Was Sie wissen sollten, bevor Sie einen Auftragnehmer in einen Mitarbeiter umwandeln

Die ehemalige First Lady der USA, Michelle Obama, sagte einmal: „Flexible Arbeit macht Mitarbeiter loyal.“ Stimmt. Ist Ihnen aufgefallen, dass der Satz immer noch „Mitarbeiter“ enthält? In letzter Zeit assoziieren wir das Wort Flexibilität jedoch eher mit unabhängigen Auftragnehmern als mit Angestellten. 

Nicht nur Mitarbeiter einstellen, sondern auch einstellen! Das hat zwar seine Vorteile. Doch Unternehmen erkennen zunehmend, dass es auch langfristige negative Auswirkungen hat. Daher besteht die Notwendigkeit, Auftragnehmer in Mitarbeiter umzuwandeln.

Wir werden in diesem Blog nicht direkt auf den Umwandlungsprozess von einem Auftragnehmer eingehen. Stattdessen beginnen wir mit kleinen Schritten. Beispielsweise werden wir untersuchen, wie sich ein Auftragnehmer von einem Angestellten unterscheidet. Wir werden auch die Notwendigkeit der Umwandlung eines Auftragnehmers in einen Angestellten genau prüfen.

Abschließend gehen wir auf die Schritte ein, die vor der Umstellung zu beachten sind. Wir erfahren auch mehr über die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Auftragnehmer vor der Umstellung. Sind Sie bereit, diesen Lernprozess mit mir zu durchlaufen? Los geht’s!

Warum sollten Sie einen Auftragnehmer in einen Mitarbeiter umwandeln?

Ja, Auftragnehmer können eine wertvolle Ressource sein, wenn Flexibilität gefragt ist. Ich bin mir jedoch sicher, dass sich Flexibilität irgendwann wie eine Drehtür anfühlt. Man schult sie, sie liefern, und dann – zack! – sind sie weg, und mit ihnen auch ihr Fachwissen. 

Hier ergibt sich die Notwendigkeit einer Umwandlung von einem Auftragnehmer in einen Mitarbeiter. Die Umwandlung eines Auftragnehmers in einen Mitarbeiter bringt erhebliche Vorteile mit sich. 

Stabilität und Kontrolle gehören zu den wichtigsten Faktoren. Wie? Lassen Sie uns das zusammen mit den anderen wichtigen Punkten besprechen.   

Um eine Fehlklassifizierung von Mitarbeitern zu vermeiden

Wussten Sie, dass in den USA die Geldbußen für die falsche Einstufung von Mitarbeitern bis zu 1,000 US-Dollar betragen? Im schlimmsten Fall kann dies sogar zu einer Gefängnisstrafe von bis zu einem Jahr führen. Beängstigend, nicht wahr? 

Die Zusammenarbeit mit unabhängigen Auftragnehmern stellt jedoch häufig eine Bedrohung für Ihr Unternehmen dar. Oftmals verhalten sich Ihre Auftragnehmer wie Angestellte, reden wie Angestellte und arbeiten wie Angestellte. Dennoch genießen sie nicht die Leistungen und den Schutz, die Angestellten zustehen. 

Daher greifen Regierungen immer strenger gegen Fehlklassifizierungen. Angesichts der potenziellen Risiken ist die Umwandlung in einen Auftragnehmer die beste Lösung für Sie. Die Umwandlung eines Auftragnehmers in einen Arbeitnehmer bietet Ihnen folgende Vorteile:  

• Rechtsschutz: Weder die unabhängigen Auftragnehmer noch die Regierung können Ihnen morgen mit rechtlichen Drohungen hinterherjagen. Außerdem können Sie unnötige Audits vermeiden.
• Steuervorteile: Durch eine einheitliche Steuerstruktur und ohne Nachsteuern sind die Steuerabzüge besser kontrolliert.
• Vermeiden Sie Strafen: Sie sind finanziell abgesichert und es kommt zu keinen unerwarteten Belastungen für Ihr Firmenbudget. 

So verhindern Sie die Abwerbung von Talenten

Nebenjobs sind unter Freiberuflern weit verbreitet. Sie jonglieren mit mehreren Kunden gleichzeitig. Dies kommt insbesondere in Bereichen wie Technologie, Marketing und Design vor. Die Herausforderungen in solchen Fällen?

• Verstärkter Wettbewerb um Ihre Top-Auftragnehmer.
• Mangelndes Engagement für Ihre Arbeit.  
• Häufige Terminverzögerungen.  

