Wie funktioniert der Gehaltskalender in Indien?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien ist weit mehr als nur ein Tagesgeschäft; sie ist ein kontinuierlicher Prozess aus Datenerfassung, Datenvalidierung, Auszahlungssicherung und Einhaltung von Compliance-Fristen. Wenn Sie Ihr Team in Indien erweitern, ist es unerlässlich, den HR-Compliance-Kalender in Indien, insbesondere den HR-Compliance-Kalender 2025, stets aktuell zu halten. Und dafür brauchen Sie mehr als nur Fälligkeitsdaten. Sie brauchen Kontext, Präzision und Prozessklarheit.

In diesem Blogbeitrag analysieren wir alles Datum für Datum und geben ausführliche Erklärungen zu jedem Gehaltselement. Wir zeigen Ihnen, wie Ihr Personal-Compliance-Kalender zu einem zuverlässigen Tool wird, anstatt nur eine Checkliste zu sein.

Vorgehaltsprozess im Lohnkalender 

Dieser Prozess findet vom 1. bis zum 23. eines jeden Monats statt. Bevor also die Gehälter verarbeitet werden, typischerweise nach dem 25.thEs gibt eine Reihe von Aufgaben, die Personal-, Finanz- und Compliance-Teams erledigen müssen. Wir sehen uns jede einzelne Aufgabe im Detail an und zeigen Ihnen, wo Sie sie in Ihrem Personalkalender markieren können.

Änderungen im Lebenszyklus der Mitarbeiter

Neue Joinees

In diesem Prozess müssen die neu eingestellten Mitarbeiter in die Lohndatenbank aufgenommen werden. Die hierfür benötigten Daten der Mitarbeiter sind PAN, Aadhaar, Bankverbindung, E-Mail-Adresse, Angebotsschreiben und Eintrittsdatum (DOJ). 

Fehlende Daten führen in der Regel zu einer verspäteten Gehalts- und Steuergutschrift. Es gibt kein festes Datum, an dem alle neuen Mitarbeiter des Monats erfasst werden müssen. Der Prozess kann jedoch deutlich reibungsloser ablaufen, wenn Sie für jeden Monat ein wiederkehrendes Aufgabendatum festlegen.

Ausstiege / Vollständige und endgültige Abwicklung (FnF)

Mitarbeiter, die kündigen oder entlassen werden, müssen eine Abfindungsvereinbarung abschließen. Dieser Prozess umfasst die Zahlung von Kündigungsgeld, Urlaubsanspruch, Bonuszahlungen, Abfindungen und Rückforderungen. Die meisten Unternehmen haben einen Zeitplan für die Abfindungsvereinbarung, und die Bearbeitung dauert in der Regel 45 Tage.

Die Eingabe beginnt jedoch vor dem Gehaltsstopp. Auch hier ist es wichtig, für jeden Monat ein konkretes Datum zu haben, um Kündigungen zu bestätigen und mit der FnF-Planung zu beginnen. So kann vermieden werden, dass im letzten Moment noch Details übersehen werden.

Leistungsbasierte Eingaben

Dies umfasst mehrere Elemente. Lassen Sie uns diese nacheinander besprechen. 

Boni (jährlich, vierteljährlich, Mitarbeiterbindung)

Boni gelten für Leistungszyklen oder als Teil von Bindungsvereinbarungen. Mitarbeiter werden in der Regel vierteljährlich belohnt, d. h. im ersten Quartal (April), zweiten Quartal (Juli), dritten Quartal (Oktober) und vierten Quartal (Januar). Über Bonuszahlungen wird entschieden, nachdem die Eingabelisten von den Abteilungsleitern geteilt und von der Personalabteilung validiert wurden. Sie können Erinnerungen für ein bestimmtes Datum der Bonusmonate hinzufügen, um sich mit den Managern abzustimmen.  

Provisionen (Umsatzziele, Leistungsstufen)

Umsatzbasierte Erträge werden anhand monatlicher oder vierteljährlicher Quoten berechnet. Die Faktoren, die die Provisionen bestimmen, sind: Variablen und Inputs. Die unter Variablen berechneten Elemente sind erreichte Ziele, gestaffelte Erträge und Rückforderungen. Die unter Inputs berechneten Elemente sind die CRM-Integration oder die manuelle Bestätigung durch die Vertriebsleitung. Fügen Sie jeden Monat ein Datum hinzu, um die Provisionsberichte zu validieren.  

