Comment gérer les préoccupations de l’équipe lors de la transition de l’externalisation vers l’EOR ?

Passer d'un modèle d'externalisation à un service d'employeur de référence (EOR) peut engendrer de l'incertitude chez les employés. Les inquiétudes concernant la sécurité de l'emploi, l'évolution des flux de travail et les changements organisationnels sont courantes. Une étude Gartner a d'ailleurs montré que le soutien des employés aux changements d'entreprise est tombé à 43 % en 2022, contre 74 % en 2016, ce qui reflète un sérieux déficit de transformation et une lassitude croissante face au changement.

L'externalisation vers les services EOR n'est pas seulement une décision commerciale, c'est une transformation culturelle. Bien menée, la transition vers les services EOR peut offrir une stabilité à long terme, une conformité simplifiée et un meilleur soutien aux employés.

Ce blog vous guide pour gérer les perturbations des employés lors de la transition de l'externalisation vers l'EOR. Vous y trouverez des mesures concrètes pour réduire l'anxiété, instaurer la confiance et tirer parti des atouts de votre partenaire EOR pour faciliter le processus. Nous aborderons tout ce dont vous avez besoin pour accompagner votre équipe pendant ce changement crucial. Ensemble, faisons en sorte que votre transition vers l'EOR soit fluide et réussie.

Identifier les préoccupations de l'équipe pendant la transition EOR

Chaque changement dans la dynamique du lieu de travail s'accompagne de son lot de questions et de préoccupations. L'incertitude surgit lorsque le changement perturbe les opérations quotidiennes. Reconnaître ces principaux défis dans la gestion des équipes dès le début de la transition vous aide à les aborder efficacement avec votre équipe.

Sécurité de l'emploi et rôles

Les employés peuvent craindre de perdre leur emploi ou de voir leurs rôles diminuer au cours de leur quart de travail. Rassurez-les en communiquant clairement. Soulignez que le modèle EOR ne vise pas à réduire les effectifs, mais à donner aux équipes les moyens de fonctionner plus facilement. Par exemple, précisez que les contrats seront protégés et que les rôles resteront les mêmes, voire s'amélioreront.

Comprendre la nouvelle structure EOR

Le employeur officiel Le modèle peut introduire de nouveaux points de contact, terminologies, processus ou systèmes. Pour les employés, cela peut être comme apprendre une nouvelle langue. Ils peuvent se demander à qui s'adresser pour les problèmes liés aux RH ou comment fonctionneront les ajustements de paie. Simplifiez leur confusion avec des guides et des explications visuelles. Par exemple, fournissez un graphique montrant le flux des responsabilités dans le modèle EOR. 

Flux de travail du modèle EOR

1. Entreprise (Client)

• Opérations commerciales principales : se concentrer uniquement sur la croissance, la stratégie et l’innovation.
• Supervision d'équipe : Gérer les tâches quotidiennes et les performances de l'équipe.
• Affectations de travail : attribuer des projets et définir des objectifs pour les employés.
• Culture d’entreprise : Favorisez les valeurs de votre marque et votre environnement de travail.

2. Employeur de Référence

• Conformité et cadre juridique : garantir le respect des lois locales du travail, des réglementations fiscales et des normes statutaires.
• Contrats de travail : Rédiger et gérer des contrats conformes à la loi pour les salariés.
• Paie et fiscalité : gérer le versement des salaires, les avantages sociaux, les déductions et les déclarations fiscales.
• Administration des avantages sociaux : Fournir une assurance maladie, des politiques de congés et des cotisations légales.
• Intégration et départ : gérez des procédures d'embauche et de sortie transparentes pour les employés.
• Gestion de la responsabilité : atténuez les risques en assumant la responsabilité légale des obligations liées à l’emploi.

3. Employé (talent embauché)

• Exécution des tâches : Exécuter les tâches assignées par l'entreprise (client).
• Conformité aux politiques : Suivez les directives et les attentes définies par l'EOR et l'entreprise.
• Boucle de rétroaction : Communiquez régulièrement avec l'entreprise (client) pour des mises à jour et des évaluations de performance.

