Wie bewältigt man die Sorgen des Teams während der Umstellung vom Outsourcing auf EOR?

Der Wechsel von einem Outsourcing-Modell zu einem Employer of Record (EOR)-Dienst kann bei Mitarbeitern Unsicherheit hervorrufen. Bedenken hinsichtlich der Arbeitsplatzsicherheit, veränderter Arbeitsabläufe und organisatorischer Veränderungen sind weit verbreitet. Tatsächlich zeigte eine Gartner-Studie, dass die Unterstützung der Mitarbeiter für Unternehmensveränderungen von 43 % im Jahr 2022 auf 74 % im Jahr 2016 gesunken ist – ein Hinweis auf ein gravierendes Transformationsdefizit und eine zunehmende Veränderungsmüdigkeit.

Die Umstellung auf Outsourcing zu EOR ist nicht nur eine Geschäftsentscheidung, sondern auch ein kultureller Wandel. Richtig umgesetzt, bietet der Übergang zu EOR-Diensten langfristige Stabilität, optimierte Compliance und bessere Mitarbeiterunterstützung.

Dieser Blog ist Ihr Leitfaden für den Umgang mit Mitarbeiterunterbrechungen während der Umstellung von Outsourcing auf EOR. Sie finden praktische Schritte, um Ängste abzubauen, Vertrauen aufzubauen und die Stärken Ihres EOR-Partners zu nutzen, um den Prozess zu vereinfachen. Wir decken alles ab, was Sie brauchen, um Ihr Team während dieser kritischen Veränderung zu unterstützen. Wir sorgen dafür, dass Ihre EOR-Umstellung reibungslos und erfolgreich verläuft.

Identifizierung von Teambedenken während des EOR-Übergangs

Jede Veränderung der Arbeitsplatzdynamik bringt Fragen und Bedenken mit sich. Unsicherheit entsteht, wenn die Veränderung den täglichen Betrieb stört. Wenn Sie diese primären Herausforderungen bei der Teamführung frühzeitig in der Übergangsphase erkennen, können Sie sie Ihrem Team gegenüber effektiv ansprechen.

Arbeitsplatzsicherheit und Rollen

Mitarbeiter haben möglicherweise Angst, ihren Arbeitsplatz zu verlieren oder dass ihre Rollen während der Schicht abgebaut werden. Beruhigen Sie sie durch klare Kommunikation. Heben Sie hervor, dass es beim EOR-Modell nicht um Personalabbau geht, sondern darum, Teams zu reibungsloseren Abläufen zu befähigen. Machen Sie beispielsweise klar, dass Verträge geschützt werden und die Rollen gleich bleiben oder sich sogar verbessern.

Die neue EOR-Struktur verstehen

Die eingetragener Arbeitgeber Das Modell kann neue Kontaktpunkte, Terminologien, Prozesse oder Systeme einführen. Für Mitarbeiter kann sich das anfühlen, als würden sie eine neue Sprache lernen. Sie fragen sich vielleicht, an wen sie sich bei HR-bezogenen Problemen wenden sollen oder wie Gehaltsabrechnungsanpassungen funktionieren. Vereinfachen Sie ihre Verwirrung mit Anleitungen und visuellen Erklärungen. Stellen Sie beispielsweise ein Diagramm bereit, das den Verantwortungsfluss im EOR-Modell zeigt. 

EOR-Modell-Workflow

1. Unternehmen (Kunde)

• Kerngeschäftstätigkeiten: Konzentrieren Sie sich ausschließlich auf Wachstum, Strategie und Innovation.
• Teamüberwachung: Verwalten Sie tägliche Aufgaben und die Teamleistung.
• Arbeitsaufträge: Weisen Sie Projekte zu und definieren Sie Ziele für Mitarbeiter.
• Unternehmenskultur: Fördern Sie Ihre Markenwerte und Ihr Arbeitsumfeld.