Anreize (Leistungsanreize, Spot-Prämien)

Es handelt sich um Ad-hoc- oder Meilenstein-basierte Belohnungen für herausragende Leistungen. Zu den verschiedenen Anreizen gehören ein Projektabschlussbonus, eine Auszeichnung für die beste Leistung usw. Die Beiträge werden in der Regel über HRBP oder die Nominierung des direkten Vorgesetzten eingereicht. Es ist ratsam, ein fortlaufendes Protokoll der Sofortprämien zu führen, um die endgültige Festlegung vor der Gehaltssperre zu gewährleisten.

Erfahren Sie im Detail über Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste in Indien 

Erstattungen und Zulagen

Reisen und Nahverkehr

Dies umfasst von Mitarbeitern eingereichte Abrechnungen für Geschäftsreisen, Taxis oder Kraftstoff. Die Abrechnungen werden anhand der Genehmigungen des Reisebüros, der Belege oder der Vorgesetzten validiert. Einige Abrechnungen können bei ordnungsgemäßer Dokumentation sogar steuerfrei sein. Idealerweise sollten die Abrechnungen vor dem 25.th eines jeden Monats. 

Internet-, Handy- und Fitnessstudio-Zuschuss

Dies ist vor allem für Remote-Mitarbeiter nützlich. Homeoffice-Richtlinien beinhalten oft feste oder anspruchsbasierte Erstattungen. Diese Zulagen werden monatlich oder vierteljährlich ausgezahlt. Sie sind bis zu bestimmten Grenzen steuerfrei und erfordern eine ordnungsgemäße Dokumentation. 

Nachtschicht- & Bereitschaftszulagen

Diese Zulagen werden für die Arbeit außerhalb der regulären Geschäftszeiten gezahlt. Die Berechnung erfolgt anhand von Protokollen der IT-/Betriebsteams oder Swipe-Daten. Die Häufigkeit hängt vom Schichtplan ab, erfolgt aber in der Regel monatlich. Durch die regelmäßige Datenerfassung werden die Daten am Ende nicht angehäuft. 

Urlaubs- und Anwesenheitsanpassungen

LOP (Lohnausfall)

Dies sind Abzüge für überzählige oder nicht genehmigte Abwesenheiten. Die Eingaben werden aus Urlaubsverwaltungssystemen oder manuellen Protokollen übernommen. Die Berechnung erfolgt anteilig auf Basis des täglichen CTC. Wird die Meldung jedoch nach dem 25.th, wird es der Gehaltsabrechnung des nächsten Monats hinzugefügt.

Urlaubsanpassungen und -auszahlungen

Diese Eingaben werden angewendet, wenn Mitarbeiter sich für die Auszahlung von Urlaubsansprüchen oder die Anpassung zwischen Urlaubsarten entscheiden. Die Auszahlung erfolgt häufig zum Jahresende oder beim Ausscheiden aus dem Unternehmen, während bei Anpassungen bezahlter Urlaub gegen unbezahlten oder krankheitsbedingten Urlaub getauscht wird. 

Änderungen der Gehaltsstruktur

Beförderungen und Gehaltsanpassungen

Dies gilt, wenn ein Mitarbeiter eine Gehaltsstufe oder eine Gehaltsstufe erhält. Erforderlich sind überarbeitete CTC, neue Zulagen und rollenbasierte Vergütung. Diese Aktualisierungen müssen außerdem, sofern angekündigt, den Monatsbeginn widerspiegeln. Bestätigen Sie die Genehmigungen der Personalabteilung und aktualisieren Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware, um eine zeitnahe Eingabe zu gewährleisten. 

Berechnen Sie das Gehalt eines Mitarbeiters ganz einfach selbst mit unserem Gehaltsrechner.  

Erfahren Sie wichtige Dinge über die Gehaltsstruktur in Indien

Krankenversicherungsprämien

Abzüge für die Krankenversicherung der Mitarbeiter

Dies symbolisiert den monatlichen Abzug der Arbeitnehmerbeiträge zur Gruppenversicherung. Arbeitgeber beteiligen sich oft daran, und der Arbeitnehmeranteil wird vom Gehalt abgezogen. Die von dieser Prämie abgedeckten Tarife umfassen Kranken-, Lebens-, Unfall- und Angehörigenversicherung. Für eine fristgerechte Einreichung müssen Sie die Prämienliste vorab mit dem Versicherer abstimmen. 