Lassen Sie uns nun über die Vorteile sprechen, die sich ergeben, wenn Sie einen Auftragnehmer in einen Mitarbeiter umwandeln.

• Exklusiver Fokus: Sie erhalten die Zeit und den Einsatz Ihrer Mitarbeiter, die sie für Sie engagieren.
• Bessere Leistung: Da sie keine externen Verträge mehr haben, können die Mitarbeiter nun qualitativ hochwertige Arbeit leisten.    
• Bessere Loyalität und Bindung: Mitarbeiterbezogene Vergünstigungen steigern die Arbeitszufriedenheit und letztendlich die Mitarbeiterbindung.

Um langfristige Kosten zu senken

Freiberufler scheinen vergleichsweise die günstigere Option zu sein. Keine Sozialleistungen, keine langfristigen Verpflichtungen und kein Papierkram. Allerdings ist dies nur kurzfristig möglich. Die Herausforderungen, die sich mit der Zeit ergeben, sind:

• Schwankende Gebühren für verschiedene Auftragnehmer
• Konstant hohe Honorare für Auftragnehmer
• Teurer und wiederkehrender Rekrutierungsprozess 

Folglich verbrennen Sie am Ende mehr Geld, als Sie denken. Warum ist die Umstellung auf einen Auftragnehmer finanziell sinnvoller? Schauen wir mal. 

• Niedrigere Stundensätze: Keine Premium-Stundensätze für ihre Flexibilität oder ihr Fachwissen.
• Vorhersehbares Budget: Eine feste Vergütungsstruktur für Mitarbeiter erleichtert die Budgetierung erheblich.
• Reduzierte Fluktuationskosten: Kein hektisches Suchen oder Ersetzen verlorener Talente mehr. Das senkt die Rekrutierungskosten.

Um die Qualität der geleisteten Arbeit zu verbessern

Wenn Sie einen Auftragnehmer in einen Mitarbeiter umwandeln, haben Sie folgende Sicherheit:

• Besserer Workflow  
• Gleichbleibende Leistung
• Bessere Teamarbeit
• Produktivitätssteigerung  

Was können Sie nach der Konvertierung in den Auftragnehmerbereich besser machen?  

• Hohe Qualitätskontrolle
• Schulung und Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter
• Belohnen Sie Ihre Mitarbeiter, um ihre Motivation aufrechtzuerhalten 

Mehr über erfahren unabhängige Auftragnehmer. 

Etablieren Sie Markenimage und Ruf

Ein stabiler und professioneller Mitarbeiterstamm überzeugt immer eine schwankende Belegschaft von Vertragspartnern. Die Glaubwürdigkeit Ihrer Marke steigt auf dem Arbeitsmarkt. Sehen wir uns an, was ein starkes Markenimage nach der Umstellung auf Vertragspartner bewirkt. 

• Ihr Unternehmen zieht einen großen Pool an Talenten an.   
• Zufriedene und loyale Mitarbeiter fördern Ihre Unternehmenskultur besser.
• Mitarbeiter werden zu Ihren Markenbotschaftern.

Nachdem wir nun ausführlich über die Notwendigkeit der Umwandlung eines Auftragnehmers in einen Arbeitnehmer gesprochen haben, wollen wir nun weitermachen. Wir werden nun darüber sprechen, wie sich ein unabhängiger Auftragnehmer rechtlich von einem Vollzeitbeschäftigten unterscheidet.

  

Was sind die rechtlichen Unterschiede zwischen einem Arbeitnehmer und einem unabhängigen Auftragnehmer?

Bevor Sie sich entscheiden, einen Auftragnehmer in einen Arbeitnehmer umzuwandeln, müssen Sie die Unterschiede kennen. Die rechtlichen Unterschiede zwischen einem Arbeitnehmer und einem Auftragnehmer liegen in folgenden Punkten:

• Arbeitsplan
• Entgelt und Leistungen
• Kontrolle über den Arbeitsprozess

In diesem Abschnitt besprechen wir die entscheidenden Faktoren, die einen Auftragnehmer von einem Angestellten unterscheiden. Werfen wir einen Blick darauf.

