Minimiser les perturbations des employés lors du passage d'une filiale à une EOR

Les changements organisationnels jouent un rôle important dans la croissance d'une entreprise. Ils aident les entreprises à s'adapter aux nouvelles tendances du marché et de l'industrie. Ces changements peuvent prendre la forme de restructurations internes, de fusions et acquisitions ou de changements de direction.

L’un de ces changements majeurs est le passage d’une filiale à un modèle EOR. Un employeur officiel (EOR) est un prestataire de services qui agit en tant qu’employeur légal pour les entreprises internationales. Il leur permet d’embaucher des employés en Inde sans créer leurs propres entités. Les entreprises effectuent souvent cette transition pour bénéficier d’avantages financiers et opérationnels, ainsi que d’un meilleur soutien RH de la part d’experts EOR.

Cependant, même des changements positifs comme ceux-ci peuvent mettre les employés mal à l'aise. Ils peuvent commencer à s'inquiéter de leur sécurité d'emploi, de leur rémunération ou de leur évolution professionnelle. Ces inquiétudes peuvent également les amener à s'interroger sur leur avenir au sein de l'entreprise. Pour apaiser ces craintes, il est essentiel de rassurer les employés et de veiller à ce qu'ils modifient le moins possible leur travail au quotidien.

Ce processus qui consiste à faire en sorte que les employés se sentent en sécurité et à réduire les changements dans leur environnement de travail s'appelle minimiser les perturbations des employés. Dans ce blog, je vais vous présenter les stratégies clés pour réduire ces perturbations. Alors, sans plus attendre, allons-y.

Comment assurer une migration EOR en douceur ?

Nous allons comprendre cette section en deux parties.

Tout d'abord, la partie administrative. C'est le processus au cours duquel l'entreprise et le partenaire EOR mettent en place la transition. Les employés n'ont pas encore été impliqués dans cette étape. Cependant, c'est la partie la plus cruciale de la transition. Elle pose toutes les bases de la migration EOR ultérieure. 

Deuxièmement, la partie de la transition où les employés s’impliquent. C’est à ce moment-là qu’il faut informer les employés sur la transition. Il faut répondre à leurs craintes, leurs inquiétudes et leurs doutes. C’est là que les perturbations doivent être minimisées et j’ai les bonnes stratégies pour vous aider à y parvenir.

Une base administrative solide pour une transition en douceur

« On ne peut pas construire un grand bâtiment sur des fondations fragiles », tels sont les mots du leader américain Gordon B. Hinckley. Il faut des fondations solides pour construire une société harmonieuse et durable. passer d'un modèle de filiale à un modèle EORDans ce changement d’EOR, la fondation devient la transition administrative et opérationnelle.

En tant qu'entreprise en pleine transition, vous devez vous assurer qu'il n'y a pas de détails à régler dans des domaines tels que la stratégie, la conformité, la mise en place de la paie, les contrats des employés et la continuité des avantages. Toute erreur à cette étape pourrait entraîner des complexités et des retards supplémentaires à mesure que vous avancez. Examinons les aspects administratifs sur lesquels nous devons nous concentrer pendant le passage à l'EOR.

• Préparation de la migration EOR

Selon les mots de Benjamin Franklin, « Si vous ne vous préparez pas, vous vous préparez à l'échec ». Cette affirmation ne pourrait être plus appropriée pour des transitions majeures comme la migration d'une filiale vers une EOR. La planification doit ici être effectuée à la lettre, en tenant compte de chaque détail.

Avant même de commencer, vous devez déterminer les principales parties prenantes qui doivent être impliquées. Vous devez leur présenter votre plan et les faire participer à la transition.

Vous définissez ensuite la stratégie et les objectifs de la transition. Ici, vous collaborez avec votre partenaire EOR pour planifier l'ensemble du processus et fixer des délais réalistes.

Établissez des points de contrôle et des indicateurs pour suivre la progression et le succès de la migration. Quelles sont les équipes dédiées et quelle partie de la transition vont-elles superviser ? Quand les équipes RH, juridiques et financières interviennent-elles ? 