Ein wichtiger Punkt ist, dass alle Gehaltsdaten bis zum 23. gesperrt und validiert sein müssen, um mit der Verarbeitung am 25. beginnen zu können.th eines jeden Monats. Hier empfehle ich Ihnen, Ihrem HR-Compliance-Kalender 2025 eine Erinnerung an die Gehaltsabrechnungsfrist hinzuzufügen. Denn wie bereits erwähnt, werden Eingaben nach diesem Zeitpunkt möglicherweise nicht in die Gehaltsabrechnung des aktuellen Monats aufgenommen.

Gehaltsauszahlung im Lohnkalender

Sobald die Eingaben eingefroren sind, beginnt die Gehaltsabrechnung. Jeder Tag in diesem Zeitfenster spielt eine Rolle. 

Lohnabrechnung erstellen

Am 25. eines jeden Monats beginnt die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Das Lohn- und Gehaltsabrechnungsteam führt das System mit den finalen Eingaben aus. Zusätzlich erstellt es Lohnabrechnungen und zusammenfassende Berichte.

Erfahren Sie wie man Mitarbeiter in Indien bezahlt. 

Bankdateigenerierung

Auf der 26thDer Gehaltsvalidierungsprozess beginnt damit, dass die Personalabteilung, die Finanzabteilung und das Management die Berichte überprüfen. Sie gleichen Budgets, Compliance-Regeln und Mitarbeitererwartungen ab.

Auf der 27thDie Gehaltsabrechnung wird gesperrt und die endgültige Genehmigung erfolgt. Anschließend werden die Bankdateien für den Upload vorbereitet. 

Mitarbeiterauszahlungsbestätigung

Dann ab dem 28.th zum 31stbeginnt der Gehaltsauszahlungsprozess. Dabei werden die Gelder per NEFT/RTGS-Massenzahlung auf die Mitarbeiterkonten überwiesen. Zusätzlich werden die Gehaltsabrechnungen über das Mitarbeiterportal oder per E-Mail freigegeben.

So sieht ein typischer Personalkalender in Indien aus. Doch damit ist der Prozess noch nicht zu Ende. Nach der Gehaltsauszahlung wartet eine ganze Reihe von Ereignissen auf das Lohn- und Gehaltsabrechnungsteam. Genau darauf gehen wir im nächsten Abschnitt ein. Lesen Sie, wie ein EOR verwaltet Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste in Indien

Post-Salary-Prozess im HR-Compliance-Kalender

Dies geht normalerweise vom 1.st bis zum 20. des Folgemonats. Sobald die Gehälter gutgeschrieben wurden, beginnt für Unternehmen der heikelste Teil der Gehaltsabrechnung: die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Das Versäumen auch nur einer Frist zur Erfüllung dieser gesetzlichen Verpflichtungen kann zu Geldstrafen, Zinszahlungen, Strafverfahren oder sogar zur Einstellung Ihrer Geschäftstätigkeit in Indien führen.

Deshalb ist ein HR-Compliance-Kalender unerlässlich. Lassen Sie uns nun jede Compliance-Aktivität nach der Gehaltszahlung im Detail untersuchen.

Gesetzliche Abzüge

PF (Vorsorgefonds)

PF ist ein Altersvorsorgeplan. Arbeitgeber und Arbeitnehmer zahlen monatlich 12 % des Grundgehalts + DA (Teuerungszulage) in den Fonds ein.

Die Frist für diesen Vorgang ist der 15. des Folgemonats. Er wird von der EPFO (Employees' Provident Fund Organisation) vorgeschrieben und gilt für alle Arbeitnehmer mit einem Grundgehalt unter 15,000 ₹/Monat (obwohl viele Unternehmen alle Arbeitnehmer versichern).

Der monatliche Ablauf für diesen Abzug ist wie folgt:

• • Berechnen Sie 12 % des Basiswerts + DA für jeden Mitarbeiter.
  • Ziehen Sie den Arbeitnehmeranteil vom Gehalt ab.
  • Kombinieren Sie es mit dem Arbeitgeberanteil.
  • Erstellen und laden Sie die ECR-Datei (Electronic Challan cum Return) über das EPFO-Portal hoch.
  • Bezahlen Sie über den generierten Zahlungslink.

Laut Personalkalender sollten Sie:

• • Legen Sie den 12. jedes Monats als ECR-Validierungstag fest.
  • Block 14 zur Zahlungsgenehmigung.
  • Der 15. ist der endgültige Stichtag.

Strafen bei Verspätung:

• • 12 % Jahreszins (einfach)
  • 5–25 % Schadensersatz auf verspätete Beiträge
  • Gesetzliche Haftung gemäß Abschnitt 14B des EPF-Gesetzes

Verwenden Sie immer ein strukturiertes Compliance-Kalendersystem für die Personalabteilung mit Benachrichtigungen anstelle manueller Erinnerungen.

