Se gestito con trasparenza, fiducia e attenzione al benessere dei dipendenti, trasformerai questo cambiamento in una storia di successo. Ora, questo può essere ottenuto solo affrontando le paure sulla sicurezza del posto di lavoro, fornendo una comunicazione cristallina e appoggiandosi all'esperienza locale del tuo EOR.

In Remunance, non ci occupiamo solo di conformità, ci occupiamo di creare luoghi di lavoro in cui i team prosperano. Siamo specializzati nel guidare le organizzazioni attraverso queste transizioni, mantenendo la fluidità del processo sia per i datori di lavoro che per i dipendenti. Con le nostre strategie comprovate e l'approccio personalizzato, abbiamo aiutato le aziende a incrementare la produttività e il morale dei dipendenti durante la fase di transizione.

Allora, sei pronto a far sì che sia una vittoria per tutti i soggetti coinvolti?