2. Eingetragener Arbeitgeber (EOR)

• Compliance und rechtlicher Rahmen: Stellen Sie sicher, dass die lokalen Arbeitsgesetze, Steuervorschriften und gesetzlichen Normen eingehalten werden.
• Arbeitsverträge: Erstellen und verwalten Sie rechtskonforme Verträge für Mitarbeiter.
• Lohn- und Gehaltsabrechnung und Steuern: Erledigen Sie Gehaltsauszahlungen, Sozialleistungen, Abzüge und Steuererklärungen.
• Leistungsverwaltung: Bereitstellung von Krankenversicherung, Urlaubsregelungen und gesetzlichen Beiträgen.
• Onboarding und Offboarding: Verwalten Sie reibungslose Einstellungs- und Austrittsverfahren für Mitarbeiter.
• Haftungsmanagement: Mindern Sie Risiken, indem Sie die rechtliche Verantwortung für Ihre Beschäftigungsverpflichtungen übernehmen.

3. Mitarbeiter (angeheuertes Talent)

• Arbeitsausführung: Führen Sie die vom Unternehmen (Kunden) zugewiesenen Aufgaben aus.
• Einhaltung von Richtlinien: Befolgen Sie die vom EOR und dem Unternehmen festgelegten Leitlinien und Erwartungen.
• Feedback-Schleife: Kommunizieren Sie regelmäßig mit dem Unternehmen (Kunden), um Updates und Leistungsbeurteilungen zu erhalten.

Anpassungen in Workflows und Prozessen

Änderungen am Arbeitsablauf sind unvermeidlich. Vielleicht ändern sich die Parameter für Mitarbeiterleistungen oder Urlaubsanträge erfordern einen anderen Genehmigungsprozess. Stellen Sie diese Änderungen nicht als Störungen dar, sondern als Verbesserungen, die allen das Leben erleichtern sollen. Versichern Sie ihnen, dass diese Änderungen der betrieblichen Effizienz und der Steigerung der Teamproduktivität dienen und nicht der zusätzlichen Komplexität. Bieten Sie praktische Schulungen an, um Vertrauen aufzubauen.

Wiederholen Sie die zeitlosen Worte von John F. Kennedy nicht einfach, sondern erwecken Sie sie durch Taten zum Leben.

„Veränderung ist das Gesetz des Lebens. Wer nur in die Vergangenheit oder Gegenwart blickt, verpasst mit Sicherheit die Zukunft.“ 

Welche Schritte können Sie unternehmen, um Vertrauen in Ihr Team aufzubauen, damit es diese Vision ebenfalls annimmt? Das besprechen wir im nächsten Abschnitt.

 

Wie baut man beim Übergang zu EOR-Diensten Vertrauen auf?

Wie wir bereits früher in diesem Blog erwähnt haben, sind Vertrauen und Transparenz das Rückgrat jeder erfolgreichen organisatorischen Veränderung. Um das Vertrauen der Mitarbeiter in die Organisation aufrechtzuerhalten, ist es entscheidend, auf ihre Anliegen einzugehen. Lassen Sie uns die Schlüsselfaktoren besprechen, „wie das geht“.

Transparenz ist der Schlüssel

Erklären Sie, „warum“ dieser Übergang wichtig ist. Sagen Sie: „Wir arbeiten mit einem EOR-Modell zusammen, um bessere Mitarbeiterleistungen, Gehaltsstrukturen und Karrieremöglichkeiten zu bieten.“ Ein klares „Warum“ beseitigt Zweifel und schafft Vertrauen. Schließlich muss Ihr Team sehen, wie diese Veränderung mit seinem Wachstum und den Unternehmenszielen übereinstimmt.

Frühe Kommunikation gibt den Ton an

Mitarbeiter fühlen sich überrumpelt, wenn sie zu spät über Veränderungen informiert werden. Geben Sie Pläne frühzeitig bekannt, noch bevor die Details feststehen. Veranstalten Sie beispielsweise ein Kick-off-Meeting, um zu skizzieren, was auf Sie zukommt. Geben Sie Zeitpläne, wichtige Meilensteine ​​und die Personen an, die bestimmte Aufgaben übernehmen, um Unklarheiten zu vermeiden.