Chaque professionnel, chaque équipe, chaque service impliqué doit clairement connaître les responsabilités et les délais qui lui sont assignés.

À la fin de ce processus, vous devriez disposer d’un cadre de transition solide, avec tous les échéanciers et jalons en place.

• Maintenir et améliorer les avantages liés à l’emploi

L’un des aspects les plus importants d’un emploi pour un employé est sa rémunération et ses avantages sociaux. Pour ne pas causer de soucis majeurs dans ce domaine, les avantages antérieurs doivent être conservés ou améliorés. Cette étape doit consister à trouver les la meilleure façon d'offrir des avantages aux employés de votre équipe tout en étant conforme à toutes les lois requises.

Cette partie devient généralement un peu délicate. En effet, le plus souvent, les structures salariales et les avantages sociaux changent pour les employés en transition. Dans le cadre du modèle EOR, les employés ne peuvent bénéficier que d'avantages conformes aux lois du travail, à l'impôt sur le revenu et à la conformité statutaire. Si les avantages de l'EOR et de la filiale ne correspondent pas, l'EOR doit en expliquer les raisons aux employés.

En outre, votre partenaire EOR doit également transférer des avantages tels que des cotisations au fonds de prévoyance et à l'assurance maladie, etc. à EOR.

• Créer de nouveaux contrats et politiques pour les employés

Il est maintenant temps de parler juridique. À cette étape, de nouveaux contrats d'employés doivent être créés reflétant l'emploi sous l'EOR. Tout changement dans les structures salariales ou les avantages sociaux aurait un impact direct sur les employés. Par conséquent, l'une des choses les plus cruciales à faire ici est de faire correspondre les nouveaux contrats avec les précédents. Outre les contrats des employés, les politiques changeront également en fonction des termes de l'EOR. Cela comprend la façon dont l'EOR gère la paie, les impôts, les avantages sociaux et les autres conditions d'emploi.

Impliquer les employés dans le changement EOR

Nous entrons maintenant dans la phase où nous impliquons les employés dans la transition. Selon le calendrier décidé, une annonce doit être faite autour de la transition. Les employés doivent être présentés à l'EOR et toute la transition doit être expliquée. Qu'est-ce que cela signifie pour l'entreprise, comment cela va-t-il bénéficier aux employés et qu'est-ce qui va changer exactement ? Il est également important de leur faire savoir que leur travail, leur environnement et leurs routines ne changeront pas.

La toute première chose que les employés doivent entendre lors d’une transition est que leur emploi est sécurisé. En tant qu’entreprise, vous pouvez leur assurer qu’il n’y aura aucune interruption dans leur ancienneté ou leur rémunération. Le seul changement est qu’ils passeront au système de paie EOR.

• Intégration fluide des employés

Il s'agit maintenant d'intégrer les employés à EOR. Cette étape consiste spécifiquement à impliquer les employés avec votre partenaire EOR. Votre partenaire EOR créera un employé à bord processus au cours duquel ils apprennent à connaître l'équipe EOR. Des séances d'introduction seront programmées pour que les employés se sentent à l'aise et en confiance. Tous les doutes qu'ils pourraient avoir seront abordés lors de l'intégration.

• S'adapter aux nouveaux systèmes RH

Lorsque les employés passent à la paie EOR, ils doivent s'adapter au logiciel RH utilisé par l'EOR. Ce changement peut représenter un changement important pour les employés. Principalement parce qu'il s'agira de leur nouveau logiciel pour la gestion des présences, la demande de congés, la consultation de leurs bulletins de salaire, etc. Il est donc important que les employés se familiarisent avec ce logiciel.

La première étape consiste à leur fournir une formation adéquate pour les aider à comprendre facilement la nouvelle plateforme. Cela peut prendre la forme de guides détaillés, d’instructions étape par étape ou d’une démonstration en direct. Les employés doivent se sentir en confiance et à l’aise avec l’utilisation du nouveau logiciel. Répondez rapidement à leurs questions, résolvez leurs doutes et vous devriez être prêt à partir.

