¿Cómo funciona el calendario de nóminas en la India?

Gestionar la nómina en India es mucho más que un trámite de un día; es un ciclo continuo de recopilación de datos, validación de entradas, garantía de desembolsos y cumplimiento de plazos. Si está ampliando su equipo en India, mantenerse al día con el calendario de cumplimiento de RR. HH., especialmente el de 2025, es fundamental. Y para ello, necesita más que solo fechas de vencimiento. Necesita contexto, precisión y claridad en los procesos.

En este blog, lo explicaremos todo, fecha por fecha, con explicaciones completas de cada elemento de la nómina. Mostraremos cómo su calendario de cumplimiento de recursos humanos se convierte en una herramienta confiable en lugar de una simple lista de verificación.

Proceso Pre-Salario en el Calendario de Nómina 

Este proceso se lleva a cabo del 1 al 23 de cada mes. Por lo tanto, antes de procesar los salarios, generalmente después del día 25 , los equipos de Recursos Humanos, Finanzas y Cumplimiento deben completar una serie de tareas. Analicemos cada una en detalle y le mostraremos dónde marcarla en su calendario de recursos humanos.

Cambios en el ciclo de vida de los empleados

Nuevos Joinees

En este proceso, los empleados recién incorporados deben agregarse a la base de datos de nómina. Los datos requeridos son el PAN, el Aadhaar, la cuenta bancaria, el correo electrónico, la carta de oferta y la fecha de incorporación (DOJ). 

La falta de datos suele implicar un retraso en el crédito salarial y los impuestos. No hay una fecha específica para registrar a todos los nuevos empleados del mes. Sin embargo, el proceso puede ser mucho más sencillo si se establece una fecha de tarea recurrente para cada mes.

Salidas / Liquidación total y definitiva (FnF)

Los empleados que renuncian o son despedidos deben someterse a un acuerdo de conciliación. Este proceso incluye el pago del preaviso, el cobro de vacaciones, las bonificaciones, las gratificaciones y los importes recuperables. La mayoría de las empresas tienen un plazo de conciliación, que suele tardar 45 días.

Sin embargo, la entrada de datos comienza antes de la congelación de nóminas. Nuevamente, es importante tener una fecha específica cada mes para confirmar las renuncias y comenzar la planificación de FnF. Esto puede evitar perder detalles a último momento.

Entradas basadas en el rendimiento

Esto consta de varios elementos. Hablemos de ellos uno por uno. 

Bonificaciones (anuales, trimestrales, de retención)

Las bonificaciones se aplican por ciclos de rendimiento o como parte de acuerdos de retención. Los empleados suelen recibir las bonificaciones trimestrales: abril, julio, octubre y enero. El pago de las bonificaciones se decide después de que los jefes de departamento compartan las listas de entrada y RR. HH. las valide. Puede añadir recordatorios en torno a una fecha específica de los meses de bonificación para coordinar con los gerentes.  

Comisiones (Objetivos de ventas, tramos de rendimiento)

Las ganancias basadas en ventas se calculan con base en cuotas mensuales o trimestrales. Los factores que determinan las comisiones son: variables e insumos. Los elementos calculados bajo variables son los objetivos alcanzados, las ganancias basadas en tramos y las recuperaciones. Ahora, los elementos calculados bajo insumos son la integración de CRM o la confirmación manual de los responsables de ventas. Agregue una fecha cada mes para validar los informes de comisiones.  

Incentivos (incentivos por rendimiento, premios puntuales)

Se refiere a recompensas puntuales o basadas en hitos por trabajo excepcional. Los diferentes tipos de incentivos incluyen una bonificación por finalización de proyecto, un premio al mejor desempeño, etc. Las aportaciones suelen enviarse a través de HRBP o la nominación directa del gerente. Es recomendable mantener un registro continuo de las recompensas puntuales para finalizar antes de que se congele la nómina.

Conozca en detalle los servicios de nómina en India.

Reembolsos y bonificaciones

Viajes y transporte local

Esto incluye las solicitudes de reembolso presentadas por los empleados para viajes de negocios, taxis o combustible. Dichas solicitudes se validan con la oficina de viajes, los recibos o la aprobación del supervisor. Algunas solicitudes pueden incluso estar exentas de impuestos si se documentan correctamente. Idealmente, las solicitudes deben cerrarse antes del día 25 de cada mes.