ESI (staatliche Arbeitnehmerversicherung)

ESI ist ein Sozialversicherungssystem, das Leistungen bei Krankheit, Invalidität und Mutterschaft abdeckt. Der Arbeitnehmerbeitrag beträgt 0.75 % und der Arbeitgeber 3.25 %.

Die Frist für diesen Vorgang endet am 15. des Folgemonats und wird von der ESIC (Employees' State Insurance Corporation) vorgeschrieben. Sie gilt für alle Arbeitnehmer mit einem Monatseinkommen von 21,000 ₹ oder weniger.

Der monatliche Ablauf hierfür ist:

• • Identifizieren Sie ESI-berechtigte Mitarbeiter anhand von Gehaltsschwellen.
  • Berechnen Sie beide Anteile.
  • Laden Sie Zahlungsdetails auf das ESIC-Portal hoch.
  • Challan erstellen und bezahlen.

Laut HR Compliance Calendar sollten Sie:

• • Beitragsübersicht am 13. erstellen
  • Hochladen auf das ESIC-Portal am 14.
  • Senden Sie die Zahlung am 15.th

Strafen bei Verspätung:

• • 12 % Jahreszins
  • Zusätzlicher Schadenersatz bis zu 25 % des geschuldeten Betrages
  • Aussetzung der Leistungen an Arbeitnehmer

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass ESI-Zahlungen staatlich geprüft werden können. Bewahren Sie daher digitale und gedruckte Kopien von Zahlungsbelegen und -aufzeichnungen auf.

TDS (Quellensteuer)

TDS ist der monatliche Einkommensteuerabzug vom Gehalt der Mitarbeiter, basierend auf ihrem voraussichtlichen jährlichen steuerpflichtigen Einkommen. Der Arbeitgeber fungiert als Steuereintreiber im Auftrag des Staates.

Die Frist hierfür ist der 7. des Folgemonats. Sie wird von der Einkommensteuerbehörde der indischen Regierung vorgeschrieben und gilt für alle Arbeitnehmer, deren Jahreseinkommen den Steuerfreibetrag übersteigt.

Der monatliche Ablauf hierfür läuft wie folgt ab:

• • Berechnen Sie das voraussichtliche zu versteuernde Einkommen (Gehalt + Boni + Voraussetzungen – Abzüge).
  • Wenden Sie die entsprechende Steuerklasse an.
  • Ziehen Sie bei der Gehaltsabrechnung TDS vom Gehalt des Mitarbeiters ab.
  • Zahlen Sie den abgezogenen Betrag beim Einkommensteueramt ein.
  • Reichen Sie eine elektronische Zahlungsanweisung ein und bestätigen Sie die Zahlung.

Laut HR Compliance Calendar sollten Sie:

• • Fügen Sie am 5. wiederkehrende Aufgaben hinzu, um den Challan vorzubereiten.
  • Die Restzahlung muss unbedingt bis zum 7. erfolgen.

Strafen für Verzögerungen im HR-Compliance-Kalender 2025:

• • 200 ₹/Tag bis zur Einreichung der Steuererklärung
  • 1.5 % monatliche Zinsen auf ausstehende Steuern
  • Strafverfolgung nach § 276B wegen wiederholter Nichteinhaltung

PT (Berufssteuer)

Berufssteuer ist eine bundesstaatsspezifische Steuer für Angestellte. Satz und Struktur variieren je nach Einkommensstufe des Arbeitnehmers und dem Bundesstaat, in dem er arbeitet.

Die Frist für diesen Abzug liegt zwischen dem 10. und 20. des Folgemonats (variiert ebenfalls je nach Bundesland). Sie wird von den Landesregierungen vorgeschrieben.

Der monatliche Ablauf ist wie folgt:

• • Prüfen Sie die für jeden Mitarbeiter geltende Gehaltsstufe (z. B. 200 ₹/Monat in Maharashtra für Gehälter über 10,000 ₹).
  • Ziehen Sie den Betrag von der Gehaltsabrechnung ab.
  • Reichen Sie die Mahnbescheide auf den jeweiligen Portalen der Landesregierungen ein.
  • Laden Sie gegebenenfalls mitarbeiterspezifische Daten hoch.

