Minimizar las interrupciones de los empleados en el cambio de filial a EOR

Los cambios organizacionales son una parte importante del crecimiento de una empresa. Ayudan a las empresas a adaptarse a las nuevas tendencias del mercado y de la industria. Estos cambios pueden ser reestructuraciones internas, fusiones y adquisiciones o cambios de liderazgo.

Uno de esos cambios importantes es la transición de una filial a un modelo EOR. Un empleador registrado (EOR) es un proveedor de servicios que actúa como empleador legal para empresas internacionales. Les permite contratar empleados en la India sin crear sus propias entidades. Las empresas suelen realizar la transición para obtener beneficios financieros y operativos, así como un mejor apoyo de recursos humanos por parte de expertos en EOR.

Sin embargo, incluso cambios positivos como estos pueden hacer que los empleados se sientan incómodos. Pueden empezar a preocuparse por su seguridad laboral, su remuneración o su crecimiento profesional. Estas preocupaciones también pueden llevarlos a cuestionar su futuro en la empresa. Para aliviar estos temores, es esencial tranquilizar a los empleados y garantizar que se produzcan los menores cambios posibles en su trabajo diario.

Este proceso de hacer que los empleados se sientan seguros y reducir los cambios en su entorno de trabajo se denomina minimizar las interrupciones de los empleados. En este blog, voy a explicarles las estrategias clave para reducir estas interrupciones. Así que, sin más preámbulos, vayamos directo al grano.

¿Cómo garantizar una migración EOR sin problemas?

Entenderemos esta sección en dos partes.

En primer lugar, el frente administrativo. Este es el proceso en el que la empresa y el socio de EOR preparan la transición. Los empleados aún no han participado en este proceso, pero es la parte más crucial de la transición, ya que establece las bases para una mayor migración de EOR. 

En segundo lugar, la parte de la transición en la que los empleados se involucran. Es en este momento cuando los empleados necesitan ser educados acerca de la transición. En esta parte es donde se abordan sus miedos, preocupaciones y dudas. Aquí es donde se debe minimizar la interrupción y tengo las estrategias adecuadas para que usted lo logre.

Una base administrativa sólida para una transición sin problemas

“No se puede construir un gran edificio sobre una base débil”, afirma el líder estadounidense Gordon B. Hinckley. Se necesita una base sólida para construir un edificio estable y duradero. Cambiar de un modelo subsidiario a un modelo EOREn todo este cambio hacia la EOR, la base se convierte en la transición administrativa y operativa.

Como empresa que atraviesa esta transición, debe asegurarse de que no haya cabos sueltos en áreas como estrategia, cumplimiento, configuración de nóminas, contratos de empleados y continuidad de beneficios. Cualquier error en este paso podría causar más complejidades y demoras a medida que avanza. Echemos un vistazo a los frentes administrativos en los que debemos centrarnos durante el cambio a EOR.

• Preparación de la migración EOR

En palabras de Benjamin Franklin: “Si no te preparas, te estás preparando para el fracaso”. Esto no podría ser más apropiado para transiciones importantes como la migración de una subsidiaria a una EOR. La planificación en este caso debe realizarse al pie de la letra, teniendo en cuenta cada detalle.

Antes de comenzar, es necesario decidir qué partes interesadas clave deben participar. Es necesario explicarles el plan y lograr que participen en la transición.

Luego, define la estrategia y los objetivos de la transición. Aquí, colabora con tu socio de EOR para trazar el proceso completo y establecer plazos realistas.

Establezca puntos de control y métricas para realizar un seguimiento del progreso y el éxito de la migración. ¿Quiénes son los equipos dedicados y qué parte de la transición supervisarán? ¿Cuándo se involucrarán los equipos de recursos humanos, legales y financieros? 

Cada profesional, cada equipo, cada departamento involucrado debe conocer claramente sus responsabilidades y plazos asignados.

Al final de este proceso, debería tener listo un marco de transición sólido con todos los cronogramas y hitos establecidos.

• Conservar y mejorar los beneficios laborales

Uno de los aspectos más importantes de un trabajo para un empleado es su remuneración y sus beneficios. Para no causar mayores preocupaciones en esta área, es necesario conservar o mejorar los beneficios anteriores. Este paso debe implicar encontrar el La mejor manera de ofrecer beneficios a los empleados de su equipo cumpliendo con todas las leyes requeridas.