Subsidio para Internet, móvil y gimnasio

Esto es especialmente útil para empleados remotos. Las políticas de teletrabajo suelen incluir reembolsos fijos o basados en reclamaciones. La frecuencia de este tipo de subsidio es mensual o trimestral. Están exentos de impuestos hasta ciertos límites y requieren la documentación correspondiente. 

Turno de noche y subsidios por guardia

Este tipo de asignaciones se pagan por trabajar fuera del horario laboral habitual. El cálculo se basa en los registros de los equipos de TI/operaciones o en los datos de las tarjetas de identificación. La frecuencia depende de la lista de turnos, pero normalmente se paga mensualmente. Recopilar los datos regularmente evita que se acumulen. 

Ajustes de licencias y asistencia

LOP (pérdida de salario)

Se trata de deducciones por exceso de días de ausencia o ausencias no autorizadas. La información se obtiene de los sistemas de gestión de ausencias o de registros manuales. El cálculo se realiza de forma proporcional al salario bruto diario. Sin embargo, si se presenta después del día 25 , se añadirá a la nómina del mes siguiente.

Ajustes y cobros de licencias

Estos datos se aplican cuando los empleados optan por el cobro de vacaciones o por ajustes entre tipos de vacaciones. El cobro suele realizarse al final del año o al finalizar el contrato, mientras que los ajustes son las vacaciones pagadas que se intercambian por vacaciones sin goce de sueldo o por enfermedad. 

Cambios en la estructura salarial

Promociones y revisiones salariales

Esto aplica cuando un empleado recibe un ascenso de grado o banda. Las actualizaciones necesarias son la revisión del CTC, las nuevas asignaciones y el pago por puesto. Además, estas actualizaciones deben reflejarse desde el inicio del mes si se declaran. Confirme las aprobaciones de RR. HH. y actualice el software de nómina para garantizar la entrada oportuna. 

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Conozca aspectos clave sobre la estructura salarial en la India

Primas del seguro de salud

Deducciones del seguro médico de los empleados

Esto simboliza la deducción mensual de las contribuciones del empleado para el seguro colectivo. Los empleadores suelen co-contribuir, y la parte del empleado se deduce del salario. Los planes cubiertos por esta prima incluyen cobertura médica, de vida, de accidentes y de dependientes. Es necesario confirmar la lista de primas con la aseguradora con antelación para que los envíos sean puntuales. 

Es importante tener en cuenta que todos los datos de nómina deben estar bloqueados y validados antes del día 23 para que el procesamiento comience el día 25 de cada mes. Por ello, sugiero añadir un recordatorio de la fecha límite de nómina a su calendario de cumplimiento de RR. HH. de 2025. Como se mencionó anteriormente, los datos ingresados ​​después de esta fecha podrían no incluirse en la nómina del mes en curso.

Desembolso de Salarios en el Calendario de Nóminas

Una vez congeladas las entradas, comienza el procesamiento de los salarios. Cada día de esta ventana tiene una función. 

Creación de nóminas

El día 25 de cada mes, comienza la ejecución de la nómina. El equipo de nóminas ejecuta el sistema con los datos finales. Además, elaboran las nóminas y generan informes resumidos.

Aprende cómo pagar a los empleados en India.

Generación de archivos bancarios

El día 26 comienza el proceso de validación salarial, donde los departamentos de Recursos Humanos, Finanzas y Gerencia verifican los informes. Comparan la información con los presupuestos, las normas de cumplimiento y las expectativas de los empleados.

El día 27 se cierra la nómina y se recibe la aprobación final. Luego, se preparan los archivos bancarios para su carga.

Confirmación de pago a empleados

Del 28 al 31 , se inicia el proceso de pago de salarios. En este proceso, los fondos se transfieren mediante transferencia bancaria masiva (NEFT/RTGS) a las cuentas de los empleados. Además, las nóminas se envían a través del portal del empleado o por correo electrónico.

Así es como luce un calendario típico de recursos humanos en India. Sin embargo, el proceso no termina aquí. Una larga lista de eventos espera al equipo de nóminas después del pago de salarios, y eso es lo que vamos a analizar en nuestro próximo apartado. Lea cómo un EOR gestiona los servicios de nómina en India.

Proceso Post-Salario en el Calendario de Cumplimiento de RRHH

Este proceso suele durar del 1 al 20 del mes siguiente. Una vez abonados los salarios, las empresas entran en la fase más delicada del ciclo de gestión de nóminas: el cumplimiento de la normativa vigente.