Wichtige rechtliche Unterschiede

Vollzeit-Angestellte

• Die Arbeitnehmer sind direkt dem Arbeitgeber unterstellt und unterliegen einem festen Arbeitszeitplan.
• Sie haben eine feste monatliche oder zweiwöchentliche Gehaltsstruktur.
• Sie erhalten Arbeitnehmerleistungen wie Krankenversicherung, bezahlten Urlaub und Altersvorsorgeprämien.
• Arbeitgeber haben die vollständige Kontrolle über ihre Arbeitsprozesse und täglichen Aufgaben.
• Sie sind durch Arbeitsgesetze und -rechte geschützt, wenn:

1. Diskriminierung
2. Ungerechtfertigte Kündigung
3. Streit um Überstundenvergütung
4. Streit um die Arbeitnehmerentschädigung

Unabhängige Auftragnehmer

• Unabhängige Auftragnehmer sind selbstständig und arbeiten nach ihrem eigenen Zeitplan.
• Ihre Bezahlung erfolgt auf Grundlage der Projekte oder Aufgaben, an denen sie arbeiten.
• Sie haben keinen Anspruch auf Arbeitnehmerleistungen. So werden beispielsweise einem unabhängigen Auftragnehmer in Indien Leistungen wie diese vorenthalten:

1. Vorsorgekasse (PF)
2. Gratifikation
3. Krankenversicherung
4. Mutterschafts-/Vaterschaftsurlaub

• Da sie selbstständig arbeiten, genießen sie keinerlei Arbeitsschutz oder Rechte.
• Sie sind für die Abwicklung ihrer Steuern selbst verantwortlich.

Unsere umfassende Anleitung über unabhängige Auftragnehmer erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen.   

Wichtige Überlegungen vor der Umwandlung eines Auftragnehmers in einen Arbeitnehmer 

Wenn Sie einen Auftragnehmer in einen Mitarbeiter umwandeln, ist das ein großer Umbruch. Er bringt zahlreiche bedeutende Veränderungen mit sich und erfordert Ihre kritische Beobachtung. Zu Ihrer Überraschung geht die Veränderung weit über die Art der Beziehung zwischen Ihnen und dem Auftragnehmer hinaus. 

Welche Änderungen müssen bei einer Umwandlung in einen Auftragnehmer genau geprüft werden? Lassen Sie es uns herausfinden! 

Risiken der Arbeitnehmerklassifizierung

• Bei der Umwandlung in einen Auftragnehmer müssen Sie die gesetzlichen Klassifizierungsregeln einhalten.
• Mit konform meine ich alles, von der Gehaltsstruktur bis zur Festlegung der Arbeitszeiten. 
• Sie müssen mit Prüfungen aufgrund falscher Klassifizierungen durch die staatlichen Aufsichtsbehörden rechnen.

Workflow-Upgrades

Die Umwandlung eines Auftragnehmers in einen Mitarbeiter erfordert häufig Änderungen an den internen Abläufen Ihres Unternehmens. Stellen Sie sich auf folgende Anpassungen ein:

• Planen Sie strukturierte Arbeitszeiten für Ihre bald zu wechselnden Auftragnehmer.
• Planen Sie regelmäßiges Feedback und offene Kommunikationskanäle ein. Dies erleichtert den Auftragnehmern die Eingewöhnung in die neue Umgebung.
• Geben Sie ihnen eine angemessene Anleitung zur Funktionsweise der Ressourcenzuweisung in langfristigen Projekten.

Kosten

• Wenn Sie einen Auftragnehmer in einen Angestellten umwandeln, muss Ihr Unternehmen finanziell umstrukturiert werden.
• Hinzu kämen langfristige Kosten, beispielsweise Fixkosten für die Vergütung der Mitarbeiter.
• Hinzu kommen erhöhte Gemeinkosten wie die Bereitstellung angemessener IT-Ausrüstung, Schulungsressourcen usw.
• Die Steuererklärung Ihrer Mitarbeiter stellt einen weiteren erheblichen Kostenfaktor bei der Umwandlung in ein Vertragsunternehmen dar. 

Strengere Compliance-Kontrollen

• Achten Sie auf die Ausarbeitung ordnungsgemäßer Arbeitsverträge und kündigen Sie den bestehenden Vertragspartnervertrag.
• Wenn Sie Auftragnehmer in Mitarbeiter umwandeln, achten Sie darauf, dass diese die Vereinbarungen zum geistigen Eigentum und zur Vertraulichkeit einhalten.
• Planen Sie eine Schulung der Auftragnehmer zu Compliance und Arbeitsrecht ein.

Unterschiede in Haftung und Rechtsrisiko

• Legen Sie klare Gründe für ungerechtfertigte Kündigungen, Belästigungen oder Diskriminierungen mit den Auftragnehmern fest. Dies erspart Ihnen zukünftige Klagen. 