Ahora bien, esta parte suele volverse un poco complicada, porque la mayoría de las veces, las estructuras salariales y los beneficios cambian para los empleados que hacen la transición. Según el modelo EOR, los empleados solo pueden obtener beneficios que se ajusten a las leyes laborales, el impuesto a las ganancias y el cumplimiento de las leyes. Si los beneficios del EOR y los de la subsidiaria no coinciden, el EOR debe explicar las razones a los empleados.

Además, su socio EOR también debe transferir beneficios como contribuciones al fondo de previsión y seguro de salud, etc. a EOR.

• Creación de nuevos contratos y políticas para empleados

Ahora es el momento de hablar de cuestiones legales. En este paso, se deben crear nuevos contratos de empleados que reflejen el empleo según el EOR. Cualquier cambio en las estructuras salariales o los beneficios afectaría directamente a los empleados. Por lo tanto, una de las cosas más importantes que se deben hacer aquí es hacer coincidir los nuevos contratos con los anteriores. Junto con los contratos de los empleados, las políticas también cambiarán de acuerdo con los términos del EOR. Esto incluye la forma en que el EOR administra la nómina, los impuestos, los beneficios y otros términos laborales.

Involucrar a los empleados en el cambio de EOR

Ahora entramos en la fase en la que involucramos a los empleados en la transición. Según el cronograma decidido, se debe hacer un anuncio sobre la transición. Se debe presentar a los empleados el EOR y explicarles toda la transición. Qué significa para la empresa, cómo beneficiará a los empleados y qué cambiará exactamente. También es importante hacerles saber que su trabajo, su entorno y sus rutinas no cambiarán.

Lo primero que los empleados necesitan escuchar durante una transición es que sus puestos de trabajo están asegurados. Como empresa, puede garantizarles que no habrá interrupciones en su permanencia en el puesto ni en su remuneración. El único cambio es que pasarán a la nómina EOR.

• Incorporación fluida de empleados

Ahora viene la incorporación de los empleados a EOR. Este paso se trata específicamente de involucrar a los empleados con su socio de EOR. Su socio de EOR creará un formulario simple empleado a bordo proceso en el que conocen al equipo de EOR. Se programarán sesiones de introducción para que los empleados se sientan cómodos y a gusto. Cualquier duda que puedan tener será abordada en el onboarding.

• Adaptación a los nuevos sistemas de RRHH

Cuando los empleados pasan a trabajar en el departamento de nóminas de EOR, deben adaptarse al software de RR.HH. que utiliza el departamento de nóminas de EOR. Este cambio puede ser un cambio significativo para los empleados, principalmente porque será su nuevo software para el control de asistencia, la solicitud de permisos, la visualización de sus recibos de sueldo, etc. Por lo tanto, es importante que los empleados se familiaricen con esto.

El primer paso sería brindarles la capacitación adecuada para ayudarlos a comprender la nueva plataforma fácilmente. Esto podría ser a través de guías detalladas, instrucciones paso a paso o una demostración en vivo. Los empleados deben sentirse seguros y cómodos al usar el nuevo software. Responda rápidamente a sus preguntas, resuelva sus dudas y estará listo para comenzar.

Estos serían los aspectos administrativos básicos de la transición. Cubrir esto crearía una base bastante sólida para que los empleados comiencen su recorrido con su socio de EOR.

Con la base establecida, permítanme ahora explicarles las estrategias para hacer que los empleados se sientan cómodos, felices y proactivos durante esta transición.

Estrategias clave para minimizar las interrupciones para los empleados

Me complace presentarles las estrategias clave para ayudar a minimizar las interrupciones para sus empleados.

1. Comunicación transparente

Para empezar, se podría tener muy claro por qué se está produciendo la transición. Y no solo por qué, sino también de qué se trata y qué está cambiando.

• Sea transparente y explique las razones detrás del cambio a EOR y cómo los beneficia. 
• Explique cómo esto beneficiará en última instancia tanto a la empresa como a los empleados.

Es natural que los empleados se sientan ansiosos e inseguros al respecto.

• Como empresa, sea proactivo a la hora de abordar las inquietudes de los empleados. Puede hacerlo a través de sesiones de preguntas y respuestas, reuniones de equipo, asambleas públicas, etc.
• Es necesario asegurarles que su bienestar y crecimiento siguen siendo una prioridad para la empresa.

¿Y por qué detenerse ahí? Puede incluir a los empleados en el proceso de transición brindándoles actualizaciones periódicas. Hágales sentir que son parte de la transición. Esto puede hacerse mediante correos electrónicos a nivel de toda la empresa, con los que se mantiene una comunicación continua.