Hervorhebung der EOR-Vorteile

Von verbesserten Arbeitsabläufen bis hin zu erweiterten Leistungen bringt die Partnerschaft mit EOR-Diensten häufig greifbare Vorteile für die Mitarbeiter. Stellen Sie den Übergang als eine Verbesserung dar, die neue Türen für Karrierewachstum, finanzielle Stabilität und berufliche Entwicklung öffnet. Die Betonung mitarbeiterorientierter Vorteile macht die Veränderung nachvollziehbar.

Frage-und-Antwort-Sitzungen schaffen Klarheit

Führen Sie häufige „Frag mich alles“-Meetings mit Ihren Mitarbeitern durch. Schaffen Sie sichere Räume, in denen Ihr Team seine Bedenken offen äußern kann. Organisieren Sie interaktive Frage-und-Antwort-Sitzungen, in denen Sie als Arbeitgeber und Ihr EOR-Partner Fragen direkt beantworten können. Sie könnten beispielsweise erklären, wie Steuerabzüge jetzt im Rahmen des EOR-Modells gehandhabt werden. Dieser proaktive Ansatz schafft Vertrauen und zeigt den Mitarbeitern, dass ihre Bedenken ernst genommen werden.

Einbeziehung der Teammitglieder in den Prozess

Beziehen Sie das Feedback Ihrer Mitarbeiter ein, wenn Sie Arbeitsabläufe oder Leistungen im Zusammenhang mit dem EOR-Modell finalisieren. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter nach Möglichkeit an Entscheidungen mitwirken. Sagen Sie: „Wir möchten Ihr Feedback dazu, welche Lohnbuchhaltungssoftware benutzerfreundlicher ist.“ Wenn die Mitarbeiter sehen, dass ihr Input den Übergang beeinflusst, fühlen sie sich stärker in seinen Erfolg eingebunden. Eine Gallup-Studie stellte fest, dass Unternehmen mit hohem Mitarbeiterengagement eine um 21 % höhere Rentabilität erzielten. Engagement führt zu Akzeptanz, was sich wiederum direkt auf die Produktivität jedes einzelnen Mitarbeiters auswirkt.

Kontinuierliches Feedback hält den Puls

Gehen Sie nicht davon aus, dass alles in Ordnung ist. Und mal ehrlich: Die Umstellung endet nicht auf dem Papier. Führen Sie regelmäßige Check-Ins mit Ihren Mitarbeitern durch, um herauszufinden, wie sie sich nach der Umstellung fühlen. Anonyme Umfragen, persönliche Gespräche und eine Politik der offenen Tür helfen dabei, noch bestehende Probleme zu identifizieren und anzugehen. Sie könnten zum Beispiel feststellen, dass die Schulung zum neuen System verbessert werden muss.

Lassen Sie die Worte von Ken Blanchard während der Übergangsphase zu Ihrem Mantra werden: „Feedback ist das Frühstück der Champions“  

Wie können Sie die lokale Expertise bei EOR-Diensten nutzen?

Ein EOR ist nicht nur ein Compliance-Partner. Er ist Ihr Insider-Führer für lokale Abläufe. Durch die Nutzung dieser Expertise sind Übergänge weitaus weniger besorgniserregend, als sie sein müssen.

Überbrücken der Lücken zwischen Kunden und Teammitgliedern

EOR-Dienste fungieren als Kommunikationsbrücke zwischen Ihrer Führung und dem Remote-Team. Ihr tiefes Verständnis der lokalen Märkte vermeidet die geografischen Unterschiede zwischen den beiden Parteien. Sie stellen beispielsweise sicher, dass die regionalen HR-Anforderungen der Mitarbeiter mit Ihren Unternehmenszielen übereinstimmen. Dies verhindert zusätzlich Missverständnisse während des Übergangs.

Lokale Einblicke erleichtern das Onboarding

Bei jeder Neueinstellung, die während der Umstellung im Rahmen des Employer-of-Record-Modells erfolgt, ist dies eine äußerst heikle Angelegenheit. Onboarding ist wie die Tongebung einer Symphonie. Jeder Markt hat seine eigenen Unternehmensnuancen. Ein EOR bringt dieses Fachwissen mit. Er hilft Mitarbeitern, sich vom ersten Tag an willkommen und als Teil Ihrer Unternehmensfamilie zu fühlen. Er kann zum Beispiel kulturell relevante Willkommenspakete organisieren, um ein Gefühl der Zugehörigkeit zu schaffen.