El incumplimiento de un solo plazo para estas obligaciones legales puede dar lugar a sanciones financieras, cargos por intereses, procedimientos penales o incluso la suspensión de sus operaciones comerciales en la India.

Por eso es fundamental contar con un calendario de cumplimiento de RR. HH. A continuación, analizaremos en profundidad cada actividad posterior al cumplimiento salarial.

Deducciones legales

PF (Fondo de Previsión)

PF es un plan de ahorro para la jubilación. Tanto el empleador como el empleado aportan mensualmente el 12 % del capital básico más la prestación por carestía (DA).

La fecha límite para este trámite es el 15 del mes siguiente. Es un requisito de la EPFO (Organización del Fondo de Previsión de los Empleados) y se aplica a todos los empleados con un salario base inferior a ₹15,000 al mes (aunque muchas empresas cubren a todos los empleados).

El proceso mensual para esta deducción es el siguiente:

• • Calcular el 12% del Básico + DA para cada empleado.
  • Deducir la parte del empleado del salario.
  • Combínalo con la parte del empleador.
  • Genere y cargue el archivo ECR (Electronic Challan cum Return) a través del portal EPFO.
  • Pague utilizando el enlace de pago generado.

Según el calendario de recursos humanos, usted debe:

• • Establecer el día 12 de cada mes como día de validación de ECR.
  • Bloque 14 para aprobación de pago.
  • El día 15 es el corte final.

Sanciones por retraso:

• • 12% de interés anual (simple)
  • 5–25% de daños y perjuicios por contribuciones retrasadas
  • Responsabilidad legal según la Sección 14B de la Ley EPF

Utilice siempre un sistema de calendario de cumplimiento de recursos humanos estructurado con notificaciones en lugar de recordatorios manuales.

ESI (Seguro Estatal de Empleados)

El ESI es un sistema de seguridad social que cubre las prestaciones médicas, de invalidez y de maternidad. En él, el empleado aporta el 0.75 % y el empleador el 3.25 %.

La fecha límite para este trámite es el 15 del mes siguiente y está establecida por la ESIC (Corporación Estatal de Seguros para Empleados). Aplica a cualquier empleado que gane ₹21,000 o menos al mes.

El proceso mensual para esto es:

• • Identificar a los empleados elegibles para ESI según los umbrales salariales.
  • Calcular ambas acciones.
  • Cargue los detalles de pago en el portal ESIC.
  • Generar y pagar challan.

De acuerdo con el Calendario de Cumplimiento de RR.HH., usted debe:

• • Generar resumen de contribuciones el día 13
  • Subir al portal ESIC el día 14
  • Realizar el pago el día 15th

Sanciones por retraso:

• • 12% de interés anual
  • Daños adicionales hasta el 25% del importe adeudado
  • Suspensión de beneficios a los empleados

Otro aspecto importante a tener en cuenta es que los pagos de ESI están sujetos a auditoría estatal. Por lo tanto, conserve copias digitales e impresas de los comprobantes y registros de pago.

TDS (Impuesto Deducido en Fuente)

El TDS es la deducción mensual del impuesto sobre la renta que se realiza sobre el salario de los empleados con base en su ingreso imponible anual proyectado. El empleador actúa como recaudador de impuestos en nombre del gobierno.

La fecha límite para esto es el 7 del mes siguiente. Es un mandato del Departamento de Impuestos sobre la Renta del Gobierno de la India y se aplica a todos los empleados cuyos ingresos anuales superen el umbral impositivo.

El proceso mensual para esto es el siguiente:

• • Calcular el ingreso tributable proyectado (salario + bonificaciones + requisitos – deducciones).
  • Aplicar la franja impositiva adecuada.
  • Deducir TDS del salario del empleado durante la nómina.
  • Deposite el importe deducido en el Departamento de Impuesto sobre la Renta.
  • Presentar una solicitud electrónica y confirmar el pago.

De acuerdo con el Calendario de Cumplimiento de RR.HH. usted debe:

• • Agregue tareas recurrentes el día 5 para preparar el challan.
  • El depósito final deberá realizarse sin falta el día 7.