Strafen für Verzögerungen im Personal-Compliance-Kalender:

• • Verspätungsgebühren (300–1000 ₹/Monat)
  • Zinsen zwischen 1 % und 1.5 % pro Monat
  • Möglicher Ausschluss von staatlichen Aufträgen

Viele Unternehmen vergessen, die PT zu aktualisieren, wenn Mitarbeiter in einen anderen Bundesstaat wechseln. Berücksichtigen Sie dies unbedingt in Ihrem HR-Compliance-Kalender 2025.

Vorbereitung auf Formular 16, 24Q 

Formular 16 ist eine jährliche Gehaltsbescheinigung, die jedem Mitarbeiter ausgestellt wird und Faktoren wie das gezahlte Gesamtgehalt, abgezogene und eingezahlte Steuern, abgegebene und berücksichtigte Erklärungen, TAN und Überprüfung des Arbeitgebers usw. zusammenfasst. Die Frist hierfür im Personalkalender war der 15. Juni für das Geschäftsjahr 2024–25.     

Ein Formular 24Q ist eine vierteljährliche TDS-Erklärung und enthält alle TDS-Abzüge pro PAN, Gehaltsaufschlüsselung, Einkommenserklärungen, Steueranpassungen, Rabatte und Zuschläge.

Die Fristen lauten wie folgt:

• • Q1 (April–Juni): 31. Juli
  • Q2 (Juli–September): 15th Oktober
  • Q3 (Oktober–Dezember): 15th Januar
  • Q4 (Januar–März): 15. Mai

Im nächsten Abschnitt fassen wir alle Compliance-Risiken zusammen.

Strafen bei Nichteinhaltung des Lohnkalenders

 

Warum sollte man in Indien EOR zur Führung eines ordnungsgemäßen Lohn- und Gehaltskalenders verwenden?

Die interne Lohn- und Gehaltsabrechnung ist zeitaufwändig und läuft rund. Personal- und Finanzteams verbringen den ganzen Monat damit, Fristen zu verfolgen, Steuerabzüge abzuwickeln und Compliance-Vorgaben einzuhalten. Ganz zu schweigen davon, dass sich das Chaos bei einem internationalen HR-Compliance-Kalender vervielfacht. Es gibt jedoch einen Ausweg aus diesem Ärger und gleichzeitig eine Kostenminimierung. Wie? Durch die Zusammenarbeit mit einem eingetragener Arbeitgeber (EOR)Ja, so einfach ist das! 

Der EOR übernimmt Ihren Personal-Compliance-Kalender und pflegt ihn ordnungsgemäß. Er kümmert sich in Ihrem Namen um die Gehaltsabrechnung, Lohnabrechnungen und gesetzlichen Abzüge. Außerdem reicht er TDS, EPF, ESI und andere Erklärungen fristgerecht ein. Ein EOR sorgt dafür, dass Sie den HR-Compliance-Kalender 2025 einhalten und gleichzeitig die Compliance Ihrer Vollzeit-, Teilzeit- und Vertragsmitarbeiter verwalten.  

Erfahren Sie mehr über das die besten Lohn- und Gehaltsabrechnungs-Outsourcing-Unternehmen in Indien

Was ist Ihr Beitrag dazu?

• • Teilen Sie grundlegende Mitarbeitereingaben
  • Gehaltsabrechnungsübersicht prüfen (optional)
  • Nehmen Sie eine einmalige Rechnungszahlung vor

Das ist es.

Fazit

Wir fassen dies mit einer sehr kurzen und einfachen Botschaft zusammen. Der HR-Compliance-Kalender 2025 oder der HR-Compliance-Kalender im Allgemeinen ist in Indien eine große Verantwortung. Wenn Sie Ausländer sind Geschäftsausweitung in Indien, Ihr Tag kann an jedem Tag des Monats in der Schleife der Gehaltsabrechnung stecken bleiben. 

Und wenn Sie ein neues internationales Team leiten müssen, können Sie es sich nicht leisten, Ihre Zeit mit der Neubearbeitung von Verwaltungsaufgaben zu verschwenden. Erleichtern Sie sich die Arbeit, indem Sie einfach mit einem EOR zusammenarbeiten und ihm den Rest des Prozesses überlassen. 

Die Überprüfung der Termine, genaue Berechnungen, die Vorbereitung der richtigen Dokumente und all die anderen komplexen Dinge, über die wir im Blog gesprochen haben, gehören zu ihrem Fachgebiet. Überlassen Sie ihnen diese Aufgaben und kümmern Sie sich um das, worin Sie Experte sind: den Aufbau eines Unternehmens im Ausland.