Durchsuchen Sie unseren Blog, um mehr zu erfahren Wie Remunance das Onboarding neuer Mitarbeiter effektiv bewältigt

Wie können die Mitarbeiter während der Umstellung auf EOR-Dienste motiviert bleiben?

Die Arbeitsmoral der Mitarbeiter ist ein Eckpfeiler der Produktivität, insbesondere während einer Übergangsphase. Motivierte Mitarbeiter können einen herausfordernden Übergang in eine vielversprechende Chance verwandeln. So halten Sie ihre Arbeitsmoral hoch.

Maßgeschneiderte Kommunikationspläne

Ein Einheitsansatz funktioniert bei Übergängen selten. Verwenden Sie keine allgemeinen E-Mails für jede Abteilung. Personalisieren Sie Nachrichten, um auf rollenspezifische Anliegen einzugehen. Lassen Sie Ingenieure beispielsweise wissen, dass sich ihre Arbeitsprozesse nicht ändern, aber der IT- und Infrastruktur-Support verbessert wird. Personalisierung zeigt Empathie und trägt dazu bei, dass sich jeder Mitarbeiter gehört fühlt.

Bedenken hinsichtlich des beruflichen Aufstiegs ansprechen

Übergänge werfen oft Fragen zu Karriereverläufen auf. Mitarbeiter wollen wissen: „Was springt für mich dabei heraus?“ Zeigen Sie ihnen, wie das EOR-Modell Türen zu neuen Lernmöglichkeiten, Schulungsprogrammen und Zertifizierungen öffnet. Kommunizieren Sie klar, dass sie jetzt direkt mit Ihnen zusammenarbeiten, frei von Einmischung Dritter, und sogar funktionsübergreifende Rollen innerhalb ihrer Abteilungen erkunden können. Präsentieren Sie einen Plan für die persönliche Entwicklung, um karrierebezogene Ängste abzubauen.

Fördern Sie interkulturelle Schulungen

Für Remote-Teams ist interkulturelles Verständnis der Schlüssel zu einer besseren Zusammenarbeit. EOR-Dienste können Workshops organisieren, in denen Mitarbeiter die Arbeitsstile und Traditionen ihrer Kollegen kennenlernen. Dies schafft Respekt und ebnet den Weg für ein viel ansprechenderes Arbeitsumfeld.

Verbesserte Gehaltsstrukturen steigern die Moral

Eine einfache Wahrheit? Eine bessere Bezahlung macht alle glücklicher. Der Wechsel zu einem EOR-Modell geht häufig mit Gehaltsanpassungen einher, die sich stärker an lokalen Benchmarks orientieren. Darüber hinaus genießen EOR-Mitarbeiter eine weitaus bessere Zahlungsstruktur als ausgelagerte Mitarbeiter. Erklären Sie, wie der Wechsel zu EOR-Diensten marktgerechte Gehälter, pünktliche Zahlungen und eine transparente Gehaltsaufschlüsselung gewährleistet und so die finanzielle Sicherheit verbessert.

Heben Sie langfristige Wachstumschancen hervor

Stellen Sie den Übergang als Sprungbrett für langfristiges Wachstum dar. Sagen Sie: „Diese Veränderung soll mehr Arbeitsplatzsicherheit und bessere Sozialleistungen bieten.“ Wenn die Mitarbeiter das Gesamtbild sehen, wird ihre Skepsis in Begeisterung umschlagen.

Eine von Remunance erstellte Saga

Remunance hat im Laufe der Jahre eine Reihe von Kunden und deren Remote-Teams erfolgreich betreut und dabei stets äußerst transparent und sorgfältig vorgegangen. Dieser spezielle Fall erwies sich jedoch als besonders knifflig. Nicht nur, weil es sich um einen „Übergang“ von einem Modell zum anderen handelte, sondern auch wegen des internen Widerstands, mit dem das Team von Remunance während des Prozesses konfrontiert war. 