Ajustements dans les flux de travail et les processus

Les ajustements des flux de travail sont inévitables. Les paramètres des avantages sociaux des employés peuvent changer ou les demandes de congés nécessitent un processus d'approbation différent. Au lieu de les considérer comme des perturbations, présentez-les comme des améliorations destinées à faciliter la vie de chacun. Assurez-leur que ces améliorations sont conçues pour l'efficacité opérationnelle et l'amélioration de la productivité de l'équipe, et non pour ajouter de la complexité. Proposez des formations pratiques pour renforcer la confiance.

Ne vous contentez pas de répéter les paroles intemporelles de John F. Kennedy, donnez-leur vie par l’action.

« Le changement est la loi de la vie. Ceux qui ne regardent que le passé ou le présent sont certains de rater l’avenir. » 

Quelles mesures pouvez-vous prendre pour renforcer la confiance au sein de votre équipe afin qu’elle adhère également à cette vision ? Nous en parlerons dans la section suivante.

 

Comment instaurer la confiance lors de la transition vers les services EOR ?

Comme nous l’avons mentionné plus haut dans ce blog, la confiance et la transparence sont les piliers de tout changement organisationnel réussi. Il est essentiel de répondre aux préoccupations des employés de manière réfléchie pour préserver la confiance des employés dans l’organisation. Examinons les facteurs clés de « comment y parvenir ».

La transparence est la clé

Expliquez « pourquoi » cette transition est importante. Dites : « Nous nous associons à un modèle EOR pour offrir de meilleurs avantages sociaux aux employés, une meilleure structure de paie et de meilleures opportunités de carrière. » Un pourquoi clair élimine les doutes et renforce la confiance. Après tout, votre équipe doit voir comment ce changement s'aligne sur sa croissance et sur les objectifs de l'entreprise.

La communication précoce donne le ton

Les employés se sentent déstabilisés lorsqu'ils sont informés trop tard des transitions. Partagez vos plans dès le début, avant même de finaliser les détails. Par exemple, organisez une réunion de lancement pour présenter ce qui va arriver. Partagez les échéanciers, les étapes clés et les personnes qui assumeront des responsabilités spécifiques pour éliminer toute ambiguïté.

Mettre en avant les avantages de l'EOR

De l'amélioration du flux de travail aux avantages accrus, le partenariat avec les services EOR se traduit souvent par des avantages tangibles pour les employés. Considérez la transition comme une mise à niveau qui ouvre de nouvelles portes pour l'évolution de carrière, la stabilité financière et le développement professionnel. En mettant l'accent sur les avantages axés sur les employés, le changement devient pertinent.

Les séances de questions-réponses apportent de la clarté

Organisez fréquemment des réunions « demandez-moi n’importe quoi » avec vos employés. Créez des espaces sûrs pour que votre équipe puisse exprimer ouvertement ses préoccupations. Organisez des séances de questions-réponses interactives au cours desquelles vous, en tant qu’employeur, et votre partenaire EOR pouvez répondre directement aux questions. Par exemple, vous pouvez expliquer comment les déductions fiscales seront désormais gérées dans le cadre du modèle EOR. Cette approche proactive renforce la confiance et montre aux employés que leurs préoccupations sont prises au sérieux.

Impliquer les membres de l'équipe dans le processus

Intégrez les commentaires des employés lors de la finalisation des flux de travail ou des avantages liés au modèle EOR. Laissez les employés participer aux décisions lorsque cela est possible. Dites-leur : « Nous souhaitons connaître votre avis sur le logiciel de paie le plus facile à utiliser. » Lorsque les employés voient leurs commentaires façonner la transition, ils se sentent plus investis dans sa réussite. Une étude Gallup Les entreprises qui ont un niveau élevé d'engagement de leurs employés ont obtenu une rentabilité supérieure de 21 %. L'implication engendre l'acceptation, ce qui a un impact direct sur les niveaux de productivité de chaque employé.