• Sorgen Sie für die Einhaltung der entsprechenden Formalitäten wie Abfindungen und Kündigungsfristen bei der Kündigung von Mitarbeitern.

Sind Sie bereit, alle genannten Prozesse vor der Konvertierung in einen Auftragnehmer zu berücksichtigen? Selbst wenn Sie dies tun, endet der Prozess hier nicht.

Bevor Sie einen Auftragnehmer erfolgreich in einen Mitarbeiter umwandeln, sind noch einige Schritte erforderlich. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, welche Schritte erforderlich sind.

Wie gehen Sie mit der Konvertierungsdiskussion um, wenn Sie einen Auftragnehmer in einen Mitarbeiter umwandeln?

Eine klare und strukturierte Kommunikation kann die Hälfte der Herausforderungen bei der Umstellung auf einen Auftragnehmer lösen. Sie schafft klare Erwartungen hinsichtlich der neuen Aufgaben und Verantwortlichkeiten für beide Seiten. 

In diesem Abschnitt suchen wir nach Antworten auf die möglichen Fragen, die sich Ihnen als Arbeitgeber bei der Umwandlung eines Auftragnehmers stellen könnten.

Definieren Sie den Transformationsumfang klar

• Klären Sie die neuen Aufgabenbereiche. Definieren Sie, wie sich der Arbeitsablauf mit dieser Transformation ändert.
• Beantworten Sie wichtige Fragen zum Arbeitsplan. Zum Beispiel: Wie sind die Arbeitszeiten? Oder wie wirkt sich dies auf die Work-Life-Balance aus?
• Definieren Sie die Berichtsstruktur klar.
• Informieren Sie sie außerdem über das Leistungsbewertungssystem.

Bieten Sie transparente Arbeitsverträge an

• Geben Sie eine ausführliche Erläuterung der Bedingungen des Arbeitsvertrags.
• Heben Sie die Mitarbeitervorteile und Zusatzleistungen deutlich hervor.
• Informieren Sie sie über Leistungsanpassungen wie leistungsbezogene Prämien.

Besprechen Sie Steuer- und Lohnanpassungen

• Erläutern Sie die technischen Aspekte der Zahlung und der Abzüge auf den Gehaltsschecks.
• Erwähnen Sie auch die anderen Faktoren, die sich auf die Steuerabzüge und Gehaltsabzüge auswirken. Dazu gehören beispielsweise Krankenversicherungsleistungen und Beiträge zur Altersvorsorge.  
• Klären Sie die Zahlungshäufigkeit und Zahlungsweise mit den Auftragnehmern.

Mitarbeitervorteile klar besprechen

• Beschreiben Sie den vom Unternehmen finanzierten Krankenversicherungsschutz.
• Definieren Sie weitere Leistungen wie bezahlten Urlaub (PTO) und Altersvorsorgepläne.
• Geben Sie die Berechtigung und die Voraussetzungen für den Zugang zu Leistungen klar an.

Erkennen Sie ihre Perspektive an

• Gehen Sie einfühlsam auf die Sorgen und Ängste Ihrer Mitarbeiter hinsichtlich der neuen Rolle ein. Sprechen Sie offen darüber, wie sich die Work-Life-Balance Ihres Mitarbeiters verändern könnte und welche Flexibilität ihm noch bleibt.
• Zeigen Sie als Arbeitgeber Ihr Interesse an den Karrierechancen des Unternehmens.  
• Bauen Sie eine natürliche Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung auf, indem Sie auf deren Feedback hören.

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Wie hilft Ihnen die Vergütung dabei, einen Auftragnehmer problemlos in einen Mitarbeiter umzuwandeln? 

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• In Indien gelten wir als der „Arbeitgeber der Wahl“. Das bedeutet, dass uns Unternehmen bei der Mitarbeiterführung vertrauen. 

Egal, ob Sie in den USA, Großbritannien oder irgendwo dazwischen sind, Ihre Konvertierung durch einen Auftragnehmer wird so poliert wie Marmor. Betrachten Sie das als Garantiekarte unseres Teams. 

Dieser Blogbeitrag diente als Starterpaket für die Umstellung von Auftragnehmern auf Mitarbeiter. Unser Team ist bereits bestens auf den Übergangsprozess vorbereitet. Wir haben eine umfassende Liste erstellt, die Ihnen und Ihren Auftragnehmern hilft, diese Umstellung im Voraus zu verstehen.