Et ce sont là les aspects administratifs de base de la transition. En couvrant ces aspects, vous créerez une base assez solide pour que les employés puissent commencer leur parcours avec votre partenaire EOR.

Maintenant que les bases sont en place, laissez-moi vous présenter les stratégies permettant aux employés de se sentir à l’aise, heureux et proactifs pendant cette transition.

Stratégies clés pour minimiser les perturbations pour les employés

Je suis ravi de vous présenter les stratégies clés pour aider à minimiser les perturbations pour vos employés.

1. Communication transparente

Vous pourriez commencer par être parfaitement clair sur les raisons de cette transition. Et pas seulement sur le pourquoi, mais aussi sur le sens de cette transition et sur ce qui change.

• Soyez transparent et expliquez les raisons du changement EOR et comment cela leur profite. 
• Expliquez comment cela profitera en fin de compte à l’entreprise et aux employés.

Il est naturel que les employés se sentent anxieux et incertains à ce sujet.

• En tant qu'entreprise, soyez proactive dans la réponse aux préoccupations des employés. Vous pouvez le faire par le biais de séances de questions-réponses, de réunions d'équipe, de réunions publiques, etc.
• Vous devez les rassurer sur le fait que leur bien-être et leur croissance restent une priorité pour l’entreprise.

Et pourquoi s'arrêter là ? Vous pouvez impliquer les employés dans la progression de la transition en leur fournissant des mises à jour régulières. Faites-leur sentir qu'ils font partie de la transition. Cela peut se faire par exemple par le biais de courriels à l'échelle de l'entreprise, dans lesquels vous maintenez une communication continue.

2. Maintenir la reconnaissance de la titularisation

Les employés qui sont désormais transférés vers EOR ont consacré leur temps et leurs ressources à l'entreprise. Il est nécessaire qu'ils ne se sentent pas déconnectés de l'entreprise et que leur dévouement à l'entreprise soit apprécié. 

Au fur et à mesure que les employés passent à un modèle EOR, vous pouvez reconnaître le temps passé dans l'entreprise et le reconnaître. Ils ne doivent pas avoir l'impression de recommencer leur carrière. Étant donné que les employés sont issus de tous les groupes d'âge, il s'agit d'une étape cruciale pour minimiser tout stress, toute perturbation et toute résistance de leur part.

3. Préserver la culture d’entreprise

Il est évident que les employés se sentent ancrés dans l’entreprise par le biais de sa culture. Il est donc important que la culture de l’entreprise soit préservée et encouragée après la transition. Il peut s’agir des valeurs communes, des traditions de travail et des normes de travail. Lors de la transition vers EOR, vous pouvez conserver ces éléments familiers intacts. En préservant des éléments tels que la célébration des étapes importantes ou les rituels d’équipe, les employés se sentiront moins perturbés dans leur travail quotidien.

C'est l'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises préfèrent les EOR aux freelances ou à l'externalisation. Les employés restent mieux connectés à l'entreprise. Ils découvrent et participent à la culture de l'entreprise, ce qui augmente leur engagement envers l'entreprise. Les entreprises bénéficient également d'un meilleur contrôle sur leurs employés.

Pendant la transition vers l'EOR, il est important de garder la culture d'entreprise aussi intacte que possible. Portage Salarial Le partenaire aligne les aspects tels que les délais de préavis, les jours fériés, les politiques de congés, la structure hiérarchique, les horaires de travail, etc., avec votre entreprise. Cela permet de maintenir la familiarité avec l'entreprise et de minimiser les perturbations.

4. Implication et rétroaction des employés

Voici ma stratégie préférée. Je l'ai gardée pour la fin car je pense qu'elle pourrait améliorer considérablement l'ensemble du processus de minimisation des perturbations pendant la transition. La stratégie consiste simplement à faire en sorte que les employés contribuent à la transition. Quelle meilleure façon de minimiser les perturbations que de les faire participer activement à la transition elle-même ?