2. Mantener el reconocimiento de la titularidad

Los empleados que ahora pasan a EOR han dedicado su tiempo y recursos a la empresa. Es necesario que no se sientan desconectados de la empresa y que se valore su dedicación a ella. 

A medida que cambian a un modelo de EOR, puede reconocer el tiempo que pasaron en la empresa y reconocerlo. No deberían sentir que están comenzando de nuevo en su carrera. Dado que los empleados pertenecen a todos los grupos de edad, este es un paso crucial para minimizar el estrés, las interrupciones y la resistencia de su parte.

3. Preservar la cultura de la empresa

Es evidente que los empleados se sienten anclados en la empresa a través de su cultura. Por lo tanto, es importante preservar y fomentar la cultura de la empresa después de la transición. Pueden ser los valores compartidos, las tradiciones laborales y las normas de trabajo. Durante la transición a la EOR, puede mantener intactos estos elementos familiares. Al preservar elementos como la celebración de hitos o los rituales de equipo, los empleados se sentirán menos perturbados en su trabajo diario.

Esta es una de las principales razones por las que las empresas eligen a los EOR en lugar de a los trabajadores autónomos o a los subcontratistas. Los empleados pueden estar mejor conectados con las empresas. Pueden experimentar y ser parte de la cultura de la empresa, lo que aumenta su compromiso con ella. Las empresas también experimentan un mayor control sobre sus empleados.

Durante la transición a EOR, es importante mantener la cultura de la empresa lo más intacta posible. EOR El socio alinea aspectos como los períodos de preaviso, las vacaciones, las políticas de licencia, la estructura de informes, el horario laboral, etc., con su empresa. Esto mantiene la familiaridad con la empresa y minimiza las interrupciones.

4. Participación y retroalimentación de los empleados

Aquí viene mi favorito personal. Lo dejé para el final porque creo que podría mejorar significativamente todo el proceso de minimizar las interrupciones durante la transición. La estrategia es simplemente hacer que los empleados contribuyan con su parte en la transición. ¿Qué mejor manera de minimizar las interrupciones que haciéndolos una parte activa de la transición en sí?

Me refiero a encuestas, comentarios y sugerencias. Y no solo por hacerlo. Escúchalos de verdad e implementa algunas de las sugerencias que creas que podrían mejorar la transición. Ellos se volverán proactivos para ayudarte a que esta transición sea fluida y fácil. Y como son participantes de la transición, no se encontrarán con sorpresas. Ya estarán al tanto.

Mientras investigaba, me encontré con este estudio realizado por Gartner – Cambiando la gestión del cambioEn este estudio, se pidió a los empleados que participaran activamente en los principales cambios organizacionales y los resultados fueron sorprendentes.

El estudio se realizó con un enfoque de código abierto, lo que significa que los empleados participaron activamente en la transición. Se les asignaron funciones y responsabilidades específicas. El estudio continúa diciendo que alrededor del 64% de los empleados tienen las habilidades para ayudar en la transición y más del 74% de ellos están dispuestos a dar un paso adelante y ayudar. Son cifras muy buenas.

El estudio se realizó con más de 6,500 empleados y más de 100 líderes de RR. HH. ¿Qué cambiaron?

1. Los empleados participaron en la co-creación de decisiones estratégicas.
2. La responsabilidad de planificar cómo implementar este cambio fue asignada a los empleados.
3. Se fomentó y apoyó una conversación transparente y abierta sobre el cambio.

¿Qué puede lograr este cambio de enfoque? Este cambio dinámico de enfoque tiene el potencial de:

1. Un enfoque como este puede aumentar el éxito del cambio desde  34% a% 58
2. El tiempo necesario para implementar estos cambios puede disminuir en 33%
3. Otro de mis favoritos: el compromiso de los empleados puede aumentar de forma impresionante. 38%. ¿Qué?
4. La intención de los empleados de permanecer en la empresa puede aumentar de forma asombrosa. 46%

Implementar estrategias como esta puede ayudar a que los empleados se sientan más positivos con respecto a la migración a EOR. Cuanto mejor se sientan al respecto, menos interrupciones se les causarán a medida que se conviertan en parte del cambio.

Hasta ahora, este blog se ha centrado en la gestión de los empleados y sus emociones durante el turno. Ahora, pasemos a consolidar una perspectiva positiva sobre los servicios de EOR.