Un feedback continu permet de garder le pouls

Ne partez pas du principe que tout va bien. Et honnêtement, la transition ne se termine pas sur le papier. Effectuez des contrôles réguliers avec les employés pour évaluer leur ressenti après la transition. Des enquêtes anonymes, une communication individuelle et des politiques de porte ouverte permettent d'identifier et de résoudre les problèmes persistants. Par exemple, vous pourriez découvrir que la formation sur le nouveau système doit être améliorée.

Que les mots de Ken Blanchard deviennent votre mantra pendant la période de transition : « Le feedback est le petit déjeuner des champions »  

Comment pouvez-vous tirer parti de l’expertise locale en matière de services EOR ?

Un EOR n'est pas seulement un partenaire de conformité. C'est votre guide privilégié des opérations locales. Tirer parti de cette expertise rend les transitions beaucoup moins inquiétantes qu'elles ne devraient l'être.

Combler les écarts entre les clients et les membres de l'équipe

Les services EOR servent de passerelle de communication entre votre direction et l'équipe à distance. Leur connaissance approfondie des marchés locaux évite les différences géographiques entre les deux parties. Par exemple, ils veillent à ce que les exigences régionales en matière de ressources humaines des employés soient alignées sur les objectifs de votre entreprise. Cela permet d'éviter les malentendus pendant la transition.

Les informations locales facilitent l'intégration

Pour toute nouvelle embauche effectuée dans le cadre du modèle d’employeur officiel au cours de la transition, il s’agit d’une question extrêmement délicate. L’intégration est comme donner le ton à une symphonie. Chaque marché a ses propres nuances d’entreprise. Un EOR apporte cette expertise à la table. Il aide les employés à se sentir les bienvenus et à faire partie de votre famille d’entreprise dès le premier jour. Par exemple, il peut organiser des kits de bienvenue culturellement pertinents pour renforcer le sentiment d’appartenance.

Parcourez notre blog pour en savoir plus Comment Remunance gère efficacement l'intégration des employés

Comment garder les employés motivés pendant la transition vers les services EOR ?

Le moral des employés est la pierre angulaire de la productivité, surtout pendant une transition. Des employés motivés peuvent transformer une transition difficile en une opportunité florissante. Voici comment maintenir leur moral au plus haut.

Plans de communication personnalisés

Une approche unique est rarement efficace dans les transitions. N'utilisez pas d'e-mails génériques pour chaque service. Personnalisez les messages pour répondre aux préoccupations spécifiques à chaque poste. Par exemple, faites savoir aux ingénieurs que leurs processus de travail ne changeront pas, mais que le support informatique et infrastructurel s'améliorera. La personnalisation démontre de l'empathie et permet de s'assurer que chaque employé se sent écouté.

Répondre aux préoccupations liées à l’évolution de carrière

Les transitions suscitent souvent des questions sur les trajectoires de carrière. Les employés veulent savoir : « Qu'est-ce que j'y gagne ? » Montrez-leur comment le modèle EOR ouvre la voie à de nouvelles opportunités d'apprentissage, à des programmes de formation et à des certifications. Communiquez-leur clairement qu'ils travailleront désormais directement avec vous, sans interférence de tiers, et qu'ils peuvent même explorer des rôles interfonctionnels au sein de leurs services. Présentez-leur une feuille de route de développement personnel pour apaiser les angoisses liées à la carrière.

Encourager les sessions de formation interculturelles

Pour les équipes à distance, la compréhension interculturelle est essentielle pour une meilleure collaboration. Les services EOR peuvent organiser des ateliers qui enseignent aux employés les styles de travail et les traditions de leurs homologues. Cela renforce le respect et ouvre la voie à un environnement de travail beaucoup plus engageant.

L'amélioration des structures salariales renforce le moral

Une vérité simple ? Un meilleur salaire rend tout le monde plus heureux. Le passage à un modèle EOR s'accompagne souvent de révisions salariales plus alignées sur les références locales. De plus, les employés EOR bénéficient d'une structure de rémunération bien meilleure que les employés externalisés. Expliquez comment la transition vers les services EOR garantit des salaires alignés sur le marché, des paiements ponctuels et une répartition transparente des salaires, améliorant ainsi la sécurité financière.

