Les 3 meilleures options pour créer des équipes à distance

Le télétravail est un modèle de travail populaire largement adopté par les entreprises en dehors de leur pays d'origine. Ce modèle de travail à distance est principalement utilisé pour constituer des équipes distantes qui permettent une flexibilité de travail, un équilibre entre vie professionnelle et vie privée et une productivité élevée.. De nos jours, le terme « équipe à distance » est plus couramment utilisé pour désigner la création d’équipes à distance en dehors de votre pays. Les organisations créent des équipes à distance à l’étranger pour accéder à un vivier de talents qui est moins coûteux que celui disponible dans votre propre pays.

Il existe différentes méthodes pour constituer votre équipe à distance. Pour n'en citer que quelques-unes, la constitution d'équipes à distance peut s'effectuer par le biais de sous-traitants, d'externalisation, de freelance, de création de filiales dans un pays particulier et d'organisations internationales d'employeurs professionnels (PEO). 

Cet article de blog abordera les trois principaux modèles couramment utilisés pour constituer des équipes à distance. Il s'agit de la sous-traitance à distance, de l'externalisation et des services PEO internationaux. Chaque modèle fonctionne de manière différente et présente différents types d’avantages et de défis pour les entreprises. 

Avant d’expliquer plus en détail ces modèles, comprenons d’abord plus en détail la signification d’une équipe à distance et ses principales caractéristiques. 

Qu'est-ce qu'une équipe distante ?

Par définition, une équipe à distance est constituée d’un groupe de professionnels dont les espaces de travail se trouvent à l’extérieur des bâtiments ou des bureaux de l’entreprise et qui travaillent de n’importe où, notamment depuis le confort de leur domicile. Les employés internes qui travaillent à domicile ou dans un modèle hybride ou qui sont situés dans différentes villes d’un même pays peuvent être considérés comme faisant partie d’une équipe à distance pour un employeur. 

Ainsi, la définition ci-dessus ne correspond pas vraiment à la signification de « équipe à distance » per se car cela signifie quelque chose de légèrement différent ici dans ce blog. Lorsque nous parlons ici d'équipes à distance, nous entendons les travailleurs à distance qui sont basés dans un autre pays et qui travaillent dans des environnements et des conditions de travail différents de ceux du pays d'origine de l'employeur. 

Ici, le sens est que l'emplacement de base de L'employeur et les employés doivent avoir une distinction significative en termes de fuseau horaire, de cultures et de langues, de taux de main-d'œuvre, de conformité réglementaire, etc. Les travailleurs à distance utilisent des canaux numériques ou des outils de collaboration tels que la messagerie instantanée, la vidéoconférence et le courrier électronique pour communiquer. 

Explorons trois autres caractéristiques essentielles d’une équipe à distance, qui soulignent son essence et avantages d'avoir des équipes à distance.

• Recrutements externes : Les équipes à distance impliquent l'embauche de ressources externes ou d'experts tiers en plus des employés internes de l'entreprise ou en remplacement de certains. Les entreprises embauchent ces travailleurs à distance pour des projets ou des tâches spécifiques ayant une durée déterminée. Mais dans certains cas, ces ressources à distance peuvent être embauchées pour une période prolongée.
• Facteur de coût et disponibilité des ressources : L’embauche de travailleurs à distance provenant de pays disposant d’un important bassin de main d’œuvre bon marché peut s’avérer une opération économique. Un accès facile au vivier de talents et un emploi moins coûteux peuvent réduire considérablement le coût global pour l’entreprise. 
• Expansion commerciale: La principale raison pour laquelle une équipe à distance est recrutée est d'ajouter de nouveaux talents et de l'expérience pour aider à l'expansion de l'entreprise. Pour étendre ses opérations à l'international, les entreprises doivent explorer de nouveaux territoires géographiques avec un large vivier de talents et former l'équipe pour qu'elle s'aligne sur les valeurs et les objectifs de l'entreprise. 

3 options pour constituer une équipe à distance et leurs aspects clés

Explorons les trois modèles populaires de constitution d’équipes à distance et comprenons les avantages et les défis des entreprises selon chaque modèle. 

Entrepreneurs : embauche flexible et accès à l'expertise

Si vous recherchez une embauche flexible et un accès à des experts en la matière pour votre travail à distance, vous pouvez envisager de faire appel à des sous-traitants/indépendants.

Les sous-traitants ont généralement des compétences ou une expertise dans un domaine d'activité ou un service particulier. Certains travailleurs contractuels peuvent travailler sur un seul projet pendant une période limitée ou certains peuvent rester dans une entreprise pendant une période prolongée. Les travailleurs indépendants et les entrepreneurs indépendants sont quelques exemples de travailleurs contractuels. 