Genere confianza en el socio de EOR

Si los empleados van a ser transferidos al EOR, es justo ayudarlos a confiar en su socio de EOR. Sus empleados deben conocer al equipo de EOR que interactuará con ellos. Su socio de EOR puede organizar sesiones en las que los empleados puedan aprender sobre sus políticas, procesos y valores. Esto generará transparencia y ayudará a que los empleados se sientan más cómodos con esta transición.

Para resolver cualquier duda o pregunta, su socio de EOR debe asignarle un equipo de soporte dedicado. Un equipo que estará disponible para resolver cualquier consulta rápidamente. Esto ayudará aún más a que los empleados se sientan cómodos con el EOR.

Remunance, por ejemplo, es un socio de EOR que tiene un historial de cumplimiento del 100 % con las leyes laborales. Ofrecemos una variedad de beneficios a nuestros empleados de EOR que se ajustan a los estándares de la industria. Puede asegurarles a sus empleados que lo siguiente es lo que obtienen con un socio de EOR.

• Ofrecemos mejor asistencia en seguros de salud y reclamaciones.
• Cumplimos plenamente con todas las normativas relacionadas con los empleados, como PF, ESIC, gratificación y más.
• Apoyamos a nuestros empleados de EOR con préstamos bancarios y servicios adicionales
• Ofrecemos orientación sobre planificación fiscal para empleados.
• Les proporcionamos todo el equipamiento informático y el soporte necesario.
• Realizamos una variedad de actividades de participación divertidas.

Leer: ¿Qué es un empleador registrado (EOR)? Una guía para empresas globales

El liderazgo de la empresa se alinea con el EOR

Las empresas se alinean con EOR porque pueden acceder a sus empleados, tienen control directo y comunicaciones

En todo este proceso de transición, la dirección de la empresa puede ayudar a que la transición sea más sencilla para los empleados, empezando por los jefes de equipo, que deben brindar apoyo y estar disponibles para responder las consultas de los miembros de su equipo.

Podrían realizar reuniones de equipo para explicar la transición y abordar las inquietudes de los empleados. Los gerentes deberían ser proactivos y comprender todo lo que sucede a su alrededor para guiar mejor a su equipo.

A continuación, se encuentran los altos directivos o líderes sénior de la empresa. Los líderes sénior deben respaldar activamente la migración de EOR y demostrar su compromiso con el cambio. Deben destacar a los empleados que tanto la empresa como el socio de EOR tienen en mente sus mejores intereses.

Esto se puede hacer organizando reuniones públicas, enviando mensajes personalizados o reuniéndose con equipos para discutir la transición. 

Al interactuar directamente con los empleados, los líderes tienen la oportunidad de mostrarles que están totalmente comprometidos y confían en el éxito de la transición. 

Celebremos la transición a EOR

Por último, pero uno de los puntos más importantes, la empresa debe enmarcar positivamente la transición a un EOR. Es importante mostrar a los empleados que el paso a un EOR es una evolución; no es una reducción de personal ni un cierre, sino una mejora. La empresa debe destacar cómo este cambio es un paso adelante y ofrece nuevas oportunidades de crecimiento. Cuando los empleados ven la transición como un cambio positivo, aumentan las posibilidades de que cooperen y lo acepten.

"Unidos nos levantamos" es un enfoque atemporal que se puede aprovechar durante la transición organizando eventos o sesiones que reúnan a la empresa y a los equipos de EOR para entablar relaciones y motivarse mutuamente. Actividades como esta ayudan a crear un sentido de camaradería y apoyo, lo que hace que la transición se sienta como un viaje compartido en lugar de un proceso disruptivo.

Cómo Remunance ayudó a sus clientes en la transición a EOR

Hasta ahora, Remunance ha ayudado a varios clientes a realizar la transición de una subsidiaria a EOR. Estos clientes provenían de industrias como desarrollo de software, impacto social, consultoría de gestión y tecnología financiera. Cada cliente tenía diferentes razones para las transiciones, pero encontramos algo en común: todos los equipos eran funcionales, efectivos y tenían un buen desempeño. El cliente no quería dejar ir a estos empleados, por lo que recurrió a EOR para que los ayudara.

Las razones principales incluyeron:

• Mejor gestión de costes
• Las filiales son centros de costes
• Cumplimiento complejo y mucho papeleo
• A veces eran decisiones de la gerencia.
• También tuvimos una empresa que a mitad de camino se dio cuenta de la cantidad de papeleo, la tediosidad que implicaba y pasó a EOR antes de establecer completamente la subsidiaria.

¿Por qué recurrieron a EOR?