Remunance setzt sich als Team dafür ein, die Ursachen des Widerstands gründlich zu analysieren, sie anzugehen und einen effizienten Übergang für seinen Kunden zu ermöglichen. Hier haben wir ein chronologisches Flussdiagramm skizziert, das den gesamten Prozess erfasst, von den anfänglichen Herausforderungen bis zu dem Moment, als das Team seinen Erfolg und seine Zufriedenheit mit dem neuen Prozess feierte. Warum so viele Details? Weil es sich lohnt!    

Der Widerstand

Livesource, ein Unternehmen für Softwareentwicklung, wollte sich von den Komplexitäten des Outsourcings lösen und zu einem effizienteren Betriebsmodell wechseln. Zunächst stieß das Unternehmen auf erheblichen Widerstand seitens der Mitarbeiter. Sie zögerten mit der Umstellung und waren sich über die damit verbundenen Änderungen nicht sicher. Folglich hatte die Unternehmensleitung Mühe, den über 20 Mitarbeitern die Vorteile des neuen Modells effektiv zu vermitteln. Darüber hinaus wurde die Herausforderung noch dadurch vergrößert, dass die rechtlichen Aspekte der Umstellung geklärt werden mussten.

Die Lösung

Remunance unterstützte Livesource bei der Umstellung mit einem praktischen Ansatz. Rajendra Vaidya, der CEO von Remunance, nahm sich persönlich die Zeit, mit den Mitarbeitern zu sprechen und ihre Anliegen anzusprechen. Er hörte sich eine breite Palette von Themen aufmerksam an, darunter Arbeitsplatzsicherheit, Rollenänderungen, Mitarbeitervorteile, Richtlinien und mehr. Mit Geduld und Klarheit gab er auf jede Frage unkomplizierte Antworten und sorgte dafür, dass jeder sie leicht verstehen konnte. Remunance arbeitete auch eng mit der Führung zusammen, um sicherzustellen, dass sich das Team während der gesamten Umstellung sicher und unterstützt fühlte.

Das Ergebnis

Als Ergebnis dieser Umstellung verbesserte sich die Mitarbeiterzufriedenheit deutlich. Das Team, das anfangs zögerlich war, entwickelte sich nach sechs Monaten der Umstellung zu einem starken Befürworter des neuen Modells. Es nahm das Modell in einem effizienteren und organisierteren Ansatz an. Dank klarerer Kommunikation und vereinfachter Prozesse erlebte Livesource einen wasserfallartigen Übergang und eine stärkere, engagiertere Belegschaft.

Fazit

Beim Übergang vom Outsourcing zu einem EOR-Modell geht es nicht nur darum, operative Kästchen anzukreuzen. Es ist ein menschenzentrierter Prozess. Die Sorgen Ihres Teams sind keine Hindernisse, sondern Gelegenheiten, Führungsstärke und Einfühlungsvermögen zu zeigen.

Wenn Sie mit Transparenz, Vertrauen und einem Fokus auf das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter vorgehen, wird dieser Wandel zu einer Erfolgsgeschichte. Das lässt sich nur erreichen, indem Sie Ängste hinsichtlich der Arbeitsplatzsicherheit ansprechen, eine kristallklare Kommunikation gewährleisten und sich auf die lokale Expertise Ihres EOR stützen.

Bei Remunance geht es uns nicht nur um Compliance, sondern darum, Arbeitsplätze zu schaffen, an denen Teams erfolgreich sind. Wir sind darauf spezialisiert, Organisationen durch diese Übergänge zu führen und den Prozess für Arbeitgeber und Arbeitnehmer reibungslos aufrechtzuerhalten. Mit unseren bewährten Strategien und unserem personalisierten Ansatz haben wir Unternehmen dabei geholfen, die Produktivität und Moral der Mitarbeiter während der Übergangsphase zu steigern.

Sind Sie bereit, das Ganze zu einem Erfolg für alle Beteiligten zu machen?