Calendario de sanciones por retraso en el cumplimiento de RRHH 2025:

• • ₹200/día hasta que se presente la declaración
  • 1.5% de interés mensual sobre el impuesto pendiente
  • Procesamiento en virtud del artículo 276B por incumplimiento reiterado

PT (Impuesto Profesional)

El impuesto profesional es un impuesto estatal que grava a las personas asalariadas. La tasa y la estructura varían según los tramos de ingresos del empleado y el estado en el que trabaja.

La fecha límite para esta deducción es entre el 10 y el 20 del mes siguiente (también varía según el estado). Es un mandato de los gobiernos estatales.

El proceso mensual es el siguiente:

• • Verifique el salario aplicable para cada empleado (por ejemplo, ₹200/mes en Maharashtra para salarios superiores a ₹10,000).
  • Deducir el importe de la nómina.
  • Presentar denuncias en los respectivos portales del Gobierno Estatal.
  • Cargue datos de cada empleado cuando corresponda.

Calendario de sanciones por retraso en el cumplimiento de recursos humanos:

• • Cargos por pagos atrasados (₹300–₹1000/mes)
  • Intereses que varían entre el 1% y el 1.5% mensual
  • Posible descalificación de contratos del gobierno estatal

Muchas empresas olvidan actualizar el tiempo libre laboral cuando los empleados se transfieren de estado. Incluya esto siempre en su calendario de cumplimiento de RR. HH. de 2025.

Preparación del formulario 16, 24Q 

El formulario 16 es un certificado salarial anual que se entrega a cada empleado y que resume factores como el salario total pagado, los impuestos retenidos y depositados, las declaraciones realizadas y consideradas, el número TAN del empleador y su verificación, etc. La fecha límite para su presentación en el calendario de recursos humanos era el 15 de junio para el año fiscal 2024-25.

Un Formulario 24Q es una declaración de TDS trimestral e incluye todas las deducciones de TDS realizadas por PAN, desglose salarial, declaraciones de ingresos, ajustes de impuestos, reembolsos y recargos.

Los plazos son los siguientes:

• • T1 (abril-junio): 31 de julio
  • T2 (julio-septiembre): 15th Octubre
  • T3 (octubre-diciembre): 15th Enero
  • T4 (enero-marzo): 15 de mayo

En la siguiente sección, recapitularemos todos los riesgos de cumplimiento.

Sanciones por Incumplimiento en el Calendario de Nóminas

 

¿Por qué utilizar EOR para mantener un calendario de nóminas adecuado en la India?

Gestionar la nómina internamente consume mucho tiempo y es un trabajo constante. Los equipos de RR. HH. y finanzas pasan todo el mes controlando plazos, gestionando deducciones fiscales y velando por el cumplimiento normativo. Por no hablar de que, cuando se trata de un calendario internacional de cumplimiento de RR. HH., el caos se multiplica. Sin embargo, existe una solución para este problema y, al mismo tiempo, minimizar los costes. ¿Cómo? Asociándose con un empleador registrado (EOR) . ¡Así de sencillo!

El EOR se encarga de su calendario de cumplimiento de recursos humanos y lo mantiene actualizado. Se encarga del procesamiento de nóminas, nóminas y deducciones legales en su nombre. También presenta puntualmente las declaraciones de TDS, EPF, ESI y otras declaraciones. Un EOR le mantiene al día con el calendario de cumplimiento de RR. HH. de 2025, a la vez que gestiona el cumplimiento del personal a tiempo completo, parcial y contratado.  

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¿Cuál es tu contribución en el proceso?

• • Compartir información básica de los empleados
  • Revisar resumen de nómina (opcional)
  • Realizar un único pago de factura

Eso es.

Conclusión

Concluiremos con un mensaje breve y sencillo. El cumplimiento de las normativas de RR. HH. en 2025, o en general, es una gran responsabilidad en la India. Si su empresa extranjera se está expandiendo en la India , es posible que su día se vea atascado en el procesamiento de nóminas cualquier día del mes.

Y cuando tienes un nuevo equipo internacional en el que centrarte, no puedes permitirte perder el tiempo rehaciendo tareas administrativas. Así que, simplifícate el trabajo colaborando con un EOR y dejándole el resto del proceso. 

Revisar las fechas, realizar cálculos precisos, preparar la documentación correcta y todas las demás cuestiones complejas que mencionamos en el blog son su especialidad. Así que, deja que ellos se encarguen de eso y tú te encargarás de lo que dominas: crear un negocio en el extranjero.