Je parle d'enquêtes, de commentaires et de suggestions. Et pas seulement pour le plaisir. Écoutez-les vraiment et mettez en œuvre certaines des suggestions qui, selon vous, pourraient améliorer la transition. Ils deviendront proactifs et vous aideront à rendre cette transition fluide et facile. Et parce qu'ils participent à la transition, ils n'auront pas de surprises. Ils seront déjà au courant.

En faisant des recherches, je suis tombé sur cette étude menée par Gartner – Changer la gestion du changementDans cette étude, les employés ont été invités à participer activement aux principaux changements organisationnels et les résultats ont été étonnants.

L’étude a adopté une approche open source, ce qui signifie que les employés ont été activement impliqués dans la transition. Des rôles et des responsabilités spécifiques leur ont été attribués. L’étude indique également qu’environ 64 % des employés ont les compétences nécessaires pour contribuer à la transition et que plus de 74 % d’entre eux sont prêts à intervenir et à apporter leur aide. Ce sont des chiffres très positifs.

L'étude a été menée auprès de plus de 6,500 100 salariés et de plus de XNUMX cadres supérieurs des RH. Qu'ont-ils changé ?

1. Les employés ont été engagés pour co-créer des décisions stratégiques.
2. La responsabilité de planifier la mise en œuvre de ce changement a été confiée aux employés
3. Une conversation transparente et ouverte sur le changement a été encouragée et soutenue.

Quel est l’impact de ce changement d’approche ? Ce changement dynamique d’approche a le potentiel de :

1. Une approche comme celle-ci peut accroître le succès du changement  34% à 58%
2. Le temps nécessaire à la mise en œuvre de ces changements peut diminuer de 33 %
3. Encore un favori personnel : l’engagement des employés peut augmenter de manière impressionnante 38 %. Quoi?
4. L’intention des employés de rester dans l’entreprise peut augmenter de manière étonnante 46 %

La mise en œuvre de stratégies comme celle-ci peut certainement aider les employés à être plus positifs à l'égard de la migration EOR. Plus ils se sentent à l'aise avec cette situation, moins ils seront perturbés lorsqu'ils prendront part au changement.

Jusqu'à présent, ce blog était consacré à la gestion des employés et de leurs émotions pendant le quart de travail. Passons maintenant à la consolidation d'une perspective positive sur les services EOR.

Instaurer la confiance dans le partenaire EOR

Si les employés doivent être transférés vers l'EOR, il est tout à fait normal de les aider à faire confiance à votre partenaire EOR. Vos employés doivent apprendre à connaître l'équipe EOR qui s'engagera avec eux. Votre partenaire EOR peut organiser des sessions au cours desquelles les employés peuvent en apprendre davantage sur leurs politiques, leurs processus et leurs valeurs. Cela renforcera la transparence et aidera les employés à se sentir plus à l'aise avec cette transition.

Pour résoudre toutes les questions et tous les doutes, votre partenaire EOR doit désigner une équipe d'assistance dédiée. Une équipe qui sera disponible pour résoudre rapidement toutes les questions. Cela aidera encore plus les employés à se sentir à l'aise avec l'EOR.

Remunance, par exemple, est un partenaire EOR qui détient un record de conformité à 100 % avec les lois du travail. Nous offrons à nos employés EOR une gamme d'avantages correspondant aux normes du secteur. Vous pouvez assurer à vos employés que ce qui suit est ce qu'ils obtiennent avec un partenaire EOR.

• Nous offrons une meilleure assurance maladie et une meilleure assistance en matière de réclamations
• Nous respectons pleinement toutes les réglementations relatives aux employés telles que PF, ESIC, Gratification, etc.
• Nous soutenons nos employés EOR avec des prêts bancaires et des services supplémentaires
• Nous offrons des conseils en matière de planification fiscale pour les employés
• Nous leur fournissons tout l'équipement informatique et le support nécessaires
• Nous organisons une variété d'activités d'engagement amusantes

Lire: Qu'est-ce qu'un employeur officiel (EOR) ? Guide pour les entreprises internationales

La direction de l'entreprise s'aligne sur l'EOR

Les entreprises s'alignent sur l'EOR car elles peuvent accéder à leurs employés, avoir un contrôle et des communications directs

Tout au long de ce processus de transition, la direction de l’entreprise peut contribuer à faciliter la transition pour les employés, à commencer par les responsables d’équipe. Les responsables doivent être solidaires et disponibles pour répondre aux questions des membres de leur équipe.