Avantages des entrepreneurs

• • Embauche flexible:Les travailleurs contractuels sont disponibles pour des projets à court terme et peuvent être employés temporairement chaque fois qu'une entreprise en a besoin. Il est facile pour les entreprises de redimensionner leurs effectifs en faisant appel à des travailleurs à distance, car ils peuvent être disponibles pour des travaux saisonniers.
  • Réduction des coûts:Les sous-traitants ne font pas partie des employés à temps plein d'une entreprise et, par conséquent, ne sont pas éligibles aux avantages sociaux habituels des employés, tels que les prestations médicales et d'assurance, les congés payés ou les régimes de retraite. De plus, les entreprises peuvent réduire leurs frais généraux en embauchant des sous-traitants. 
  • Accès à l'expertise:Les sous-traitants possèdent généralement des compétences spécialisées ou proposent des services particuliers qu'une entreprise ne peut pas fournir en interne. Les entreprises peuvent ajouter de nouvelles expériences et expertises à leurs opérations existantes pour améliorer leur productivité.
  • Aucune responsabilité légale:Dans la plupart des cas, les entrepreneurs sont responsables de la gestion de leurs processus juridiques et de leur conformité, tels que le dépôt des impôts, etc., réduisant ainsi la responsabilité juridique des entreprises. 

Défis des entrepreneurs 

• • Trouver les bons talents:Les entreprises peuvent avoir du mal à trouver les bons talents pour un pays ou une région spécifique, car les travailleurs contractuels peuvent avoir des environnements de travail différents. Trouver et adapter les bons candidats à la culture de travail de l'entreprise peut être fastidieux et prendre du temps.  
  • Conservation des ressources : Le taux d'attrition des sous-traitants est généralement très élevé en raison du manque de satisfaction et de sécurité au travail. Sans avantages sociaux et sans perspectives de carrière dans le travail sous contrat, ces travailleurs quittent souvent leur emploi dès qu'ils ont de meilleures opportunités. Cela peut entraver le projet en cours avec les sous-traitants.  
  • Problèmes de confidentialité : Les entrepreneurs peuvent travailler avec plusieurs clients lorsqu'ils travaillent sur un projet temporaire. Ils peuvent même signer plusieurs contrats pour des projets similaires, ce qui peut entraîner des problèmes de confidentialité pour les entreprises.  

Externalisation : besoin d'une équipe expérimentée et prête à l'emploi

Si vous avez besoin d’une équipe expérimentée et prête à l’emploi pour vos services à distance, l’externalisation peut être une meilleure option. 

Les prestataires de services d'externalisation sont des agences externes qui gèrent des fonctions commerciales spécialisées pour le compte d'entreprises étrangères. Ils sont largement utilisés pour réduire les coûts et une entreprise peut externaliser diverses opérations, de la fabrication aux tâches administratives. En externalisant, une entreprise peut toujours effectuer le même travail, qui aurait pu être effectué en interne, mais à moindre coût. En plus des économies de coûts, les entreprises peuvent tirer de nombreux avantages de l'externalisation.  

Avantages de l'externalisation

• Une équipe prête à l'emploi:Les prestataires de services d'externalisation disposent généralement de leur propre équipe composée d'experts dans les services qu'ils proposent. La seule chose qu'une entreprise doit faire est de trouver le partenaire d'externalisation approprié et digne de confiance.  
• Expérience et expertise:Les entreprises peuvent enrichir leurs activités existantes en y ajoutant de nouvelles expériences et des talents spécialisés grâce à l'externalisation. Les prestataires de services ont généralement une connaissance approfondie du sujet et l'équipe est formée pour le service en question. 
• Développer son activité:Les entreprises peuvent s’adapter à l’évolution des environnements et des exigences commerciales en délocalisant certaines de leurs opérations pour soutenir et accompagner leur croissance. 
• Fonctions principales de l'entreprise:En externalisant certaines de leurs fonctions commerciales les moins critiques, les entreprises peuvent gagner plus de temps pour se concentrer sur leurs activités principales.

Les défis de l'externalisation

• Manque de contrôle direct et de communication:Les entreprises peuvent être confrontées à des difficultés dans la gestion de leur équipe externalisée car il n'existe pas d'accès direct à la communication et au contrôle sur l'équipe. Les partenaires externalisés se chargent seuls de la sélection de l'équipe et de l'attribution de leurs tâches.  
• Le manque de transparence:Comme les partenaires d'externalisation décident seuls de la politique d'emploi, il y a de fortes chances que l'équipe soit privée de divers avantages sociaux. En général, les agences d'externalisation ne divulguent généralement pas d'informations sur les salaires des employés aux entreprises qui les embauchent. Cela conduit à des taux élevés taux d'attrition dans l'équipe externalisée. 
• Problèmes de violation de la propriété intellectuelle:Travailler avec des partenaires d’externalisation peut comporter des risques de confidentialité tels que des violations de propriété intellectuelle. En externalisation, certaines personnes de l’équipe peuvent travailler simultanément sur des projets similaires pour plusieurs clients. 