Bueno, la razón principal era que querían una solución que pudiera causar la menor cantidad de interrupciones posible a los empleados. Los equipos ya estaban formados y trabajaban bien. Conocían la cultura de la empresa, se habían adaptado y se sentían cómodos con ella. El cliente no quería cambiar eso.

Las alternativas como el trabajo freelance o la subcontratación no ofrecían esto, ya que perderían tanto la cultura de la empresa como la conexión directa con los empleados. Querían una solución que causara los menores obstáculos posibles. Y ahí es donde entra en juego la remuneración.

¿Qué hizo Remunance?

Antes de incorporar a los empleados, llevamos a cabo reuniones exhaustivas y detalladas con los equipos directivos para comprender los procesos y aspectos actuales del empleo. Esto incluía comprender todo, desde el seguro de los empleados hasta los beneficios.

Luego, realizamos nuestra propia investigación interna para analizar hasta qué punto podíamos adaptar estos aspectos. Intentamos adaptar nuestro nuevo contrato a sus sistemas existentes lo mejor posible. Una vez que estos detalles se gestionaron al detalle, poniendo todos los puntos sobre las íes y cruzando todas las tes, incluimos a los empleados.

Se realizó una llamada de presentación detallada en la que les explicamos los detalles de la transición y les aseguramos que nada había cambiado para ellos. Se crearon nuevos contratos para los empleados y se les presentó nuestros sistemas. Realizamos sesiones de capacitación adecuadas para que se sintieran cómodos y se acostumbraran a estos nuevos sistemas.

¿Por qué eligieron Remunance?

Porque nos comprometimos a hacer un esfuerzo adicional. Uno de nuestros clientes tenía un proveedor de seguros con el que había negociado pólizas y deseaba continuar con el mismo proveedor de seguros. Remunance se asoció con el proveedor para asegurarse de que nuestro cliente no tuviera que cambiar de proveedor.

Con otro cliente que ya tenía un espacio de oficina instalado y no quería mudarse. Remunance se aseguró de ayudar y llegó a un acuerdo con su arrendador en lugar de buscar nuevos espacios de oficina. Se aseguró que no hubiera ningún obstáculo en el trabajo ni interrupciones para los empleados.

Otro de nuestros clientes solía entregar bonificaciones mensuales a sus empleados. Remunance mejoró y estableció un sistema para que pudiéramos recibir estas bonificaciones a tiempo. Nos aseguramos de que estas bonificaciones se agregaran a la nómina de los empleados a tiempo.

Una vez que los empleados están involucrados, los acompañamos en cada paso del proceso. Después de las llamadas de presentación, Remunance organiza una sesión de preguntas y respuestas individual con cada empleado. Entendemos que algunos de los empleados pueden no saber lo suficiente sobre el EOR y pueden tener más preguntas sobre su salario, seguro, beneficios, etc. Durante este proceso, también involucramos activamente a la gerencia de la empresa para que los empleados no se sientan marginados.

Contamos con un sólido sistema de tickets implementado. Esto ha creado un espacio bastante accesible para que los empleados simplemente creen un ticket y resuelvan sus inquietudes o dudas. Y nos gusta ver este buzón de tickets vacío. Por eso estamos alerta para asegurarnos de que los empleados no tengan que esperar días para recibir una respuesta nuestra.

Después de una incorporación exitosa, realizamos una llamada de reevaluación con nuestro cliente para comprender cómo funcionan las cosas. Si los empleados aún tienen problemas, si se han adaptado bien a nuestros sistemas y si es necesario cambiar o mejorar algo.

Eso y mucho más es lo que obtienes con Remunance.

Para Resumir,

Los empleados son una parte integral de la organización. Hacer que se sientan seguros y confíen en la empresa es uno de los elementos más importantes durante la transición. Para una migración segura a EOR, su estrategia de gestión de la fuerza laboral debe ser sólida y estar en marcha. Los empleados deben sentirse empoderados y no infravalorados en ningún momento durante la transición.

Los empleados no deben sentirse desconectados de la empresa. El objetivo principal es que los empleados sientan que, al realizar la transición a EOR, están siendo atendidos. Sea honesto y abierto acerca de la transición y sea paciente y comprensivo con sus reacciones e inquietudes.

Si realmente tiene en cuenta mi sugerencia, le diría que simplemente los convierta en parte activa de su transición. Tiene las cifras. Haga que la transición de EOR sea inmersiva, no algo que les suceda a ellos, sino con ellos.