Ils pourraient organiser des réunions d’équipe pour expliquer la transition et répondre aux préoccupations des employés. Les managers doivent être proactifs et comprendre tout ce qui se passe autour d’eux pour mieux guider leur équipe.

Ensuite, il faut que la direction ou les cadres supérieurs de l'entreprise soient présents. Ils doivent soutenir activement la migration vers EOR et démontrer leur engagement envers le changement. Ils doivent souligner aux employés que l'entreprise et le partenaire EOR ont leurs meilleurs intérêts à cœur.

Cela peut se faire en organisant des réunions publiques, en envoyant des messages personnalisés ou en rencontrant les équipes pour discuter de la transition. 

En s’engageant directement auprès des employés, les dirigeants ont l’occasion de leur montrer qu’ils sont pleinement investis et qu’ils ont confiance dans le succès de la transition. 

Célébrons la transition vers l'EOR

Enfin, et c’est l’un des points les plus importants, l’entreprise doit adopter une approche positive de la transition vers un EOR. Il est important de montrer aux employés que le passage à un EOR est une évolution ; il ne s’agit pas d’une réduction des effectifs ou d’une fermeture, mais d’une amélioration. L’entreprise doit souligner que ce changement constitue un pas en avant et offre de nouvelles opportunités de croissance. Lorsque les employés perçoivent la transition comme un changement positif, les chances qu’ils coopèrent et l’acceptent augmentent.

« L'union fait la force » est une approche intemporelle. Elle peut être mise à profit lors de la transition en organisant des événements ou des sessions qui réunissent l'entreprise et les équipes EOR pour établir des liens et se motiver mutuellement. Des activités comme celles-ci contribuent à créer un sentiment de camaraderie et de soutien. Cela donne à la transition l'impression d'être un voyage partagé plutôt qu'un processus perturbateur.

Comment Remunance a aidé ses clients dans la transition vers l'EOR

Jusqu’à présent, Remunance a aidé plusieurs clients à passer d’une filiale à EOR. Ces clients venaient de secteurs tels que le développement de logiciels, l’impact social, le conseil en gestion et la FinTech. Chaque client avait des raisons différentes pour ces transitions, mais nous avons constaté un point commun : toutes les équipes étaient fonctionnelles, efficaces et avaient de bonnes performances. Le client ne voulait pas se séparer de ces employés, alors il s’est tourné vers EOR pour les aider.

Les raisons principales étaient les suivantes

• Meilleure gestion des coûts
• Les filiales étant des centres de coûts
• Conformité complexe et beaucoup de paperasse
• Parfois, c'étaient les décisions de la direction
• Nous avions également une entreprise qui, à mi-chemin, s'est rendu compte de la quantité de paperasse, de la fastidieuse démarche et a fait la transition vers l'EOR avant de mettre complètement en place la filiale.

Pourquoi se sont-ils tournés vers l’EOR ?

La principale raison était de trouver une solution qui pourrait causer le moins de perturbations possible aux employés. Les équipes étaient déjà en place. Elles travaillaient bien. Elles connaissaient, s'étaient installées et étaient à l'aise avec la culture de l'entreprise. Le client ne voulait pas changer cela.

Les alternatives comme le travail en freelance ou l'externalisation ne permettaient pas cela, car elles auraient perdu à la fois la culture de l'entreprise et le contact direct avec les employés. Ils voulaient une solution qui causerait le moins d'obstacles possible. Et c'est là qu'est arrivée Remunance.

Qu'a fait Remunance ?