Mettre en évidence les opportunités de croissance à long terme

Représentez la transition comme un tremplin vers une croissance à long terme. Dites : « Ce changement vise à offrir plus de stabilité d’emploi et de meilleurs avantages sociaux. » Lorsque les employés auront une vision globale de la situation, leur scepticisme se transformera en enthousiasme.

Une saga créée par Remunance

Remunance a géré avec succès un nombre « n » de clients et leurs équipes à distance au fil des ans, toujours avec une approche extrêmement transparente et méticuleuse. Cependant, ce cas particulier s’est avéré particulièrement délicat. Non seulement parce qu’il impliquait une « transition » d’un modèle à un autre, mais aussi en raison de la résistance interne à laquelle l’équipe de Remunance a été confrontée au cours du processus. 

En tant qu'équipe, Remunance s'efforce d'analyser en profondeur les causes profondes de la résistance, de les résoudre et de permettre une transition efficace pour son client. Nous avons ici présenté un organigramme chronologique qui capture l'ensemble du processus, des défis initiaux jusqu'au moment où l'équipe a célébré son succès et sa satisfaction à l'égard du nouveau processus. Pourquoi tant de détails ? Parce que ça en vaut la peine !    

La Résistance

Livesource, une société de développement de logiciels, souhaitait s’éloigner des complexités de l’externalisation. Elle souhaitait passer à un modèle opérationnel plus efficace. Au départ, l’entreprise a dû faire face à une forte résistance de la part de ses employés. Ils hésitaient à entreprendre la transition, incertains des changements qu’elle entraînerait. Par conséquent, la direction a eu du mal à communiquer efficacement les avantages du nouveau modèle à ses plus de 20 employés. De plus, il fallait aborder les aspects juridiques du changement.

La solution

Remunance a adopté une approche pratique pour accompagner Livesource tout au long de la transition. Rajendra Vaidya, le PDG de Remunance, a personnellement pris le temps de parler avec les employés et de répondre à leurs préoccupations. Il a écouté attentivement un large éventail de questions, notamment la sécurité de l'emploi, les changements de rôle, les avantages sociaux, les politiques, etc. Avec patience et clarté, il a fourni des réponses simples à chaque question, garantissant que tout le monde puisse facilement comprendre. Remunance a également travaillé en étroite collaboration avec la direction pour s'assurer que l'équipe se sente en confiance et soutenue tout au long du changement.

Le Résultat

Grâce à cette transition, la satisfaction des employés s’est considérablement améliorée. L’équipe, autrefois hésitante, est devenue, six mois après le début de la transition, un fervent défenseur du nouveau modèle. Elle a adopté le modèle de manière plus efficace et organisée. Grâce à une communication plus claire et à des processus simplifiés, Livesource a connu une transition en cascade et une main-d’œuvre plus forte et plus engagée.

Conclusion

La transition de l'externalisation vers un modèle EOR ne se résume pas à cocher des cases opérationnelles. Il s'agit d'un processus centré sur l'humain. Les préoccupations de votre équipe ne sont pas des obstacles, mais des occasions de faire preuve de leadership et d'empathie.

Si vous gérez cette transition avec transparence, confiance et en mettant l'accent sur le bien-être des employés, vous transformerez cette transition en une réussite. Or, cela ne peut se faire qu'en abordant les craintes liées à la sécurité de l'emploi, en assurant une communication claire et nette et en s'appuyant sur l'expertise locale de votre EOR.

Chez Remunance, nous ne nous contentons pas de veiller à la conformité, nous nous efforçons de créer des lieux de travail où les équipes s'épanouissent. Nous nous spécialisons dans l'accompagnement des organisations à travers ces transitions, en maintenant la fluidité du processus tant pour les employeurs que pour les employés. Grâce à nos stratégies éprouvées et à notre approche personnalisée, nous avons aidé des entreprises à accroître la productivité et le moral des employés pendant la phase de transition.

Alors, êtes-vous prêt à faire en sorte que cela soit une victoire pour toutes les personnes impliquées ?