PEO international : nouveaux talents et gestion efficace des équipes à distance

Si vous souhaitez constituer votre propre équipe en ayant accès à un vivier de talents de haut niveau dans un autre pays, le PEO international peut être votre meilleure option. Ce modèle peut offrir des solutions lorsque vous rencontrez des difficultés pour gérer votre équipe à distance. 

Le PEO international/Global PEO, également connu sous le nom d'employeur officiel (EOR) en Europe et de PEO aux États-Unis, est un modèle relativement nouveau et en développement par rapport aux autres modèles. Il offre une gamme de services non essentiels à l'entreprise, tels que des fonctions de ressources humaines pour aider à gérer les affaires quotidiennes des employés d'entreprises étrangères. 

EOR agit en tant qu'employeur légal pour les employés à distance travaillant pour une entreprise étrangère. En utilisant les services EOR, une entreprise peut économiser du temps et des ressources, permettant aux décideurs de se concentrer sur les fonctions essentielles de l'entreprise. 

Avantages du PEO international

• Contrôle direct sur l'équipe:Avec l'aide des services PEO internationaux, les entreprises peuvent recruter directement des candidats en fonction de leurs besoins. Comme il n'y a pas d'intermédiaire entre les entreprises et leur équipe, elles ont un contrôle et une autorité directs sur l'équipe. Les partenaires EOR aident simplement les entreprises à trouver les bons candidats et de nouveaux talents.
• Accès facile aux nouveaux talents:Les prestataires de services PEO internationaux ont une connaissance approfondie des ressources/de la main-d'œuvre locales. Services EOR, les entreprises peuvent facilement accéder à un vivier de nouveaux talents internationaux et les employer à des tarifs moins chers.
• Communication directe et transparence:Dans le modèle PEO international, il existe une communication directe entre les entreprises et les employés. Les entreprises décident seules du salaire de leurs employés à distance et exécutent les tâches selon leurs décisions.  
• Aucune possibilité de violation de la propriété intellectuelle:Une équipe à distance travaillera sur un seul projet dans le cadre du modèle. Les entreprises gèrent directement l'équipe et peuvent surveiller activement ses activités pour éviter toute utilisation abusive d'informations confidentielles ou toute violation de propriété intellectuelle. 
• Taux élevé de rétention des employés:Les employés travaillant dans le cadre d'une PEO internationale bénéficieront des avantages sociaux maximaux dont bénéficierait tout employé à temps plein d'une organisation. Ils bénéficieront de primes, de congés payés, d'avantages de retraite et de congés payés en plus des avantages médicaux et d'assurance maladie. En raison de la grande satisfaction et de la sécurité au travail, la rétention des employés est élevée lorsqu'on travaille avec un partenaire EOR.
• Conformité réglementaire:Les PEO internationales s'occupent de la conformité réglementaire des employés à distance. Les EOR ont une connaissance approfondie des lois et réglementations locales du travail. De cette façon, les entreprises n'ont pas à s'inquiéter des risques de responsabilités juridiques et de sanctions.  

Défis du PEO international :

• Changement de salaire : Travailler avec un partenaire PEO international peut modifier les coûts de votre côté, car l'entreprise doit payer tous les avantages sociaux de votre équipe à distance. 
• Considérés à tort comme des prestataires de services de paie tiers:Pour beaucoup, les services PEO internationaux sont synonymes de services de paie tiers ou de services d'externalisation des ressources humaines. Cependant, les services EOR offrent des services plus complets en plus des fonctions de paie et de ressources humaines. 
• Facteurs temporels:La constitution d'une nouvelle équipe peut prendre quelques mois, voire un an, car les PEO internationales ne disposent pas d'une équipe prête à l'emploi. Toutefois, dans certains cas, les entreprises peuvent facilement constituer une équipe en quelques semaines ou quelques mois si le nombre d'employés requis est moindre.  

Vous pouvez planifier et constituer stratégiquement votre équipe à l'étranger grâce à ces différentes options. En travaillant avec des PEO, des agences d'externalisation et des sous-traitants internationaux, vous pouvez bénéficier d'une gamme de services rentables pour l'expansion de votre entreprise à l'étranger. 

Ces modèles sont largement adaptés à différentes tailles d'entreprise, opérations et fonctions, en particulier pour les petites et moyennes entreprises. Le travail indépendant et les filiales sont d'autres options pour constituer des équipes à distance, mais elles ne sont pas très populaires dans divers services. Le choix du meilleur modèle pour votre équipe à distance peut nécessiter une compréhension plus approfondie de chaque option.