Avant d’inclure les employés, nous avons organisé des réunions approfondies et détaillées avec les équipes de direction pour comprendre les processus et les aspects actuels de l’emploi. Cela impliquait de comprendre tout, de l’assurance des employés aux avantages sociaux.

Nous avons ensuite mené nos propres recherches internes pour analyser dans quelle mesure nous pouvions faire correspondre ces aspects. Et nous avons essayé de faire correspondre notre nouveau contrat avec leurs systèmes existants aussi étroitement que possible. Une fois ces détails entièrement gérés dans les moindres détails, en mettant les points sur les i et en croisant les t, nous avons ensuite inclus les employés.

Nous avons procédé à une présentation détaillée de la situation lors d'un appel téléphonique, au cours duquel nous avons expliqué les détails de la transition et assuré aux employés que rien n'avait changé pour eux. De nouveaux contrats de travail ont été créés et les employés ont été initiés à nos systèmes. Nous avons organisé des séances de formation appropriées pour les mettre à l'aise et les habituer à ces nouveaux systèmes.

Pourquoi ont-ils choisi Remunance ?

Parce que nous étions déterminés à aller plus loin. L'un de nos clients avait un assureur avec lequel il avait négocié des polices d'assurance. Il souhaitait continuer à travailler avec le même assureur. Remunance s'est associée à ce fournisseur pour s'assurer que notre client n'ait pas à changer de fournisseur.

Avec un autre client qui avait déjà un espace de bureau installé et ne voulait pas déménager, Remunance a veillé à l'aider et a conclu un accord avec son propriétaire au lieu de chercher de nouveaux espaces de bureau. Aucune entrave au travail ni perturbation pour les employés n'a été garantie.

Un autre de nos clients avait pour habitude de distribuer des primes mensuelles à ses employés. Remunance a mis à niveau et mis en place un système qui nous permettait de recevoir ces primes à temps. Nous avons veillé à ce que ces primes soient ajoutées à la paie des employés à temps.

Une fois les employés impliqués, nous les accompagnons à chaque étape du processus. Après les appels de présentation, Remunance organise une séance de questions-réponses individuelle avec chaque employé. Nous comprenons que certains employés peuvent ne pas en savoir suffisamment sur l'EOR et peuvent avoir plus de questions sur leur salaire, leur assurance, leurs avantages sociaux, etc. Au cours de ce processus, nous impliquons également activement la direction de l'entreprise afin que les employés ne se sentent pas exclus.

Nous avons mis en place un système de tickets solide. Cela a créé un espace assez accessible pour que les employés puissent simplement créer un ticket et résoudre leurs préoccupations ou leurs doutes. Et nous aimons voir cette boîte à tickets vide. Nous veillons donc à ce que les employés n'aient pas à attendre des jours avant d'obtenir une réponse de notre part.

Après une intégration réussie, nous effectuons un appel de réévaluation avec notre client pour comprendre comment les choses fonctionnent. Si les employés rencontrent encore des difficultés, s'ils se sont bien adaptés à nos systèmes et si quelque chose doit être modifié ou amélioré.

C'est ce que vous obtenez avec Remunance, et bien plus encore.

Pour résumer

Les employés font partie intégrante de l'organisation. Leur donner un sentiment de sécurité et leur faire confiance est l'un des éléments les plus importants pendant la transition. Pour une migration EOR en toute sécurité, votre stratégie de gestion des effectifs doit être solide et en place. Les employés doivent se sentir habilités à ne pas être sous-estimés à aucun moment pendant la transition.

Les employés ne doivent pas avoir l’impression d’être déconnectés de l’entreprise. L’objectif principal est de leur donner le sentiment qu’en passant à l’EOR, ils sont pris en charge. Soyez honnête et ouvert à propos de la transition et soyez patient et compréhensif à l’égard de leurs réactions et de leurs préoccupations.

Si vous tenez vraiment compte de ma suggestion, je dirais qu’il faut simplement les faire participer activement à votre transition. Vous avez les chiffres. Faites en sorte que la transition vers la récupération d’urgence soit immersive, pas quelque chose qui leur arrive, mais avec eux.